オフィス移転は企業にとって多くの費用と人員が動く大規模プロジェクトです。
ただし頻度は高くないため、初めて移転の統括担当に就いた方も多いのではないでしょうか。

この記事では初めてオフィス移転の担当に就いた方向けの基礎知識をご紹介いたします。
「移転に必要な準備期間」「移転時期の決め方」「移転決定後に最初に着手すること」の3つのポイントをまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

A.オフィス移転に必要な準備期間

オフィス移転の準備にかかる期間は、一般的には6か月が目安といわれています。あくまでも目安ですので、移転規模によってはさらに期間を要することもあります。
また、初めてのオフィス移転では予期せぬトラブルが発生する可能性も高くなります。
後述する現在の「オフィスの解約予告期間」から逆算して、余裕のあるスケジュールにしましょう。

あらかじめオフィス移転で発生する作業や流れをイメージしておくと精神的な余裕も生まれます。
以下の記事で解説していますので、ぜひご覧ください。

B.オフィス移転の時期の決め方

オフィス移転の時期の決め方は企業の都合を優先するか、予算を優先するか、大きく2通り考えられます。
それぞれの決め方を詳しく見ていきましょう。

B-1.企業の都合を優先する場合

年度末などの区切りの良い時期や、業務が落ち着いている閑散期などにオフィスを移転します。
具体的には以下のような時期が挙げられます。

・1~3月の移転
新年度から新しいオフィスで勤務するためのスケジュール

・9~12月の移転
オフィス移転を年内に完了するためのスケジュール

・5月頃の移転
新入社員の研修や配属先が決まり、社内全体が落ち着いたタイミングで移転するためのスケジュール

B-2.予算を優先する場合

移転費用を抑えることが最優先の場合の決め方です。
具体的には以下のような時期が挙げられます。

・6～8月頃
オフィス移転業者の一般的な閑散期です。他の時期に比べて移転費用を抑えられる可能性が高いです。

・現在のオフィスの契約更新前の時期
移転前に現在のオフィスの更新時期を迎えると、当然ながら更新費用が発生します。
移転時期を現在のオフィスの更新前に設定することで、更新費用が削減できるという考え方です。

B-3.いずれの場合も企業の繁忙期は避けるべき

オフィス移転は社員の作業も発生します。多くの場合、その作業は通常業務と並行してしなければなりません。
加えて移転当日は業務の一部またはすべてを停止する必要があります。繁忙期に重なると機会損失に繋がる可能性も高くなるでしょう。

そのため、いずれを優先する場合でも企業の繁忙期を避けたオフィス移転がおすすめです。

なお、オフィス移転の時期に関しては以下の記事でも解説しています。さらに詳しく知りたい方は、ぜひご覧ください。

C.オフィス移転を決めたらまずやること

最後に、オフィス移転が正式に決定した段階で着手するべきことをご紹介します。

C-1.移転プロジェクトチームの発足

主に「取りまとめ」と「連絡」が役割です。
・取りまとめ
オフィスの移転に関する企業内の要望を取りまとめるだけには留まりません。
運搬する荷物の内容や分量は少なくとも部署ベースで差があります。ハイブリッドワークを導入している企業では、各社員で勤務形態が異なることを加味した移転準備スケジュールや手順が必要です。
移転プロジェクトチームには企業内の部署単位、必要によっては社員単位の事情の総合的な把握が求められます。

・連絡
企業内と移転業者、場合によっては企業の取引先への連絡を担います。
オフィス移転では連絡事項、連絡頻度、連絡先がすべて膨大です。非常に労力を要する役割のため、連絡専任の担当者を設けることができれば安心です。
業者によっては連絡事項を作成してくれる場合もありますので、あらかじめ確認しておきましょう。

C-2.解約予告期間の確認

オフィス移転が決まったら、現オフィスの解約予告期間の確認を行います。
解約予告期間とは、現オーナーにオフィス解約の旨を伝えるための期限のことです。
オフィスの場合、一般的には6か月程度の期間を設けておりますが、物件によってその期間は異なります。
もし指定の期日までに解約を申し出なかった場合は違約金が発生する可能性もあるので、必ず現オフィスの契約内容を確認してください。

まとめ

オフィス移転は少なくとも6か月以上の期間がかかる大規模プロジェクトです。
初めてオフィス移転を行う担当者は、分からないことだらけで大変かと思います。
まずは移転準備にかかる期間を把握して、余裕を持ったスケジュールを組むことを意識しましょう。

また、オフィス移転に際して発生する作業を事前に把握しておくと安心してプロジェクトに臨むことができます。特に最初にやるべきことが分かっていると、初めてのオフィス移転であっても快調なスタートダッシュを切ることができるかと思います。