オフィス移転は企業にとって大きな変革をもたらす重要なプロジェクトですが、物件選びや業者選定の際は様々な悩みが発生するかもしれません。
選定のお悩みを解消するためには、物件選びや業者選定の条件を明確にすることが大切です。
通常は、移転の目的達成のため条件を列挙して物件や業者を選定していくと思います。
しかし、条件として考慮するべきなのに、見落としてしまいがちなポイントが存在します。
これを見落としてしまうと、予想外の費用が発生したり、満足いく結果を得られなくなる可能性もあります。
この記事では物件選び、業者選定の際に見落としがちなポイントをご紹介いたします。
ぜひ参考にして、オフィス移転の悩みの解決に役立ててみてください。

A.物件選びの見落としポイント

物件選びの際に見落としやすいポイントは、共用部や周辺環境です。
賃料や面積などの条件を重視しがちですが、自社で借りるスペースの他にも、その周辺の関わりを持つスペースも条件に組み込んでおくことをおすすめいたします。
この点に気を配らなかった結果、移転後に予想外のストレスや悩みにつながる可能性があるのでご注意ください。

A-1.共用部が使いにくい

エレベーターやトイレの数が少ない

オフィスビル内で働いている社員数に対してエレベーターの台数が少ないと、出社時やお昼休みなど多くの社員が一斉に移動をする時間帯に混雑が発生して、何度もエレベーターを見送る羽目になってしまいます。
トイレも同様に、数が少ないことで待ち時間が長くなる可能性があります。
小さなことではありますが、毎日発生することとなるとストレスが溜まりやすく、悩みの種になってしまう可能性がございます。
快適なオフィス環境を維持するために、これらの共用部の充実を確認しましょう。

空調をテナントごとに設定できない

オフィスによっては、建物全体の空調を一括で管理する仕組みを採用している場合があります。
一括設定をしているため、管理を丸投げできるというメリットはあるものの、自分たちでは温度を調整することができないため、不快な状況の中で仕事をしなければいけない可能性があります。
居心地の悪い環境は仕事のパフォーマンス低下に直結してしまうため、物件選びの際は空調設備も確認しておくと安心です。

A-2.周辺環境が悪い

近隣の騒音が大きい環境にある

例えば幼稚園や駅など、騒音が発生しやすい施設が近くにある場合、園児たちの声や電車の通る音などの騒音により集中力の低下が懸念されます。
オフィスの周辺環境に、騒音源がないことを確認しましょう。

必要な施設が近くにない

オフィスの近くに飲食店やコンビニが少ないと、昼食をどのようにとるかという悩みが出社のたびに生じます。
また、経理部や総務部が所属しているオフィスにもかかわらず、郵便局や銀行が近くにない場合は、郵送や入金を行う際に非常に不便を感じます。
必要な施設がオフィス周辺に存在するかを確認して、業務がスムーズに運営されることを考慮しましょう。

隣の建物との関係

隣の建物の室外機が自社の建物を向いていると窓を開けて換気することが難しくなります。
また、建物同士の距離が近すぎる場合は、せっかく大きな窓があっても日光がほとんど入らない可能性があります。
今回あげたポイントの中で最も見落としやすいので、隣接する建物についてもぜひ忘れずにチェックしてください。

B.工事、業者選定の見落としポイント

オフィス移転の際は様々な工事が発生します。
特に繁忙期はスケジュールなどの融通が効きにくい場合があるので注意してください。
また、業者選定に際して相見積もりを取ることがほとんどだと思いますが、同じ項目名で記載がる場合でも、サービス内容が異なることがあるので業者ごとにサービス詳細を確認しておきましょう。

B-1.工事手配の難航

オフィスの移転や引っ越し業務は繁忙期・閑散期が明確に分かれており、繁忙期は1月〜3月です。
この時期は工事の予約を取るのが難しくなるため、スケジュールを前もって計画し、工事の遅れを防ぐことが大切です。
万が一スケジュールの変更が必要になった場合、業者の空きがなく想定以上に後倒しになってしまう可能性もあるのでご注意ください。

もし、繁忙期の移転が必須でないのであれば、閑散期にオフィスを移転することも1つの手です。
この時期は業者の予約も取りやすく、繁忙期よりも費用も節約できる可能性が高いです。

B-2.対応範囲の確認

見積りでは同じ項目名で記載されていても、業者によって提供されるサービス内容が異なります。各業者のサービス対応範囲を事前に確認しておきましょう。

例えば、PC設置という項目があった場合、
・PCの搬入と設置までを対応
・インターネット回線の手続きも対応
と、サービス内容が異なる可能性があります。
どこまでがサービス範囲なのかを明確にしておかないと、追加費用の発生やオフィス移転後の業務再開が遅れてしまうなどの不具合が生じてしまうのでしっかりと確認しておきましょう。

C.ランニングコストの見落としポイント

ランニングコストで代表的なものは賃料、管理費、光熱費といったところでしょうか。
しかしそのほかにも見落としがちなランニングコストがございますので、いくつか具体例を紹介します。

社員の交通費

移転によって最寄駅が変わる場合、社員へ支払う交通費が増加する可能性があります。これを事前に考慮しましょう。

ガスの種類

ガスの種類が変わる場合はランニングコストに影響が出ます。特にプロパンガスは費用が高くなる傾向にあります。

オフィス以外の賃料

例えば、営業車を所有しておりオフィス周辺に駐車場を契約する場合は、駐車場の料金が変化する可能性に注意しましょう。

まとめ

オフィス移転に際しての、物件や業者などを選定に対する悩みは、条件を明確にすることが解消につながります。
しかし設定した条件に見落としがあると、満足度が低いオフィス移転になってしまう恐れがあります。
物件や業者の選定の前に、条件を明確に設定し、見落としを防ぎましょう。