オフィスレイアウトの変更をはじめて業者に依頼する場合、戸惑うことも多いでしょう。
どのような業者に頼めばいいのか、そもそも何から始めるべきか、お悩みの方もいらっしゃるかと思います。

ここでは、オフィスレイアウトの変更を業者に依頼する際の流れを5つのステップに分けて解説いたします。

各ステップで気を付けるべきポイントも併せてご紹介いたしますので、ぜひ参考にしてみてください。

【ステップ1】オフィスレイアウト変更の目的を明確化する

オフィスレイアウト変更を業者に依頼する前に、まずは社内で必ずやっておきたいのが、現オフィスの問題点を明確にし、オフィスレイアウトの目的をはっきりさせることです。

この作業を怠ると、満足のいくオフィスレイアウト変更ができなかったり、場合によっては思わぬ不便が生じる可能性が出てきたりします。

変更したにも関わらず、当初の目的がいつの間にか忘れ去られて達成されていないようなことがあっては、レイアウト変更した意味が薄れてしまいます。

オフィスレイアウト変更を行う目的には、よくあるものとして以下のような理由が挙げられます。

・オフィスが手狭になったため、効率よくスペースを使えるようにしたい。
・会議や打ち合わせ用のスペースを用意したい。
・オフィス内の作業動線を整備することで、効率的に仕事が行えるようにしたい。
・来客に良い印象を与えるため、オフィスをおしゃれにしたい。

できるだけ具体的に目的を挙げておくことで、後ほど行う業者との打ち合わせや工事の事前準備などにおいても、ブレなく進めやすくなります。

【ステップ2】オフィスレイアウトのイメージの決定と依頼する業者の選定

オフィスレイアウト変更の目的を明確化できたら、次はレイアウトの決定と依頼する専門業者の選定です。

オフィスレイアウトのイメージの決定

ステップ1でのレイアウト変更の目的さえ明確にしていれば、オフィスレイアウトは自ずと定まってきます。

法令上の問題などもありますので、具体的な内容は業者と相談しながら決めていくことになりますが、大まかなイメージについては、業者に依頼する前に決めておくべきでしょう。

実際にどのようなレイアウトにしたいのか、構想や要望を業者に伝えられるよう準備しておくとスムーズに進められます。

業者の選定

オフィスレイアウトが決まったら、いよいよ依頼する業者の選定です。

業者を選定する際、重要となる基準のひとつが、オフィスレイアウト変更の目的に合った業者を選定することです。

業者の中にはデザイン性を売りにするところや機能性を売りにするところ、工期の速さを売りにするところなど様々あり、かかる費用についても大きく変わってきます。

業者を選定する際には、サービス内容や費用についてしっかり吟味するようにしましょう。

また、業者に見積もり依頼を出す際には、作業の内訳について出来るだけ細かくリストアップしてもらうことも重要です。

なぜなら、業者の提示するデザイン料や施工料はかなり事細かに設定されていることが多く、その中には社内で行ったり他業者に依頼したりすることで費用削減が行えるようなものも、少なからず存在する可能性があるからです。

特にオフィスインテリアの準備や廃品処理などについては、自社で手配することで費用削減になる可能性もあります。

ただし、社内で行う場合でも多少なりともコストが発生し、人員と手間がかかります。

他業者への依頼も、複数の業者が工事中に出入りすることになり、予期せぬトラブルが発生する恐れがありますので、留意しましょう。

【ステップ3】施工の事前準備

依頼する業者や施工日時の具体的なスケジュールが決まったら、次は施工に向けた事前準備を行います。

社内・関係各所への通達

事前準備の中でも最初に行いたいのが、社内や関係各所に向けた通達です。

当然のことながら、業者や工事内容によっては、施工中はオフィスが使用できなくなることが予想されます。

社内だけでなく外部への影響も念頭に置き、施工日時が決まったら出来るだけすぐに連絡することが大切です。

また、複数の企業が入っているような商業ビルの場合は、周囲の企業に向けた連絡も必要になるかもしれません。

備品移動と電話回線の手続き

オフィス内備品の移動、電話やインターネット回線などの手続きも出来るだけ早めに行うべきです。

備品に関しては保管場所があれば問題ありませんが、そうでない場合は保管場所を用意するところから始める必要が出てきます。

工期が長引く場合は、倉庫などの一時保管場所をレンタルする必要もあるため、早め早めに行動することが大切です。

施工日の数日前には持ち出しが完了するくらいの、余裕を持ったスケジューリングが重要となります。

また、電話やインターネット回線などの手続きについても同様です。

会社の連絡手段、通信手段を切らさず施工を行うためには、早い段階から準備をしておく必要があります。

直前になって焦らないよう、やるべきことをリストアップしておくようにしましょう。

【ステップ4】施工日

施工日数については、規模にもよりますがオフィスレイアウトの変更のみであれば数日程度、内装工事を伴うような大掛かりなものであれば数週間程度かかるのが一般的です。

施工に向けた事前準備がきちんと出来ていれば、施工スケジュールが延びる恐れはほとんどありませんが、気になる点などがあれば余裕をもって業者に相談するようにしましょう。

【ステップ5】施工完了後の確認作業

施工が完了したら、必ず行いたいのが確認作業です。

後のトラブルを防止するためにも、確認作業は施工完了後、速やかに行うのが理想です。

確認作業でチェックしたい点は、大きく3点です。

・搬入した備品に破損や傷はないか
・備品が紛失していないか
・事前に打ち合わせした通りのレイアウトになっているか
確認漏れをなくすためにも、確認作業は複数人で行うことが重要です。

スムーズに確認作業が行えるよう、社員個人個人の身の回りについては施工前の状態を記録しておいてもらうなど、事前に十分な打ち合わせをしておきましょう。

万が一不備が見つかった場合は、出来るだけ速やかに、業者に改善を求めることが大切です。

オフィスレイアウト変更を依頼する際は、目的の明確化が重要

オフィスレイアウトの変更を業者に依頼する際は、事前になぜ変更する必要があるのか、その目的をはっきりさせておくことが何より重要です。

目的を明確化することは、よりスピード感のある施工に繋がり、またオフィスレイアウト変更後の満足感向上にも直結するからです。

オフィスレイアウトの変更を検討している場合は、まずは現オフィスの問題点を明確化し、どのように改善したいのか考えるところから始めるようにしましょう。