近年、企業から「個人情報が漏えいした」といったニュースに触れることが多く、経営者が責任を問われる場面もあります。オフィスを管理するうえでセキュリティの重要性は増しており、オフィスの移転を契機にセキュリティの見直しをする企業が増えています。

セキュリティ対策というとソフトやネット上での改善を第一に考える方も多くいますが、物理的なセキュリティ対策は現代においても非常に有効なセキュリティ対策です。

そこでこの記事では、オフィスの移転に伴い、情報漏えいや窃盗などを防ぐセキュリティを検討するうえでのポイントを紹介します。

1.オフィス移転時のおすすめセキュリティ①電子錠

オフィスの物理的セキュリティとして代表的なのが電子錠です。出入りできるメンバーを限定し、不審者の侵入を防ぎます。特に企業の「顔」であるエントランスに電子錠を設置して、オフィス内に出入りできるメンバーを限定する方法が多く見られます。

ひとくちに電子錠と言っても、開錠にカードキーを使うタイプや、暗証番号やシリアルキーで開けるタイプなど、種類はさまざまです。そもそも不審者が容易に出入りできないようにすることでセキュリティを強化できますが、入退室記録などを残すことができる種類もあるので、求めるセキュリティの度合いにあわせた選択が可能です。

また、オフィス内においてはハイパーテーションと呼ばれる床から天井まで届くパーテーションで仕切り、部屋の出入り口に電子錠を設置するケースもあります。

これらの方法は効果が高いうえにコストは比較的高くないため、大阪のオフィスでも広く普及しています。

2.オフィス移転時のおすすめセキュリティ②防犯カメラ・金庫・シュレッダー

ここでは、さまざまなツールによってセキュリティを強化する方法を記載します。

防犯カメラによるセキュリティ強化

防犯カメラは不審行為の抑止力として機能し無断侵入や窃盗などの不法行為を未然に防ぐ効果が期待されます。また監視カメラは防犯だけでなく業務の効率向上に役立つ場合もあります。また万が一トラブルがおきた場合でも状況の検証に大いに役立ちます。

タイプによっては、スマートフォンなどで外出先から社内の画像を見ることも可能です。画質や音質、台数や運用方法などで費用は変わるので、まず目的を明確にしてから信頼できる業者に相談しましょう。

金庫などの鍵付き家具によるセキュリティ強化

現金や重要書類などの保管には、金庫などの鍵付き家具が活躍します。従来のシリンダー錠や数値キーで開錠するタイプだけでなく、生体認証で開錠するタイプもありますし、開閉履歴が残るタイプも存在します。また、耐火性能があって数時間の火災に耐えるものもあるので、用途や予算にあわせて検討しましょう。

シュレッダーによるセキュリティ強化

シュレッダーは紙などに記載された情報を読めなくすることでセキュリティの目的を果たします。業務用であれば、一度に数十枚の紙を裁断できるものや、ホッチキスやゼムクリップがついた書類を裁断できるものもあります。

大きさや機能、処理枚数や処理速度などで金額は変化しますから、高価なものをフロアに１台設置する企業がある一方、リーズナブルなものをチームごとに配置する企業も存在します。

3.オフィス移転に伴うセキュリティ強化のポイント

この項目では、オフィスの移転に伴うセキュリティ強化を考えるうえで重要なポイントを解説します。

まず守る対象やレベルを明確にする

オフィスの移転を契機にセキュリティに目を向ける企業は多いですが、まず守る対象やどのレベルで対策するかを明確にすることが重要です。オフィスのセキュリティ対策にはさまざまな方向性があります。例えば現金や書類など物理的なものを守る場合と、個人情報や企業機密データの漏えいを防ぐ場合、盗聴を防止する場合とでは、対策も異なるからです。

このように、行うべきセキュリティ対策は企業ごとに異なりますから、自社のオフィスに潜むセキュリティリスクを把握し、費用対効果も踏まえて検討しましょう。

情報の持ち出しや入退室管理、情報廃棄ルールの重要性

外部の人の出入りがなくても、社内の関係者が情報を外に持ち出せばリスクは急激に上がります。そのため、書類やデータの持ち出しをルール化し、入退出管理を徹底することが重要です。

また情報によってアクセスできるメンバーを絞ることも必要でしょう。さらに、情報の気密度に応じて廃棄ルールを設定することもおすすめします。

信頼できる業者に対策を依頼する

国内だけでもさまざまなオフィスセキュリティの業者が存在しますが、オフィスの移転に伴うセキュリティ強化であれば、オフィス移転業者に相談することをおすすめします。オフィス移転業者であれば、新オフィスの配線やレイアウトに関わることも多いため、出入り口などの限られた部分だけでなく、オフィス全体を網羅したトータル的な対策ができるからです。

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まとめ

この記事では、オフィス移転を契機にセキュリティの見直しをするためのポイントを紹介しました。大阪には多数のオフィス移転業者が存在しますが、オフィスの移転に伴うセキュリティ対策を依頼する場合、実績が豊富な業者を探すことをおすすめします。情報漏えいや盗難による被害を避けるためにも、ぜひこの記事を役立ててください。