オフィス移転というのは、総務にとって大きな負担となる作業です。さまざまな大変なステップが存在しているので、あらかじめどのような点に注意したらよいのか確認しておくよことが大切です。
この記事ではオフィス移転の注意点をオフィス移転を検討している企業の総務の方にとってわかりやすくご紹介します。

オフィス移転はやることが非常に多い

オフィス移転と一言でいってもその内容は多岐にわたります。会社という組織の性質上、ただ物を運び出して引っ越しをするだけで完了というわけではなく、スケジュール管理や通信回線の整備、各関係者への連絡、行政手続きなど幅広い対応が求められます。
とくにオフィス移転を経験したことのない方は、本来対応すべきところを認識できず、漏れが発生してしまうということもあるので念入りな事前の調査が必要です。

下記の記事はオフィス移転の内容を大観して把握しやすいので、是非参考にしてみてください。

上記のような作業を通常業務と並行して行う必要があるので、一人だけで対応するのは非常に負担が大きくリスクがあります。そのため、可能な限り担当者を複数人設けて業務を分担し情報共有を適宜行うことで、万が一オフィス移転当日に欠員がでたとしても問題なく対応できる体制を心がけましょう。

負担を軽減するためにはオフィス移転業者選びは慎重に

オフィス移転を円滑に行う際に、最も重要なことはなんといってもオフィス移転の業者選びです。オフィス移転の作業がスムーズに行えるのかどうかは、ほとんど段取りの良し悪しで決まります。
下記のような点に注意しながら、慎重に業者を選択するようにしましょう。

オフィス移転業務の実績が豊富な業者を選ぼう

オフィス移転は不用品回収業者や遺品整理業者など、オフィス移転を本業としない業者でも請け負うことがあります。本業でなければいけないということではありませんが、オフィス移転は多くの人員が動員され臨機応変な対応が難しい中で、オフィスの引き払いや搬入など当日になってはじめて気づくような場面も多くトラブルに発展しやすい傾向にあります。

そのため、業者を選ぶ際には極力オフィス移転サービスの実績を確認し、単純な引越作業や資材の搬入ではなく、オフィス移転について専門の知見があると思われる業者を選ぶようにしましょう。

スケジュール確認など連絡事項が円滑に進められる業者を選ぼう

オフィス移転を成功させるためには連絡やコミュニケーションの取りやすさも重要です。移転の段取りやスケジュール確認、さらには緊急時の対応能力も考慮する必要があります。具体的には、搬入される段ボールの数や転入先オフィスの図面のやり取り、運び出しの手順、通信回線業者など他の業者とのスケジュールの調整など、細かな対応が必要な場合も多いです。

そのため、連絡事項の確認がスムーズに行える業者を選ぶことが重要です。円滑なコミュニケーションを保てる業者を選定し、トラブル発生時にも迅速に対応できる体制を整えましょう。

対応範囲やアフターフォローが充実している業者を選ぼう

オフィス移転業者を選ぶ際には、移転に伴うさまざまな作業を一手に引き受けてくれる業者を選ぶことが効率的です。例えば、単に物品を運ぶだけでなく、オフィスの機能を整えるために必要な内装作業（仕切りや会議室の設置など）、電話番号の取得や配線工事、さらには社内の説明資料の作成など、幅広いサービスを提供している業者を選ぶことで、複数の業者とのやり取りを避け、総務の負担を軽減することができます。

ワンストップでこのようなサービスを提供できる業者を選ぶことはオフィス移転がスムーズに行えるだけではありません。オフィス移転作業の全体像を把握している人員を外部に持つことで、細かな調整の抜けや漏れを防ぐリスクヘッジに繋がります。オフィス移転に慣れていない社内だけで作業を抱え込まないことも円滑なオフィス移転のために重要なポイントです。

より詳しく移転業者の選び方を知りたい方は下記を参考にオフィス業者を選ぶとよいでしょう。

まとめ

オフィス移転の必要業務は多岐にわたります。余裕をもってチェックシートの作成など事前準備は念入りに行い作業に漏れがないか適宜注意しましょう。またオフィス移転業者の選定は現場の負担大きさを左右する非常に大切なことです。オフィス移転の実績と対応内容などを確認し、総合的なサポートを請けられる業者を選ぶことが重要です。単純な値段だけではなく、オフィス移転に費やす手間や時間もよく検討して、オフィス移転業者の力を借りるようにしましょう。