オフィス移転に向けたチェックリストの作成に頭を悩ませている担当の方も多いのではないでしょうか。

オフィス移転は住宅の引っ越しと比較すると非常に多くのタスクが発生します。
また、単純にタスクが多いだけではありません。
複数の業者と並行してやりとりを進めたり、多くの届け出をそれぞれの期限に合わせて提出したりする必要があります。

このようにタイトなスケジュールの中で複数のタスクを並行して進めていくオフィス移転では、各作業の完了期日があるチェックリストを用意しておくと安心です。
そこで本記事では時系列順のチェックリスト例を紹介いたします。
ぜひ参考にしてみてください。

チェックリスト1　オフィス移転6か月前までにやること

【チェックリスト】

オフィス移転の目的・方針が確定したら、まずはオフィスの解約を進めていきます。
解約を進める時期が新オフィスの物件を決める前であることに違和感を抱くかもしれませんが、解約予告期間の多くは半年前に定められています。
指定の期日までに通知しなければ違約金が発生することもあります。
原状回復の条件も含めて契約内容を早めに確認して、解約の準備を進めましょう。

また、この時期に新オフィスの物件探しも始める必要があります。
5か月前までを目途に物件を選定して、仮契約の締結ができると安心です。

チェックリスト2　オフィス移転5か月～3か月前までにやること

【チェックリスト】

オフィス移転の5か月から3か月前までの期間は新オフィスの準備を進めていきます。
まずは5か月前を目途に新オフィスの物件の仮契約を締結し、内装工事の手配をしましょう。指定がない限りは自社で候補業者を選定し、見積もりを依頼します。
その際には現オフィスの課題をあらかじめまとめておくことが必要です。
「課題を解決するための工事をしてもらえるか」は業者を決めるポイントのひとつになります。新オフィスのレイアウトや設計も課題を解決する内容でなくてはなりません。

また、オフィス移転は内装だけでなく、電話やLANなどの配線工事も必要です。
各工事を別業者に依頼する場合は、連携して進行してもらえるか確認しておきましょう。複数の業者が入り乱れると、移転工事の進行が滞る恐れがあります。
オフィス移転に必要な工事をある程度一括して請け負ってもらえる業者に依頼できると安心です。

チェックリスト3　オフィス移転2か月前までにやること

【チェックリスト】

オフィスレイアウトの変更に伴い、家具や什器を買い替える場合は準備が必要です。
発注はもちろん、家具や什器の搬入スケジュールを内装工事に合わせて決めなければなりません。
加えて駐車スペースがない立地で大型の家具や什器を搬出入する場合は、道路使用許可などを得るために警察署への相談などが必要です。
このように家具や什器を買い替える準備にも多くの工程を要します。内装工事の計画が決まり次第、オフィス移転の2か月前を目途に進めましょう。

また、この時期には現オフィスの原状回復工事の見積もりも依頼しておくと安心です。現オフィスの解約日を移転してから2か月後と仮定して、1か月前までに原状回復工事を完了させておくためのスケジュールです。

あわせて、オフィス移転に関する社内外への準備や連絡も同時期に進めておきましょう。
移転当日に自社社員の作業が多くなるようであれば、事前に役割を分担して効率的に進められるように計画しておく必要があります。
特に移転後の旧オフィス内を確認する立会人がいると安心です。移動するべきものが残されていないか、処分するものを旧オフィスに残す場合は誤りがないかなどを確認する役割です。

なお、オフィス移転に際しては関係官庁に各種届出を提出する必要があります。
優先度の高い届出から済ませていくようにしましょう。金融機関への登録変更などは移転の2か月前を目安に提出できると安心です。
その他にも年金事務所、労働局への届出は移転後すぐに提出しなければなりません。
移転により管轄が変わると手続きも異なることがありますので、事前に確認するようにしてください。

チェックリスト4　オフィス移転1か月前までにやること

【チェックリスト】

オフィス移転がいよいよ迫っている時期です。
1か月前までには内装や設備工事が完了するスケジュールで進めておきましょう。
社内向けの説明会や新オフィスの利用マニュアルなども移転の直前にならないよう準備します。

また、オフィス移転に向けて荷造りも完了しておく必要があります。荷物の移動はオフィス移転で最も作業量が多いため、その準備となる荷造りは非常に重要です。
残すものと廃棄するものを選別し移動する際に混乱しないよう、荷物のリストを作成してタグ付けなどで管理しましょう。
移転直前まで使用するもの以外は順次荷造りを進めておくと安心です。
あわせて壊れやすい備品や精密機器は、梱包方法や移動方法を事前に担当者と決めておくようにしましょう。

オフィス移転当日に特に注意したいチェックリスト

【特に注意したいチェックリスト】

オフィス移転当日は荷物の搬出・搬入をはじめ多くの作業が発生します。
そのため、ここでは特に注意したいチェックリスト例を紹介していきます。

移動した荷物はできるだけすぐに開封して不足はないか、破損していないかを確認します。
もしもオフィスの移転業者に移動してもらった荷物が破損していたら、写真を撮っておきましょう。

また、オフィスの傷や破損に関しても同様です。
万が一、移転作業後に旧オフィスや新オフィスで傷や破損が見つかった場合、まずはどの段階で発生したのかを特定する必要があります。
旧オフィス、新オフィスがいずれも養生される前に傷や破損がないかを確認して、写真を撮って記録しておきます。

いずれも業者が保険に入っていれば、後日保証してもらえる可能性があります。
トラブル防止のためにチェックリストに入れておきましょう。

まとめ

オフィス移転は多くのタスクがある上に、通常業務と並行して準備を進めていかなければなりません。
厳密なスケジュール管理が求められるため、チェックリストには完了期日の目安も設けるようにしましょう。
なお、今回ご紹介した内容や期日はあくまでも一例です。
実際には移転の規模や内容によって変わるため、不安な方はオフィス移転業者にチェックリストを作成してもらえないか相談してみましょう。