オフィス移転をする場合は、取引先や顧客に対するお知らせも必要になります。ところが、数カ月間かけて準備するオフィス移転だと、どのタイミングで案内状を印刷して送るべきかが分かりづらく、文面にも頭を抱えがちです。しかし、案内文に書くべき内容は基本があるため、いくつかのポイントをおさえて作業を進めれば慌てることはありません。

準備は早く、お知らせはタイミングが大事

長い準備期間が必要になるオフィス移転ですが、お知らせの案内文を出すタイミングは、さまざまな届出と違って期限がありません。ところが、だからと言って後回しにしていると、適切な時期に相手先へ情報が伝わらず業務に混乱が生じたり、信頼関係を損なうことになります。また、インターネット上に公開している情報の更新も必要となるため、必要な作業はとても多いです。

オフィス移転のお知らせの案内状の作成は、オフィスの移転先が決定したら作業を始めましょう。送付手段が郵便物になる場合で、枚数が多く印刷所に作成を依頼する時には、遅くとも二ヶ月ほど前には印刷の発注を行って確認する必要があります。文面のデザインをデザイン会社や印刷会社の担当者に依頼する場合は、さらに余裕をもって依頼すべきです。

そして、印刷や文面デザインを外注する場合も、社内の事務手続きとして、案内文の送付先を整理することが必要です。案内文の送付はオフィス移転の約1ヶ月前から3週間前を目安にするのがよく、例えば大阪から発送するのであれば、大阪府外へは余裕をもって一ヶ月前に、大阪府内であれば三週間前に送るというパターンが考えられます。

特に郵便物や小包のやり取りが多い会社は送り先の変更を早めに伝える必要があるので、送付先のリストアップや送付方法は移転先が決定したらすぐに行うとよいでしょう。

お知らせ手段を使い分け、印象を良くするには

オフィス移転のお知らせは企業にとって重要な事項ですが、それをどのような手段で伝えるのかも重要なポイントといえます。伝達する手段は郵送と電子メール、そして電話が主な物です。

郵送は封書とはがきの2種類があり、封書として送る方がより正式といえます。このほかにも、文章で送付する場合はファックスを使用することもできます。この中でどれが最適かは、送り先との関係や送り先の業務形態にもよりますが、郵便物か電子メールが無難です。

最近では重要な文章も、ビジネスメールとしてペーパーレスに伝えることが多くありますが、企業にとって大きな転機となるオフィス移転は正式な郵便物で伝える方が丁寧な印象になります。とりわけ事業主や企業の重役の方に向けて送る場合は時候の挨拶を略さない封書に地図を添えるなどすると、より丁寧な印象になるので、宛先に応じて封書とはがきを使い分けるのがよいでしょう。

しかし、郵便物一通だけで複数の社員に伝達することが難しい場合は、企業宛に郵便物を送付したうえで、取引を行う担当部署や担当者に対し、メール形式の案内文を送信すると丁寧かつ確実にお知らせができます。ただし、取引担当者以外に連絡する必要が無い場合には電話でもいいでしょう。なお、顧客に対するお知らせに関しては、個人が対象の場合は分かりやすいはがきを使用するのが経済的でもあります。

オフィス移転の案内文は基本をおさえるだけでいい

オフィス移転をお知らせする案内文には、通常の手紙と同様に書くべき事柄が決まっています。しかし、電子メールと郵便物、封書とはがきでは若干異なる部分もあるので、送付方法に合わせた文章を複数用意する必要はあります。

まず、全ての形式で必要となるのは3つの事柄です。通常の連絡と同様に日頃のご愛顧に対するお礼を述べること、オフィスの所在地が変わることに関するお知らせをすること、そして今後に関する締めくくりの言葉です。

オフィスの所在地が変わることについては、新しい住所や郵便番号・電話番号といった連絡先にくわえ、営業開始の日時を明記するとともに、地図を添えましょう。特に大阪のように交通網が拡充している土地であれば、公共交通からのアクセス方法を地図に書き添えるのも好印象です。

郵便物でお知らせをする場合は、これらにくわえて時候の挨拶を冒頭に置き、オフィス移転について記すとともにお礼や抱負の言葉を続けます。電子メールの場合は時候の挨拶を省略し、略儀ながらと添えて締めくくる簡略な連絡文章でもかまいませんが、会社全体に対する連絡を兼ねている場合は時候の挨拶から始め、書面をもっての報告としますとして締めくくるのがよいです。

オフィス移転の案内文は特別なものに思われますが、一般的な挨拶状と大きく変わらないものです。送り先や記載事項に誤りが無いことをよく確かめ、確実に届くようにしましょう。

オフィス移転をお知らせする案内文は、基本的な手紙の書き方を踏まえた文章を準備し、宛先の格式に応じた手段を使い分けることで失礼なく送ることができます。特にオフィス移転は新しいスタートのイメージが強いことなので、前向きに感謝が伝わる言葉を選ぶことが大切です。