オフィス移転を予定していて、移転先の新しいオフィスレイアウトの素案作りに悩んでいる、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

オフィスレイアウト次第で、業務のしやすさも大きく変わります。

そのため、オフィス移転の担当者は、オフィスレイアウトの基本的な考え方を理解しておく必要があります。

今回はオフィスレイアウトの基本術にもなる、ゾーニングについて詳しく解説していきます。

オフィスレイアウトの素案を作る時はまずゾーニングから

オフィスレイアウトを考える時に基本になるのがゾーニングです。

オフィスレイアウトにおけるゾーニングとは？

ゾーニングというのは何をどのスペースに配置するのかを計画するもので、ゾーニングの出来によって使いやすいオフィスレイアウトかどうかが決まります。

ゾーニングはどういう業務を行うかによっても変わってくるため、企業それぞれの特性に合わせてじっくりと考えなければなりません。

考えるべきポイントは作業効率の良さ

ゾーニングを考える上で重要になるのが、作業効率の良さを考えることです。

会議室と執務室、給湯室などの配置が少し変わるだけで、作業がしやすくなったりしにくくなったりします。

まずは業務に必要なスペースを洗い出し、行き来しやすい動線になっているかをチェックしましょう。

ゾーニング例

様々なプロジェクトを行い、社員同士のコミュニケーションが重要になる業務をしている場合は、コミュニケーションを取りやすいゾーニングを考えることも大切です。

デスクを対面にするか、個別にするかでもコミュニケーションの取りやすさは変わります。

頻繁に会議を行うのであれば、社員が普段利用するデスクから会議室までの距離も重要になるでしょう。

業務を効率的に進めるためにも、活発にコミュニケーションが取れるゾーニングを考えてみてください。

オフィスのスペースによって最適なゾーニングが変わる！

ゾーニングを考える時は、まずテーマ別にスペースを分けてみることをおすすめします。

オフィスのスペースは大きく分けると「社員だけが利用するスペース」「社員のほか来客者も利用するスペース」「外部に漏れてはならない情報を取り扱うスペース」の3つに分かれます。

それぞれのスペースについて解説していきます。

社員だけが利用するスペース

社員だけが利用するのは、執務室や役員室、給湯室などです。

オフィスの中でも一番大きなスペースを占める部分のため、業務内容や社員数などに合わせて、しっかりゾーニングしておく必要があります。

社員のほか来客者も利用するスペース

来客者が利用するスペースは応接室がメインになりますが、場合によっては来客用に専門の会議室を用意するケースもあります。

エントランスやトイレ、喫煙室などは社員も来客も両方利用するスペースです。

来客も利用するということで、業務とは関係ないスペースが多いですが、来客も使いやすい配置にする必要があるでしょう。

外部に漏れてはならない情報を取り扱うスペース

外部に漏れてはならない情報を取り扱うスペースを配置する時に、一番考えなければならないのがセキュリティやデータ保護に関する事項です。

外部の人が勝手に入れないように防犯対策しておくのはもちろん、火災などの災害が発生した時に大切な資料やデータが破損しないようにしなければなりません。

オフィスのゾーニングを決める具体的な流れ

それでは実際にオフィスのゾーニングを決める際の具体的な流れをご紹介していきます。

１．オフィスのスペースのコンセプトを決める

ゾーニングを考える時は、まずコンセプトを決めることから始めます。

業務に合わせて、どのようなスペースが必要になるかを考えてみてください。

来客が多い業務ならエントランスのスペースを増やす必要がありますし、頻繁に会議をするようなら大小様々な会議室を複数用意しておく必要があるでしょう。

コンセプトがはっきりすれば、どのようなスペース、レイアウトが必要になるかが見えてきます。

２．コンセプトに合わせたオフィスのスペースを決める

コンセプトが決まったら、それに合わせて必要なスペースを決めていきます。

エントランスやロッカー室、応接室、リフレッシュスペースなど、どんなスペースが必要になるかを洗い出しをしましょう。

３．スペースごとの配分を決める

必要になるスペースが分かったら、次にスペースの配分を考えていきます。

ゾーニングの中でも特に重要になるポイントです。

まずはオフィス全体を100として考え、例えばエントランスは30、会議室は20というように配分していきます。

最後にスペースそれぞれの配置を決めれば、ゾーニングは完了です。

使いやすさを考えてゾーニングをしても、構造上不可能な配置などもあるため、その時は改めてコンセプトを考え、本当に必要なものは何かを考えてみましょう。

ゾーニングが決まったら人数に合わせたオフィスレイアウトを

最後に、ゾーニングが決まったら実際のオフィスレイアウトを考えていきましょう。

オフィスレイアウトは社員の人数によっても最適なものが変わります。

社員数が少ない場合

社員数が少なく、少人数でオフィスを利用する場合は、プライバシーを重視したレイアウトを考えてみるとよいでしょう。

少ない人数で業務を進める場合、個人個人に別々の業務が与えられることも多いです。

1人で業務に集中できるように、それぞれのデスクを個別に仕分けるなどプライバシーに配慮したレイアウトにすれば、業務効率もアップするでしょう。

社員数が多い場合

ある程度社員が多い中規模のオフィスの場合は、コミュニケーションの取りやすいオフィスレイアウトを考えてみましょう。

社員数が増えると、社員同士のコミュニケーションが希薄になってしまうことも多いです。

コミュニケーション不足になると業務に支障が出ることもあるため、デスクを対面式にしたり、フリーアドレス式のレイアウトにしたりして、自然とコミュニケーションが取れるようにしておくとよいでしょう。

適切な手順でゾーニングを行い最適なオフィスレイアウトを考えよう！

ゾーニングは、快適なオフィス空間を作るために重要になるものです。

ゾーニングを綿密に考えておけば、自社にとってどのようなオフィスレイアウトが適しているのかも見えやすくなります。

スペースの配置や広さ次第で、効率的に業務を行えるかどうかが変わってきます。

ゾーニングの手法を理解した上で、オフィスレイアウトを考えてみてください。