会社にとって、オフィス移転をすることは、大きなムーブメントと言えるでしょう。従業員にも大きな負担をかけることになるはずです。そのため、社内説明会をどこかのタイミングでおこなう必要があります。この社内説明会を成功させることが必要になりますが、そのためにはどのような考え方を持っていたらよいでしょうか。

まず事前準備をしっかりおこなうことが大事

オフィス移転に伴う社内説明会をする場合には、明確な準備をしておくことが必要になります。準備をする場合には、まず伝えなければならないのは移転の目的です。従業員としても普段より仕事が増えるわけですので、移転する目的を明確にしなければ不信感を抱く人が増えるでしょう。

それと同時に、この会社はそろそろ危ないのではないかなどとネガティブな想像をする人も出てくるかもしれません。そのため、明確な目的を2つから3つほど用意しておきましょう。

次に、移転するスケジュールを考えておかなければいけません。移転するスケジュールを明確にし、そこから逆算するように準備をしていくわけです。そうだとすれば、スケジュールの中にいつ説明をするかも明確にしておくことが大事です。

直前になって説明会をおこなうよりも、そのもっと前の段階で余裕を持った状態で説明をしたほうが明らかに従業員にとっても会社にとってもメリットがあるといえます。それ以外には、移転をする場合従業員がおこなう手続きや対応などもはっきりとさせておいたほうが混乱を招かずに済みます。

これらは、単に口頭で話をするのではなく、冊子を作っておいたほうが成功しやすいです。冊子といってもそれほど豪華なものである必要はありませんが、数ページにわたるもので、しかも内容が簡潔になっているものが良いでしょう。

勢いで作り込んでしまう人もいますが、それを読む立場としてはあまり細かな情報は必要ないでしょう。いくつかのポイントを押さえれば充分ですので、簡単な冊子から作り始めましょう。

移転をする場合の流れはとても重要

オフィス移転をする場合には、その流れがとても重要になります。この流れが明確でないと、他の仕事がいい加減になってしまう恐れがあるからです。

そこで、計画を立てるときにはかなり綿密に計画しなければいけないことを理解しておくべきです。ポイントになるのは、いつまでに引っ越しをするかですが、退去の段階で既にオフィスの中は完全にきれいになっていなくてはいけません。

例えば3月31日までに絶対に退去をする場合には、3月30日ごろ移転をしても少し遅いです。なぜなら、大きな会社であればあるほどさまざまなトラブルが発生しやすいからです。

仮に大きな会社でなくても、予期せぬトラブルが発生するものです。少なくとも、それより10日ぐらい前には完全に引っ越しができるような状態にしておき、実際に引っ越しをすることが必要になります。

インターネットの回線や電話回線の確保も重要です。移転をする場合には、移転をした次の日からすぐ仕事を始めることができるようにしなければいけません。この場合、電話してみたものの、電話がつながらないあるいはインターネットが接続できないとなれば、現場は大混乱になるでしょう。これらを明確にしておき、順序立てて説明をすることが大事になります。

オフィス移転をする場合の説明会のメリットを考えよう

オフィス移転をする場合には、説明会をする必要があるわけですが、説明をするだけでも一苦労になります。下準備を十分にしなければならないからです。このときメリットを明確にしておくことが必要になります。

メリットの1つは、誰がいつ何のために何をするべきかを明確にすることで、一人ひとりの意識を高めることです。従業員のほとんどは、会社主体で移転をするとなれば、他人事のような動きしかしません。

ですが、それぞれの人の役割が明確であれば、主体性を持って移動することができるでしょう。主体性を持って移動してもらったほうが、素早く合理的にそしてトラブルも少なく移動することが可能です。

何らかの理由でオフィス移転をする場合には、必ずその理由を明確にする必要があります。かといって、一人ひとりに説明するのではなく説明会を開いたほうが良いでしょう。

説明会を開くときには、スケジュールや目的を明確にしておくことが必要になります。これらが明確であれば、人々の不安をなくすことができるからです。特に目的は、ネガティブな理由で移転をするのではないかと考えている人が出てきますので、その誤解を解くと言う意味においても重要です。

次に、移転をするときの流れを明確にしておきたいところです。いつテナントを引き払わなければならないのかといった点から考えて、少し余裕を持って逆算をしていくことが重要になります。最後に、移転するときのメリットを明確にし、個人個人の主体性を発揮するために誰が何のためにいつどのように行動するのかを明確にしておきましょう。