オフィス移転をする場合は、取引先や顧客に対するお知らせも必要になります。ところが、数カ月間かけて準備するオフィス移転だとどのタイミングで案内状を送るべきかが分かりづらく、文面の内容にも頭を抱えがちです。この記事では
オフィス移転のお知らせのタイミングや文面作成のポイントなどについてご紹介します。

準備とタイミングについて

準備はオフィスの移転先が決まったらすぐに取り掛かる

長い準備期間が必要になるオフィス移転ですが、お知らせの案内文を出すタイミングは、さまざまな届出と違って期限がありません。ところがだからと言って後回しにしていると、適切な時期に相手先へ情報が伝わらず業務に混乱が生じたり、信頼関係を損なうことになります。そのため、お知らせ案内についても早めの準備が非常に重要です。

オフィス移転のお知らせの案内状の作成は、オフィスの移転先が決定したら作業を始めましょう。送付手段が郵便物になる場合で、枚数が多く印刷所に作成を依頼する時には、遅くとも2ヶ月ほど前には印刷の発注を行って確認する必要があります。文面のデザインをデザイン会社や印刷会社の担当者に依頼する場合は、さらに余裕をもって依頼すべきです。

タイミングは1ヶ月前から3週間前が適切

一般的にオフィス移転のお知らせは1ヶ月前から3週間前までには伝えられることが好ましいとされています。中でも特に郵便物や小包のやり取りが多い会社は送り先の変更を早めに伝える必要があります。送付先のリストアップや送付方法についても移転先が決定したらすぐに行うとよいでしょう。

またメール文章やホームページでのお知らせ更新などであれば即時反映されますが、郵送の場合は到着までに時間がかかり、地域によっても日時がばらばらになってしまう可能性があります。極力送付時期を調整し、先方の支店別にお知らせがバラけない配慮をすると良いでしょう。

お知らせの手段

郵送か電子メールか

郵送は封書とはがきの2種類がありますが、封書として送る方がより正式といえます。このほかにも、文章で送付する場合はファックスを使用することもできます。この中でどれが最適かは、送り先との関係や送り先の業務形態にもよりますが、昨今ではファックスを使用する企業も少なくなっているので郵便物か電子メールが無難です。

郵送のメリット

企業にとって大きな転機となるオフィス移転は正式な郵便物で伝える方が丁寧な印象になります。とりわけ事業主や企業の重役の方に向けて送る場合は時候の挨拶を略さない封書に地図を添えるなどすると、より丁寧な印象になるので、宛先に応じて封書とはがきを使い分けるのがよいでしょう。

電子のメリット

最近では重要な文章も、ビジネスメールとしてペーパーレスに伝えることが多くあります。メール文章は顧客にとっても保存管理しやすく後日確認しやすいというメリットもあります。

郵便物一通だけで複数の社員に伝達することが難しい場合は、企業宛に郵便物を送付したうえで、取引を行う担当部署や担当者に対し、メール形式の案内文を送信すると丁寧かつ確実にお知らせができるでしょう。

その他のお知らせ、登録情報の変更

また、下記のようなメディア媒体で情報を発信している場合は情報が古いままにならないように注意しましょう。

①Webサイトホームページの会社概要

一般的には会社がもつホームページの会社概要ページに会社の正式な名称や住所を記載しています。新規顧客や求人希望者などによく確認されるページなのでオフィス移転の際には必ず変更を忘れないようにしましょう。

②Googleマイビジネスの住所設定

Googleマイビジネスは、来社予定の顧客や郵送物を運ぶトラックドライバー、面接希望者など様々なユーザーがGoogleマイビジネスを頼りに来社する場合があるので迅速に対応するようにしましょう。

③企業紹介サイトなどの登録情報

紹介サイトや見積一括サイトなどで自社の情報を他社運営のサイトで掲載している場合も、住所変更を忘れないように注意しましょう。

また、住所変更だけではなくオフィス移転のために官公庁などに提出する届出について知りたい方はこちらの記事も参考にしてください。

案内文に書くべき内容

オフィス移転をお知らせする案内文には、通常の手紙と同様に書くべき事柄が決まっています。しかし、電子メールと郵便物、封書とはがきでは若干異なる部分もあるので、送付方法に合わせた文章を複数用意する必要があります。

オフィス移転の案内文は基本をおさえるだけでいい

全ての形式で必要となるのは基本的な3つの事柄です。通常の連絡と同様に日頃のご愛顧に対するお礼を述べること、オフィスの所在地が変わることに関するお知らせをすること、そして今後に関する締めくくりの言葉です。

オフィスの所在地が変わることについては、新しい住所や郵便番号・電話番号といった連絡先にくわえ、営業開始の日時を明記するとともに地図を添えましょう。特に東京や大阪のように交通網が充実している土地であれば、公共交通からのアクセス方法を地図に書き添えるのも好印象です。

案内文の書き方について、各送付方法（電子メール、郵便物、封書、はがき）に合わせた文例をご紹介します。

■電子メールの例文

件名: 【重要】オフィス移転のお知らせ

株式会社〇〇
〇〇様

平素よりお世話になっております。
このたび弊社は、下記住所にオフィスを移転することとなりましたのでお知らせ申し上げます。
これを機に、社員一同さらなる努力を重ねて参りますので、引き続きご支援賜りますようお願い申し上げます。

新住所:
電話番号:
営業開始日:

何卒よろしくお願い申し上げます。

略儀ながら、メールにて失礼いたします。

株式会社〇〇
〇〇〇〇

■郵便物（封書）の例文

拝啓

初夏の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、このたび弊社は業務拡張に伴い、下記住所に移転することとなりましたのでお知らせ申し上げます。

新住所: 〇〇〇〇
電話番号: 〇〇〇〇
営業開始日: 〇〇〇〇

これを機に、社員一同さらに皆様のご期待に答えられるよう鋭意努力していく所存です。今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。

まずは略儀ながら、書中をもちましてご挨拶申し上げます。

敬具
令和◯年◯月吉日
株式会社〇〇
代表取締役 〇〇〇〇

■郵便物（はがき）の例文

拝啓

初夏の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、このたび弊社は業務拡張に伴い、下記住所に移転することとなりましたのでお知らせ申し上げます。

新住所: 〇〇〇〇
電話番号: 〇〇〇〇
営業開始日: 〇〇〇〇

今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。

まずは略儀ながら、書中をもちましてご挨拶申し上げます。

敬具
令和◯年◯月吉日
株式会社〇〇
〇〇〇〇

各文面のポイントは下記のとおりです。

電子メール：時候の挨拶を省略し、簡潔にまとめましょう。
封書： 時候の挨拶を丁寧に述べ、正式な書面としての体裁を整えましょう。
はがき：時候の挨拶を含めつつも、短く簡潔にまとめましょう。

オフィス移転の案内文は特別なものに思われますが、一般的な挨拶状と大きく変わらないものです。送り先や記載事項に誤りが無いことをよく確かめ、確実に届くようにしましょう。

まとめ

オフィス移転をお知らせする案内文は、期間に余裕をもって準備することが非常に重要です。あらかじめ送付先の顧客リストを作成し、案内に漏れのないように注意しましょう。また、案内文章には特別な工夫は必要ないので基本的な手紙の書き方を踏まえた文章を準備して失礼なく送ることを心がけましょう。
オフィス移転は新しいスタートのイメージが強いイベントなので前向きに感謝が伝わる方法を選ぶことを心がけましょう。