受付は企業の第一印象を決める重要な場所のひとつです。

どれほど素晴らしい企業であったとしても顧客などが来社した際に受付の印象が悪ければ、どこかでマイナスの印象を抱かれてしまうかもしれません。

また、オフィスの入口にあたる受付では印象だけでなくセキュリティや使い勝手などもよく考えることも大切です。

そこで今回は、受付のレイアウトで気をつけるべきポイントと具体的な対策案をご紹介します。

受付のレイアウトで気を付けたいポイント

受付は社内にありながらも社内の人間と社外の人間、双方が利用する場所となります。

そのため受付のレイアウトを考えるにあたっては、社内目線と社外目線で検討する必要があるでしょう。

本項では社内目線、社外目線別に気を付けたいポイントを紹介いたします。

社内目線

セキュリティ

極端に述べてしまうと、受付は社内社外問わず誰でも入ることができる場所となります。

不審者への対策や、昨今では少なくはなりましたが飛び込み営業への対応なども鑑みると、受付と執務室の空間を区切ると安心です。

ただし、例えば銀行や役所などのような窓口対応の機会が頻発すような業種では受付と執務室を区切ってしまうと利便性が損なわれる可能性もありますので、注意が必要です。

使い勝手

対面での受付の機会がさほど多くない企業では受付の専任者を雇わず、社員が対応しているケースも多いでしょう。

総務課など、受付対応を行う部署を取り決めている場合、担当部署と受付の場所が近ければ便利です。

また意外と忘れがちですが、郵便や宅急便などのやりとりとを受付スペースで行う場合は、荷物置きも兼ねたスペースを設けておくと利便性が高くなるでしょう。

社外目線

見栄え

来訪者からの視点で受付のレイアウトを考えると、最大のポイントは見栄えでしょう。

いくら社員が働いているオフィス内がキレイで整頓されており、来客への対応が素晴らしくても受付が雑然とした印象であれば、第一印象がマイナスになってしまいます。

受付は社外の人がプラスのイメージを受けるようなレイアウトにすることが大切です。

レイアウトを考えるうえでは会社をどのように見せたいか、を軸にコンセプトを考えるべきでしょう。

例えば企業のイメージカラーがある場合は統一させたり、素材を工夫して高級感を出したりすることなどが挙げられます。

使い勝手

受付の専任者を雇うことで、来訪者の第一印象は格段に良くなる可能性があります。

また前述の社内目線でも紹介した、受付の近くに受付対応を行う部署を配置することは来訪者にとってもプラスになるでしょう。

担当者が受付の近くにいれば、来訪者にすぐに対応できます。

受付レイアウトの4つの具体案

それでは、実際に受付レイアウトの4つの具体案をご紹介してきます。

上記でご紹介した受付レイアウトで気を付けたい「セキュリティ」「見栄え」「使い勝手」の観点のものとなります。

ものを少なくして明るくする

暗くごちゃごちゃした受付は、それだけで印象が悪くなります。

大幅な改造が難しい場所でも照明を変えて空間を明るくし、ものを少なくするだけでも見栄えがよくなります。

受付にグリーンや花を飾ったりソファーセットを置いたりすると映えますが、広さとのバランスを考えましょう。

また、受付のデスクなども大きければよいという訳ではありません。

ものをいろいろ置くより、シンプルなグリーンと小さなデスクだけのほうが見栄えがすることもあるでしょう。掃除も楽になり、清潔感も保てます。

企業のイメージカラーで統一する

企業のイメージカラーがある場合は、その色で受付を統一すれば見栄えがし、第一印象も良くなります。

企業のイメージカラーが特にないという場合は、ベージュや茶色など落ち着いた色合いでの統一がおすすめです。

受付をオフィス内から確認しやすいレイアウトにする

セキュリティの面からオフィスのレイアウトを考えた場合、受付に誰が来たのかすぐに確認ができ、かつ部外者が勝手にオフィス内に入ってこない作りにすることが重要です。

受付専任者を配置するのも1つの方法ですが、人件費がかかります。無人でも速やかに来客の対応を行うには、インターフォンや内線電話を設置するのがおすすめです。

現在は、タブレット端末を利用した受付システムも人気があります。

また、受付とオフィス内部の仕切りをガラスにして、パーティーションで目隠しをするレイアウトも人気です。ガラス張りにすると採光もよくなって受付が明るくなり、外部の人間がやってきてもすぐに分かります。

その一方でオフィス内部が受付から丸見えになってしまうこともあるので、目隠しを考えましょう。

来客対応スペースとの動線を考慮する

受付に来客があった場合、すぐに対応して応接スペースや商談スペースに案内することが大切です。

そのためには、受付と来客対応スペースの動線も考えましょう。

たとえば、受付と来客対応スペースの間に社員用のロッカーや給湯室、物置などがあれば、使い勝手がとても悪くなります。

今は、カフェ風のオフィスなども増えていますが、来客には見せたくないものもあるでしょう。見せたくないものも考慮しながらレイアウトをすることが必要です。

すぐに来客対応できるようにする

いくら見栄えがしてセキュリティがしっかりしている受付でも、スムーズに対応してもらえないと来客は不安や不満を抱えがちです。

たとえば、インターフォンや内線をとってもすぐに対応してもらえなかったり、受付システムで必要なことを入力しても反応がなかったりなど、見栄えがよいだけでは企業への好感度は下がってしまいます。

前述したように、来客が来たらすぐに気付くことができ、対応できるようなレイアウトにしましょう。

来客者と社員、どちらにとっても使い勝手の良いレイアウトが大切

受付のレイアウトは、来客者と社員の両方が使いやすいものでないといけません。

悩む場合はデザイナーに相談したり、社員の意見を聞いたりしましょう。

今の受付の不満点を挙げてもらうだけでも、目指すべき受付のレイアウトが見えてきます。