オフィスレイアウトの変更を業者に依頼する際、どのような業者がいいのか、何を基準に選べばいいのか、悩むこともあるかと思います。

オフィスのレイアウト変更は、電話配線や内装工事などを伴うこともあり、社員だけで行うには負担が大きい作業です。
そのため、変更の際にはオフィス専門の内装業者に依頼するのがおすすめです。

しかし、自社のニーズに合った業者でなければ、レイアウト変更の目的が達成されず、満足のいく結果にならない可能性があります。

そこで本記事では、オフィスレイアウト業者を選ぶ際に、押さえておきたい5つのポイントについてご紹介します。
ぜひ業者選びの参考にしてみてください。

ポイント１．自社のニーズに沿ったレイアウトを提案してくれるか

オフィスレイアウトを専門的に行っている業者といえど、それぞれの業者によって得意分野は異なります。

スピードを重視している業者やデザインを得意としている業者などセールスポイントは様々です。

レイアウト変更にあたって重要視することを整理しておくと、業者に求めるポイントが絞られてくるでしょう。

その他にも、自分の会社と同じような業種や従業員規模の企業のレイアウトを手掛けたことがある業者なら、経験や実績から的確な提案やアドバイスが期待できるでしょう。

業者を選ぶ際には、どのような施工実績があるか、ホームページなどで確認し、希望に沿った最適なレイアウトを提案してくれる業者を選ぶようにしましょう。

また、最近では提案をもらう際には、仕上がりのイメージをシミュレーションCGを使って提示してくれる業者も少なくありません。

この場合、希望を伝えればその場で修正を加えたイメージ画像を提示してくれるため、予想通りの仕上がりになりやすいです。

しかし、そのようなCGイメージがなくとも、紙面でのレイアウト図や綿密な打ち合わせをすることで、認識の相違なく進めることができるでしょう。

ポイント２．費用の内訳を提示してくれるか

業者に依頼する際には、事前に業者からの見積もりをチェックするのが一般的です。

その際、見積もりに詳細な費用項目が提示がされているかどうかは業者選びのポイントとして重要です。

というのも、オフィスレイアウトは動線設計や設備の配置、内装、備品の購入と内容が多岐にわたります。

大雑把な見積もりでは、業者との間に施工内容に認識の違いが出てきてしまい、追加の費用が発生する可能性もあるからです。

どの項目にどの程度の費用がかかるのか、細かく提示されていると安心感も違います。

特に、購入予定の備品などが詳細に記載されていると、自社で準備できるものかどうかの判断ができます。

備品購入は、業者に依頼するとマージンが発生することがあるため、自社で仕入れることでコストを下げられる可能性もあるため、細かくチェックしましょう。

また、見積もりは一社だけでは費用の相場が掴めないため、何社か相見積もりを取るなどして、金額や記載内容を比較するのもおすすめです。

ポイント３．悪質な業者は避けること

施工業者の中には、法外に安価な見積もりを提示して仕事を受注し、いい加減な施工や許可の下りていない作業をするような悪質な業者も存在します。

前述した通り、こういった業者は、見積もりの時に施工内容を一式として詳しく記載しておらず、実際に施工が始まると追加の工事を発注しなければならないというケースが少なくありません。

粗悪な備品や設備を導入される可能性もあり、移転後のオフィスの維持管理費を考えても結果的に高くついてしまうだけでなく、不法投棄などで依頼主にまで咎が及ぶ恐れも生じます。

業者を選ぶときには、施工で欠かせない消防法や建築基準法などの法律に精通しているか、廃棄物の処理などの許可が必要な業務に関しては資格や許可を有しているか、物件の賃貸借契約関連などの実務にも通じているかなどを確認するのがおすすめです。

ポイント４．現場と連携しやすい業者か

オフィスレイアウトは見える箇所だけでなく、電気やネットワークの配線や、水回りなどの工事も必要になり、移転の際は旧オフィスの原状回復工事なども伴う可能性が出てきます。

レイアウトを担当する業者が、配線回りやその他の工事に対しての知識が乏しかったり、他社とほとんど連携をしていない状態で外注するようでは、コスト面でも時間や意思の疎通の面でも不安が残ります。

そのため、可能であれば、電気の配線や水回りなど必要となるであろう工事に専門的な知識や経験があり、レイアウト変更から設備工事まで一貫して施工できる業者が理想的です。

外注する場合でも、施工業者との関係が良好で、営業と現場の担当者が密に連絡を取っているところを選ぶのがおすすめです。

コミュニケーションが円滑な業者を選んでおくと、自社からの要望も施工に反映されやすくなりますし、施工する上でどのようにしたら良いのかなどのアドバイスも受けやすくなるでしょう。

ポイント５．保証や連絡窓口の体制がしっかりしている業者か

オフィス移転後に不具合が見つかったり、実際に利用してみると使い勝手が悪かったりした場合、アフターサービスがしっかりしている業者を選んでいれば対応がスムーズです。

トラブルが発生した時の応対窓口の有無や施工後の保障制度、定期訪問やメンテナンスなどのフォローがしっかりしているか確認しておきましょう。

要望の確認や施工の予定などに関する説明など、こまめに連絡を入れてくる業者を選んでおくと、要望通りの仕上がりになりやすいですし、認識の相違なくスムーズに進めやすくなります。

また、急な変更やトラブルがあった際の対処も、密に連絡を取っていると安心して相談もできるでしょう。

レイアウト内容だけでなく、配線やその他の工事などについても詳しく説明してくれる業者を探しましょう。

業者選びの第一歩はオフィスレイアウト変更の目的を明確化することから

オフィスレイアウトは、自社に合った業者に依頼できるかどうかで、仕上がりの満足度やコスト面でも大きな違いが生じてきます。

今回ご紹介した5つのポイントを踏まえ、まずは社内で、レイアウト変更を行うにあたって重要視するポイントを明確にし、そのポイントに合った業者を探すことから始めてみてはいかがでしょうか。