オフィス移転をするタイミングはいつがいいの？
オフィスの移転を行う際には、移転に適した時期を見極めることが重要です。タイミングによってはせっかくの移転が業務に悪影響を与えてしまうことや、従業員のやる気を低下させてしまうこともあるためです。
そこでこの記事では、オフィスの移転はどんなタイミングで行うのが最適なのかを、理由とあわせて解説します。
業務に支障が出がちなオフィスの移転時期
オフィスの移転時期を決める際にまず考えるべきなのは、業務に支障が出ないようにすることです。この項目では、業務に支障をきたしてしまう可能性の高い時期について解説します。
繁忙期
当然のことではありますが、繁忙期にオフィスの移転を行うのは避けるべきです。繁忙期は多くの企業で最も売り上げが上がる時期に引越しをして業務に必要な時間が確保できなくなると、業績に悪影響を及ぼす可能性があります。
また明確な繁忙期が存在しないような業界でも、過去の売上の推移をみると業務量の変化に一定の法則が見られるかもしれません。忙しい時期に必死に働いている従業員の負荷を増やすと、モチベーション低下やケアレスミスの原因となるため得策ではありません。できるかぎり社員に掛かる負担が少ない時期を選ぶようにしましょう。
年度替わりの時期
3月や4月といった年度代わりの前後には、人事的変更や業務内容の変更が考えられるため、そこに移転の負荷が加わるのは好ましくありません。また、3月や4月は全国的に引越しが多い時期なため、業者を確保しにくく、移転にかかる費用も高騰しがちです。そのため年度末や新年度の時期の移転は避けた方が良いでしょう。
その他避けるべき時期がないか、業務の流れを確認する
上に繁忙期や年度代わりの時期について記載しましたが、会社によっては他に避けるべき時期があるかもしれません。移転の時期を考える際には、業績低下やトラブル、従業員のモチベーション低下に繋がるような時期を避けるために、まず通常業務の流れを確認することをおすすめします。
オフィス移転におすすめのタイミング
オフィス移転のタイミングとして検討されやすいのは、会社規模が変化するタイミングです。下記では具体的なケースを紹介し、必要な規模のオフィスを探して移転することについて解説します。
会社が前向きに発展するとき
会社として売上や利益が増加して更なる増収に挑むときや、何らかの商機が訪れたときなどは、設備の増強や組織の再編が検討されるタイミングでもあるため、オフィス移転のタイミングとしても絶好の機会です。
経営拡大や拠点の増設など、会社の勢いがあるときに今までより大きなオフィスや利便性の良い場所に移転すれば、クライアントやユーザーへのアピールにもなります。
会社規模を縮小するとき
会社経営をしている中では人員削減など会社規模の縮小を考えなければならないときもあるかもしれません。人員が減るとオフィスのスペースもさほど必要なくなるため、賃料が安い場所への移転も可能です。
また昨今ではコロナをきっかけにリモートワークやハイブリッドワークが普及したため、在籍社員数に変化はなくともオフィスに必要なスペースが縮小するケースもあります。リモートワークの導入をきっかけにそれまでのオフィス環境を見直し、賃料が安い場所に移って経費削減を狙う企業も珍しくはありません。
問題発生もオフィス移転を検討する時期
会社を運営していく中では何かと問題が起こりますが、オフィス移転によって問題を解決できる場合もあります。ここでは解決したい問題があるタイミングでのオフィス移転について解説します。
防災対策
地震や水害など企業の危機管理に関わる大きな災害は決して起こり得ない話ではありません。防災のための建築技術や設備の進化、防災情報の充実化も着実に進んでいるため、これらを積極的に取り入れることで企業として災害に備えていくことも非常に重要です。
例えば建物が老朽化していて耐震性などに不安がある場合や、ハザードマップ上でリスクが大きい場所にオフィスがある場合はオフィス移転によってリスクを低減することができます。現在の職場環境が災害に十分に備えられているのか見直すこともオフィス移転のタイミングとして適切な選択になりえます。
アクセスの悪さ
「従業員を増やしたい」「より多くのお客様に来てほしい」と思っても、そもそもアクセスが悪くて人が来訪しにくい場所ではどうにもできません。そんな時は利便性がよい場所へ移転することで問題解決できます。
賃貸契約更新や賃料値上げ
賃貸のオフィスに入っている場合は、契約更新で出費することや賃料が値上がりすることもあり得ます。新たな出費があっても現在の場所にいる価値があれば移転の必要はありませんが、ほかの要因で移転を検討しているのであれば、賃貸契約上の新たな出費が出る前に移転する手もあるでしょう。
オフィス移転の準備期間について
オフィス移転は唐突に行えるものではなく準備期間が必要なことも念頭においておきましょう。一般的にはオフィス移転に掛かる準備期間は6か月が目安といわれていますが、必要なことをまとめて余裕をもったスケジュールが大切です。
準備期間については下記の記事にまとめているので是非ご参考にしてください。
まとめ
この記事では、オフィス移転の時期はいつが最適なのかについて解説しました。繁忙期や年度の変わり目などは避けること、会社規模が変わるときは移転が有効な場合が多いこと、移転で問題解決できる場合もあることなどが要点です。
オフィスの移転には大きな決断が必要です。そのため、良いタイミングが来たときに適切な形で移転ができるよう事前に考えておくことが重要です。また、大阪には多数のオフィス移転業者が存在しますから、ぜひ適切な業者を選んでください。
