オフィスを移転する際には、新オフィスの物件を確保し、引っ越し計画をまとめ、引っ越し会社を選定するなどやるべきことがたくさんあります。オフィス移転を扱う多くの会社から、自社にあった会社を探すのは難しいかもしれません。見積書を確認してどの会社を選ぶべきか十分検討する必要があります。

この記事では、オフィス移転の見積書で確認すべきポイントや実際の確認項目について解説します。

オフィス移転の見積書を確認する際に押さえておきたいポイント

オフィス移転を依頼する業者選びでもっとも重要なのが、見積書のチェックです。必ず複数の会社に見積もりを依頼して見積内容を比較、検討しましょう。一社だけに依頼してそこで決めるのではなく、複数の業者に見積もり作成を依頼し比較することが大切です。

まずは、オフィス移転の見積書を実際にチェックする際に押さえておくべきポイントについて解説します。

依頼先の会社は社会的にしっかりしているか

まずは、依頼するオフィス移転業者が社会的にしっかりしているかを確認しましょう。オフィス移転業者は、オフィスデザイン会社や引っ越し業者、不用品回収業者、運送会社などが請け負うこともあり非常に幅広い企業がサービスを提供しています。その中には残念ながら実態が不確かな業者が紛れていることもあります。オフィス移転に限らず業者選びは信頼が第一なので、十分に下調べをして業者選びをする必要があります。

具体的には、対応に漏れがないか、保証やサポートはしっかりしているか、在籍社員は作業に慣れているかなどを確認しましょう。会社のHPで会社の設立年月日や過去の実績、顧客からの声などを確認してみてください。つい最近できたばかりの会社やそもそもHPや固定の企業電話番号がない、実績を確認できないなどの業者は、すべてが悪質な会社というわけではありませんが、リスクを踏まえた上で依頼する必要があることに注意しましょう。

見積内容の内訳が詳細に記載されているか

見積もり内容の内訳が詳細に記載されているかをよく確認しましょう。具体的には、下記のような内訳が考えられます。

レイアウトプランニング費用

什器の購入費用

内装費用

電気・ネットワーク工事費用

引っ越し費用（運搬、荷造り・荷ほどき、クレーンによる搬出・搬入）

不用品廃棄費用

原状復帰費用

このように詳細な見積もりを作成していれば、たとえば、不用品廃棄の数が依頼した内容とあっているか、その費用は妥当かなどをそれぞれ整理してわかりやすく確認することができます。

詳細な見積もりが記載されておらず、「引っ越し費用 1件 ○○円」などとしか記載されていない場合は誠実な引っ越し会社とは言えません。そのような会社は避けるべきです。

また見積もりの細かさは会計処理、減価償却の際にも非常に重要な項目です。興味のある方は下記の記事も参考にしてみてください。

不要なサービス・請求項目がないか

見積書の項目をよく確認し、不要なサービスや請求項目がないかしっかりと確認することが重要です。
上記のとおり、運搬費用、不用品廃棄費用など、さまざまな内訳を確認して、「クレーンを使うと聞いていないのに記載されている」、「不用品廃棄費用の内訳が書いてない」など、不審な点はないか確認しましょう。

また他社の見積もりと比較することでそれぞれの費用の相場がわかるため、必ず複数社から見積もりを取ることをおすすめします。

補償内容やアフターフォローはしっかりしているか

引っ越しの際、万が一什器に傷がついた場合、パソコンなどの精密機器が破損した場合などの補償内容やアフターフォローについて確認しましょう。運搬時に室内や荷物に十分な養生が行われるかなども重要な確認ポイントです。

サポートやアフターフォローの内容が充実したオフィス移転専門の会社を探すのもよいでしょう。オフィス移転は単なる引っ越しではなく各種官公庁への手続きや通信配線なども必要になるため、総合的に判断するようにしましょう。

【項目別】オフィス移転の見積書チェックポイント

ここからは、オフィス移転の見積書の項目ごとにチェックすべき内容について解説します。

物件・内装関係

物件や内装関係について、詳細に確認しましょう。新オフィスとなる物件の相場は適切か、求める広さになっているか、座席数やネットワークなどの設備は要望を満たしているかなどを詳しく確認してください。

什器・OAの購入関係

デスク、椅子、ラックなどの什器やコピー機などのOA機器を新たに購入する際には、数や性能、費用などを詳しく確認します。必要以上に高額になっていないか、数は足りているか、業務に必要な機能を兼ね備えているかなどを詳しくチェックしましょう。

引越し・配線関係

引っ越し費用、電気やネットワークなどの配線関係についても、詳しく確認してください。引っ越し費用については、運搬費用だけでなくクレーンや解体搬送が必要な場合や不用品廃棄などの追加費用が発生する場合があります。それらが過不足なく記載されているかを確認しましょう。

電気、ネットワーク類の配線については、担当部署の社員が、旧オフィスの要件を満たしているか、グレードアップする場合にはその要件を満たしているかなどを確認する必要があります。要件が満たせない場合、業務に支障をきたすため再度見積もりや他業者に依頼する必要性が生まれるので非常に重要です。

旧オフィスの原状回復・不用品関係

旧オフィスを原状回復し、不用品を廃棄する必要もあります。それらの費用についても、適切に見積もられているかを確認しましょう。

その他（告知印刷など）

従業員への伝達事項、顧客や取引先への連絡などの印刷物やメール連絡などが行き届いているかも重要です。関係者への連絡が不足し、業務に影響を与えたり顧客に迷惑をかけたりすることがあってはなりません。このような業務は法人の移転特有のものなので、法人専門のオフィス引っ越し会社を選ぶのも良い方法です。

まとめ

この記事では、オフィス移転の見積書で確認すべきポイントや実際の確認項目について解説しました。

オフィス移転は企業にとって重要なイベントです。業務に支障がないように、今までよりも使いやすい新オフィスに安全に引っ越しを行う必要があります。そのためには引っ越し会社の見積もりを詳しく確認し、数多く存在する引っ越し会社から自社にあった会社を選びましょう。