オフィス移転は長期的なプロジェクトですが、長い期間の中でもいくつかの山場があります。
そのうち1つがオフィス移転当日です。この日にはオフィス内の全社員の移動が発生するため、予想外の出来事が発生する場合があります。
この記事では、オフィス移転当日にスムーズな進行をするための準備や心構えについてを説明いたします。加えて当日できればやっておくと安心できることも併せてご紹介いたします。

A.移転当日にやるべき事

まずはじめに、オフィス移転当日にやるべきことを紹介いたします。オフィス移転のスケジュールは企業によって異なるため、自社の計画に合わせて行動することが重要です。

• オフィス移転の立ち合い(旧オフィス、新オフィス)

旧オフィスに積み残しの荷物がないか、新オフィスへの搬入時にトラブルが発生していないかを確認するために必ず担当者が立ち会ってください。
また、搬入搬出時をスムーズにするため、新旧オフィスを傷つけないために事前に養生作業は事前に済ましておきましょう。

• 荷物の搬入搬出

事前に計画したスケジュールに従って、荷物の搬入と搬出を行います。荷物の梱包は計画通りに進行できるように、余裕を持って準備を行うことが大切です。

• 荷物破損チェック

搬出と搬入の際、荷物が破損することがまれにあります。万が一破損を発見した場合は、写真を撮影して証拠を残しておくことが重要です。

• オフィスの傷チェック

移転前にオフィス内に傷がないかをチェックします。もし傷があった場合は、養生作業前に写真を撮影して証拠を残し、管理会社に報告します。

• 搬入物の整理

新オフィスのレイアウトに合わせて什器や備品を整理します。備品の入った段ボールは、中身を示すラベルを貼っておくと、いちいち開いて中身を確認する必要がなくなり、効率よく作業を進めることができます。

• 食事の手配

オフィス移転当日はスケジュールの厳守が重要となるので、昼食の時間も事前にスケジュールに組み込んでおくとよいでしょう。必要に応じて、出前やケータリングを手配しておくのも一つの手です。

また、オフィス移転全体の流れや、やるべき事が知りたい方はこちらの記事をご確認下さい。

B.オフィス移転当日までの準備、心構え

オフィス移転当日は、どんなに準備をしていてもバタバタしてしまうので、予想外の出来事が起きる心づもりでいた方がよいでしょう。そのための大前提として当日に極力作業が発生しないように、できる限り前日までに準備を済ませておくことが大切です。
前日までの準備を大きく分類すると、「社内への説明・共有」と「社外への確認・相談」の2点となります。
当日の移転作業をスムーズに進行するために、以下の準備が万全であるかを確認してください。

<社内への説明・共有>

• 社員への説明会、マニュアル配布(タイムスケジュール、梱包マニュアルなど)
• 搬入の優先順位があれば対象の物は先に梱包する
• システムダウンの時間を決めておき、社員への説明会で周知する
• 重要データのバックアップを取っておく
• 移転物品、残留物品、廃棄物リストを作成

<社外への確認・相談>

• 当日出たゴミの処分方法を確認しておく
• 移転業者の対応範囲を明確にしておく

社内説明会や梱包についてさらに詳しく知りたい方はこちらの記事をチェックしてください。

C.オフィス移転当日にやっておいたほうが良いこと

事前準備をしっかり行っても、オフィス移転当日に想定外の状況が発生することがあります。
もしもの場合に備えて以下のような対応策を準備しておくと役立ちます。

C-1.全担当者と連絡が取れるように準備しておく

オフィス移転当日は、担当者が常に全体を把握できるように、他の担当者や、移転業者、サポート会社などといつでも連絡を取れる状況にしておくとよいでしょう。
こうすることで、万が一トラブルが発生した場合も、速やかに連携を取ることができるため、被害を最小限に抑えて対応することができます。

C-2.破損や新オフィスの傷のチェック

C-2-1.荷物の破損チェック

新オフィスに荷物が搬入されたら、以下の点を確認してください。

• 正しく搬入されているか
• 内容と数量は正しいか
• 搬入中に荷物に傷が付いていないか

※もし破損や不備を発見した場合は、写真を撮影して証拠を残しておきましょう。
証拠があることで、業者が補償をしてくれる可能性が高くなります。

C-2-2.新オフィスの傷チェック

移転前に新オフィスに傷が無いかを注意深くチェックしておいてください。もし傷があった場合は、養生前に写真を撮影して、移転作業以前からある傷であると管理会社に報告しておきます。
これは、将来オフィス退去する際の原状回復交渉の際に役立ちます。

C-3.機密書類の運び出しについて

個人情報や機密情報を含むデータは、特に慎重に取り扱う必要があります。万が一の事が起こってしまうと会社の信用にも関わるので、以下の点に注意して取り扱ってください。

• 移転業者などの外部の人間には任せず、担当者が責任を撮って持ち運ぶ
• 重要なデータは移転前にバックアップを取って万が一の場合に復元ができる状態にする。

また、オフィス移転に際して処分する機密書類がある場合はこちらを参考にしてください。

まとめ

オフィス移転当日、スケジュール通りに進行させるためには前日までの準備が重要になります。
しかし、それでも予想外の出来事が起こることもあるので、オフィス移転当日は何かしら予想外のことが起こるという心構えでいた方がよいでしょう。
万が一トラブルが起きてしまった場合は、冷静かつ迅速に対応をして被害を広げないことです。そのためには、オフィス移転当日にタスクを詰め込み過ぎないようにすることが重要です。