オフィスレイアウトの変更は手間も費用もかかるため、簡単には後戻りできないものです。

失敗は避けたいものの、具体的にどうすれば良いのか、失敗しないレイアウトにするにはどのようにしたらよいのかなど、悩まれているご担当の方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、オフィスレイアウトの計画段階において失敗しないコツと、よくある失敗例について解説していきます。

オフィスレイアウトで失敗しないコツ

まずは、レイアウトで失敗しない3つのコツを押さえていきましょう。

オフィスのコンセプトを明確にする

レイアウトに失敗しないようにするためには、コンセプトを明確にすることが大切です。

コンセプトがあると、レイアウトに迷ったときの軸になるうえ全体的に統一感を持たせることができます。

例えば「コミュニケーションを取りやすくする」をコンセプトとした場合、社員同士の会話を促進できるデスクの配置が望ましいといえるでしょう。

具体的には社員同士の席が向かい合わせになる対向型、もしくは個人席を決めずに空いている席を使うフリーアドレス型が向いていると言われています。

このようにコンセプトを決めることで、レイアウトの選択肢も絞られてくるのです。

会社の方針や社員の働き方、特性などを見て、自社に合ったオフィスレイアウトのコンセプトを考えましょう。

スペースの役割と配置を決める

スペースの役割と配置を決めることも失敗しないコツの1つです。

スペースの役割と配置とは、オフィス内のスペースを機能や役割別に区分けし、適切な面積を割り当てながら配置することです。

オフィス全体に対してどのスペースをどの程度割り当てるか明確にしておく必要があります。

例えば、社員の人数に合わせて執務スペースを確保したり、来客やミーティングが多い会社の場合は会議スペースを多めに取ったりと、会社や社員の特性を加味しながら、それぞれの役割に応じてスペースを割り当てることが大切です。

オフィススペースの役割には、社員が業務を行なう執務スペース、会議室や応接室などの業務支援スペース、倉庫や書庫などの情報管理スペース、社員の休憩スペースなどがあります。

これらのスペースをオフィス内のどの位置に作るか、どの比率で配置するかを考えると、使いやすいレイアウトが決まりやすくなるでしょう。

あらかじめ予算を明確にしておく

レイアウト変更にかけられる予算を決めておくことも重要なポイントです。

オフィスレイアウトの変更にかかる費用は、内装工事費用、配線などの電気工事費用、デザイン費用、廃棄物などの処理費用などさまざまあります。

これらは、オフィスの広さやデザイン、工事規模によっても変わってきます。

レイアウトを考える際には、レイアウト変更することでどういった工事や作業が必要になるのか想定しながら考えるようにしましょう。

また、業者からの見積もりで各項目どのくらいの費用がかかるのか把握し、決めておいた予算内でできるかどうか検討することが大切です。

オフィスレイアウトのよくある失敗例

レイアウトで失敗しないコツを見てきましたが、コツを押さえないとどういったレイアウトになるのでしょうか。

それぞれのよくありがちな失敗例を見ていきましょう。

統一感のないレイアウトになった

オフィスのコンセプトが明確化されていないと、レイアウトを考える際に軸がブレてしまい、統一感のないオフィスレイアウトになる可能性があります。

悪い例としては、部署や課ごとでレイアウトを区切って考えてしまい、会社全体のイメージ統一や、レイアウト変更で期待していた効果が得られないといったケースです。

また、家具やインテリア選びにおいても、それぞれ単体でいいものを選ぼうとしてしまい、かえって落ち着きのない空間を作ってしまう可能性も考えられます。

コンセプトがないと、全体像が把握できないまま判断してしまい、内装やデザインのイメージもブレていってしまいます。

動線が意識されておらず業務効率が悪くなった

スペースの役割と配置を決めておかないと、動線が意識されていないレイアウトになる可能性が出てきます。

動線とは、建物の中で人や物が移動する経路のことで、建物の間取りを考える際に配慮すべき重要な要素の一つです。

動線が意識されていないレイアウトは、人や物の移動が複雑化して作業効率が落ちる恐れがあるのです。

悪い例としては、コピー機や収納棚などがオフィスの端に配置されているケースです。

コピー機や収納棚など、使用頻度が高い会社の場合、オフィスの端にそれらを配置してしまうと、多くの社員が何度も行き来することになってしまい、作業効率が落ちる可能性があります。

日々の業務で発生する人や物の移動に考慮したレイアウトであれば、移動がスムーズになり、使いやすいオフィスになるでしょう。

機能性のない使い勝手の悪いレイアウトになった

予算を気にしない、もしくは、予算に固執しすぎてしまうと、機能性が考えられていない使い勝手の悪いレイアウトになる可能性があります。

理想を重視しすぎて予算オーバーになった

全体の予算を決めるだけでなく、どういった作業にいくらかかるのか、その内訳の予算感を把握しておかなければ、想定以上にそれぞれの項目で費用がかさむことがあります。

悪い例としては、家具やインテリアにこだわりすぎて、そこで予算を使ってしまうケースです。

おしゃれなオフィスは、社員のモチベーションアップや対外的なイメージの向上などが期待できるので、デザインなどの見た目を意識することも大切ですが、新しい家具を購入すると、組み立て費用や古い家具の処理費用などもかかってきます。

予算配分を考え、決められた予算の中で最適な環境を作れるようにしましょう。

また、見栄えを意識しすぎて使い勝手の悪いオフィスレイアウトになってしまっては本末転倒です。
機能性や働きやすさも十分に考慮したレイアウトを考えましょう。

予算を気にしすぎて柔軟に対応できなくなった

予算を考慮することは大切ですが、逆にコストを重視しすぎるのもレイアウト失敗の原因になりかねません。

例えば、収納棚を購入する場合、幅と高さのある大きい収納棚を1つ購入するのと、小さめの収納棚を2つ購入するのとでは、前者の方がコストを抑えられる可能性があります。

しかし、コスト重視で大きい収納棚を購入すると、オフィスに搬入できなかったり、柔軟なレイアウト変更に対応できなかったりする場合が出てきます。

コスト面だけに捉われず、有効活用できる家具を選ぶ方が、将来的には費用の削減に繋がります。

端から予算を抑えることを重視しすぎると、失敗する可能性もあるため、全体のレイアウトと予算配分を決めてからコストを削るのが良いでしょう。

3つのコツをバランスよく取り入れよう

今回は、オフィスレイアウトで失敗しないコツについて紹介しました。

・オフィスのコンセプトを明確にする
・スペースの役割と配置を決める
・あらかじめ予算を明確にしておく

これらのコツは、どれかひとつを気を付ければよいわけではなく、3つそれぞれをバランスよく取り入れることが大切です。

オフィスレイアウトは、社員の働きやすさや業務効率にも直結するため、会社にとっては重要な要素です。

また、一度決めてしまうとやり直しがきかなかったり、追加のコストが発生したりする場合もあるので慎重に進めていきましょう。

コンセプトやスペースの役割を考え、社員が働きやすいレイアウト作りを成功させましょう。