新たに事業を始めたり既存の事業を拡大をしたりといろいろな目的でオフィス移転を考える機会は多いでしょう。場所を変えることは会社にとって新たな大きなステップとなります。しかし、オフィス移転は簡単にできるものではありません。細かい作業や手続きが多く発生するので順にこなす必要があります。移転先の事業内容だけを考えていれば良いわけではないのです。

情報流出は何気ないことで起こってくる

オフィスの移転にあたっては機密書類をどうするのかを必ず考えないといけません。そのまま運搬にしても処分にしても慎重に扱う必要があります。情報流出の可能性を少なくして適切な方法をおこないましょう。

処分する場合、古くなった企画書や資料を破棄するケースが多いでしょう。古い書類といえど中には社員・顧客の個人情報など機密情報が含まれていることもあります。ゴミの日に安易に処分するのは避けたほうがいいでしょう。どんな方法でも情報漏洩に繋がる可能性が決して0とは限らないからです。

移転中は外部の人間も出入りし、荷物の持ち運びをする機会も増えるでしょう。その過程で書類の紛失や流出の可能性は否定できません。外部の人間だけでなく内部の人間が悪意を持って意図的に持ち出すことも考えられます。実際、企業の情報漏えいの多くは内部の人間が起こすケースが多いです。これによって損害賠償が発生すれば企業の存続も危ぶまれるのでリスクをなるべく少なくしないといけません。

処分するのに確実な方法があります

オフィス移転時には機密書類のセキュリティをどう確保するか検討するのが大切です。もし運搬をする際は、各自がダンボールに詰めるのが一般的です。共通の場所に集めたうえでまとめて書類を移動させます。

ただし、全ての書類を区別せずに共通の場所に置くのは少し問題です。厳重に管理している機密書類とそうでない書類を同じ扱いにするとトラブルのもとになります。大事な書類が入っているダンボールはなるべく施錠できる部屋に運びましょう。専用の担当者をつけて再び運ぶときは同じ担当者が望ましいです。誰が管理しているのか一目瞭然なのでで、トラブルがあった際にもスムーズに対応がしやすいでしょう。

書類はたくさんあるので雑に扱ってしまいがちですが適切な対応を心がけてください。処分する際はゴミの日に適当に出してしまうのはやめましょう。一般的なのはシュレッダーでの裁断です。効果が高いうえに外注コストが一切かからないので便利な方法です。時間こそ多少かかるものの、裁断すれば解読できない状態になるのでセキュリティ面では問題ないといえます。

最も優れた方法が溶解処理です。溶解処理は専門の業者に依頼することが必要です。しかし、この方法なら通常の業務に支障をきたさずに確実に破棄できるのがメリットです。溶解処理は必ず信頼できる業者を選びましょう。選ぶポイントとしては情報セキュリティ認定の有無があります。ISOやプライバシーマークを取得していればホームページなどに記載されているのでチェックしてみましょう。

PC内部に入ったデータも確実に消去する

扱いを考える必要があるのは機密書類だけでなくPC等の精密機器も同様です。企業によってはPC等でデータを保存することが多いケースもあるでしょう。破棄する際も情報漏えいのリスクは念頭に入れてください。データを消去してもハードディスク上にはデータが残っている場合もあるのです。

特殊なソフトウェアを使えば削除されたファイルも復元することができます。少しの情報漏えいが大問題に発展しないように機器の取り扱いには細心の注意を払ってください。

運搬をするならパソコンにロックをかけてUSBキーは外しましょう。中には最低限のデータしか保存していない状態が理想です。ログイン時にはパスワードを設定します。操作がない場合は自動でログイン状態に戻るよう設定してもいいでしょう。複数の方法を採用すればより高いセキュリティが期待できます。

PCを新調して現在のものを破棄する場合はデータをゴミ箱に入れて解決では済みません。なるべくデータ消去用の専門ソフトを利用して不要なデータを削除しましょう。こうすることでハードディスクに残っていたファイルを復元不可能な状態にします。施文業者の行動なデータ消去サービスを利用しても良いでしょう。

使わないハードディスクを物理的に破壊する方法もあります。しかし、完全に壊れたように見えても中のディスク自体が生きている可能性もあるのです。専門的な技術を使えばデータが復元することもありえます。機器を破棄するならソフトを使うか専門の業者を頼るのが確実でしょう。

オフィス移転時の機密書類の運搬や処分にどう対応するかを紹介しました。ちょっとした考慮をすることで情報漏えいのリスクは限りなく低く下げられます。逆に言えば対応しないまま移転作業をすると危険度が高まります。事前にどう対応するか考えてから移転の計画を進めていきましょう。

オフィス移転には時間と労力がかかるので手続きや連絡もたくさんとらないといけません。億劫な作業かもしれませんが、計画的におこなっていくために事前にスケジュールをきちんと組んでいきましょう。