オフィス移転は業務の生産性や社員からの満足度、また顧客や取引先からの企業イメージにも関わる大きなプロジェクトです。
失敗せず無事に移転ができるか不安になる担当者も多いのではないでしょうか。

今回は、オフィス移転での失敗例と失敗しないためのポイントをシーンに沿って紹介していきます。
シーンごとでのポイントを抑え、オフィス移転を成功させましょう。

オフィスの物件選びでの失敗例と失敗しないためのポイント

まずは、新しいオフィスの物件選びでの失敗例と失敗しないためのポイントから見ていきます。

物件選びでよくある失敗例

物件選びでは、以下のような失敗例がよく見られます。
・判断基準が曖昧になり、色々な物件に目移りしてしまう
・一つの物件に決め打ちした結果、後になって欠点に気づいてしまう

物件選びで失敗しないためのポイント

物件選びは、オフィス移転の成功を左右する最も重要なポイントなので、慎重に判断する必要があります。

では、物件選びに失敗しないためにはどのようなことに気を付けておくべきなのでしょうか。
3つのポイントを紹介していきます。

オフィス移転の目的を明確にする

物件を探す前に、まずはオフィス移転の目的を明確にしておきましょう。
目的が定まっていると、判断に迷ったときに立ち返ることができます。

一般的なオフィス移転の目的としては、社員の増減に伴う移転やビジネス販路の拡大などが挙げられます。

また、オフィス移転先の場所選びにおいては、ビジネスをどのように展開していくかといった、今後の事業計画が大きく関与します。
将来を見据えたオフィス移転の目的を定めるようにしましょう。

オフィス移転の条件を決める

オフィス移転の目的を明確にした後は、物件の条件を決めていきます。
物件の条件は明確化した目的に沿ったものにしましょう。

例えば、社員数の増加によるオフィスの拡大を目的とする場合は、最低限必要な広さが必須条件になります。

オフィスを移転したことで、業務に支障が出たり、社員や得意先が不便を感じたりすることがあれば本末転倒です。

また、目的に関係なく業務上必要な設備環境や周辺環境もまとめておくと内見の際に役立つでしょう。

複数の物件を比較する

いくつかの物件を比較するようにしましょう。
物件の良し悪しを判断するためには、比較対象が必要です。

また、複数の物件価格を確認することで相場の見当もつきます。
適正な価格を見極めるという点でも重要になります。

オフィス移転の業者選びでの失敗例と失敗しないためのポイント

次に移転業者を選ぶ際の失敗例と失敗しないためのポイントを見ていきましょう。

業者選びでよくある失敗例

オフィス移転の業者選びでは、以下のような失敗例がよく見られます。
・業者とのやり取りや連携が上手く行かず、思った通りの作業をしてくれなかった
・オフィス移転の実績があまりない業者に依頼してしまい、トラブルが発生した
・移転後に不具合が見つかったので対応を依頼したが、断られた

業者選びで失敗しないためのポイント

前述の失敗例を回避するためには、信頼できるオフィス移転業者を選ぶ必要があります。
業者を見極めるためのポイントを確認していきましょう。

移転業者と打ち合わせをする

事前に業者との打ち合わせの機会を設けるようにしましょう。

業者に移転計画の概要を伝えるだけでは、こちらの要望を正確に汲んでもらえない可能性が高いです。
事前に打ち合わせの機会を設けることで、想定される作業内容に応じた比較的正確な見積金額とスケジュールを提示してもらえるでしょう。

また、実際に顔を合わせることで、その業者の信頼性も確認することができます。
対応の仕方や説明の丁寧さなども踏まえ、信頼して任せられる業者か判断しましょう。

オフィス移転の実績や過去の施工事例を確認する

今までのオフィス移転の実績や過去の施工事例も確認しておくとよいでしょう。

実績はその業者の創業年が参考になります。
いつからオフィス移転サービスを提供しているのか確認してみましょう。
創業年数が古い企業は一定の信頼性の担保になります。

また、自社と同じ規模の施工事例が豊富にあれば、経験という観点では信頼できる業者といえるでしょう。

アフターサポートの体制が整っているか確認する

移転後のアフターサポートについては、事前に確認しておくと業者とのトラブルを防ぐことができます。

サポートやフォロー体制があるか、また、ある場合にはどこまでの範囲をサポートしてもらえるかなどは必ず訊いておくようにしましょう。

アフターサポートがあれば、万が一移転後に不具合が見つかった場合にも、スムーズに対応してもらえます。

また、移転の際に出るゴミの廃棄や不用品の処分なども対応してもらえるか確認しておくといいでしょう。

オフィスレイアウトでの失敗例と失敗しないためのポイント

最後にオフィスレイアウトでの失敗例と失敗しないためのポイントを見ていきましょう。

オフィスレイアウトでのよくある失敗例

オフィスレイアウトでは、以下のような失敗例がよく見られます。
・社内の様々な意見を取り入れてレイアウトをした結果、コンセプトのないオフィスになった
・動線を考慮せずにレイアウトしたため、社員がオフィス内での移動にストレスを感じるようになった

オフィスレイアウトで失敗しないためのポイント

オフィスレイアウトは一度変更してしまうとやり直しが難しいため、あらかじめしっかりと計画しておく必要があります。
どのようなことに気を付けるべきか、確認していきましょう。

オフィスレイアウトの目的とコンセプトを明確にする

オフィスレイアウトを考える上で目的とコンセプトを明確にすることは非常に重要です。
明確にしないまま進めてしまうと既存オフィスの課題が解決できず、統一感のないレイアウトになる恐れがあります。

目的とコンセプトは、同時にではなく順を追って決めていきしょう。

まずは目的を考えるために、既存オフィスの課題点を洗い出していきます。
例としては「使いづらい」といった機能性の課題をはじめ、「企業イメージと合っていない」などのオフィスデザインに関するものも挙げられます。

そして、課題点を解決することが新しいオフィスレイアウトの目的になります。
コンセプトはこの目的に沿ったものにしましょう。

コンセプトが明確になれば、レイアウトの選択肢も絞られてきます。

また、レイアウトの考案段階で社内から様々な意見が出たり、複数のデザイン案で迷ったりしたときでも明確化した目的やコンセプトを軸に検討できます。
判断に迷った際にもオフィスレイアウトの目的やコンセプトは役立ちます。

自社に合ったスペースのゾーニングと導線を確保する

オフィスレイアウトを設計する際には、スペースのゾーニングと導線の確保からはじめるようにしましょう。

ゾーニングとは、オフィス内のどのスペースを、どの程度の広さで、どこに割り当てるかを指します。
社員の人数や使用頻度など自社の特徴を踏まえる必要があります。

また、オフィス内の導線は社員のワークフローに基づいて確保すると効果的です。

スペースのゾーニングと導線の確保はいずれも後回しにすると機能性に欠けたレイアウトになる恐れがあります。
設計段階では、まずはじめに着手するようにしましょう。

自社での設計が難しい場合は、業者に相談する方法もあります。
業者によっては、オフィス移転とあわせてレイアウトの考案、設計、施工まで一括して請け負ってもらえます。

失敗しないためのポイントを抑えてオフィス移転を成功させよう

今回は、物件選び・移転の業者選び・オフィスレイアウトの3シーンでのよくある失敗例と失敗しないためのポイントを見てきました。

オフィス移転には、他にも解約の手続きや家具の準備など、さまざまなシーンで対応すべきタスクがあるので、確認や準備は余裕をもって進めておくようにしましょう。

今回紹介したポイントを踏まえ、オフィス移転を成功させましょう。