スムーズなオフィス移転をおこなうためには、移転業者の選定が重要です。
自社に適した業者を選ぶためには、事前に打ち合わせの機会を設けるほうが良いでしょう。

しかしながら、オフィス移転業者との打ち合わせで何を確認すべきなのか、そもそも打ち合わせ前にどのような準備をしておくべきかなど、悩まれているご担当者も多いのではないでしょうか。

自社の要望やスケジュールに対して作業を行ってもらえるか、ホームページの情報や見積書だけでは判断できない部分まで確認する必要があります。
候補となる移転業者とは事前に打ち合わせをおこない、安心して任せられる業者を選ぶようにしましょう。

今回は、オフィス移転業者との打ち合わせ前に準備しておくべきことと、打ち合わせ時に確認しておきたい5つのポイントについて詳しく見ていきます。

オフィス移転業者との打ち合わせ前の事前準備

オフィス移転業者との打ち合わせに備え、事前にいくつかの確認や準備をしておくとスムーズに進めることができます。
大きく分けて3点について、順に確認していきましょう。

移転業者に依頼する内容と予算を決めておこう

オフィス移転業者にどこまでお願いするのか、依頼内容や作業範囲を明確にしておきましょう。

オフィス移転業者と一口に言っても、業者ごとに対応できるサービスや特徴は異なります。

荷物の引っ越しのみをお願いしたいのか、内装デザインも依頼したいのかによって、依頼できる業者は変わってくるため、依頼内容は事前に決めておく必要があります。

また、それに応じて予算もある程度決めておくと良いでしょう。

自社のニーズに合ったオフィス移転業者を選定する

前述の通り、オフィス移転業者にはそれぞれの特徴があるため、自社のニーズに合った業者を選ぶ必要があります。
ここでは、大きく分けて2つの特徴について見ていきましょう。

総合的にサポートするコンサルティング型

コンサルティング型の業者は、移転作業に加えてオフィスの改善提案やデザイン、設計なども対応している業者が多いです。

オフィスのデザイン性や利便性、内装の統一感など、こだわったオフィスを実現することができます。

オフィス全体の空間づくりや、家具や什器の調達など、一から理想のオフィスを作れるため、費用は高くなってしまいますが、これまでの課題を根本的に改善することができ、社員がより働きやすい環境を作ることができます。

オフィス移転をトータルで任せたい方におすすめです。

オフィス移転の専門特化型

オフィス移転の専門特化型の業者は、引っ越し作業のほかに、レイアウト設計や内装工事、電気工事、原状回復作業など、オフィス移転に特化したサービスに対応している業者が多いです。

経験豊富な専門業者であれば、人の導線を考え、効率的な家具の配置やネット環境なども整備してもらえるため、快適なオフィスを実現することができます。

無駄も少なく、効率よくスピーディーに移転を行うことができるので、費用を抑えられ、スケジュールがタイトな企業にも向いているでしょう。

このように移転業者にはそれぞれの得意分野や対応範囲があるため、事前に確認しておくことをおすすめします。

移転先の環境整備を確認しておこう

オフィス内のことだけでなく、移転先の立地や環境整備などもあらかじめ確認しておきましょう。

例えばビルのフロアやテナントを借りる場合、多くは工事や搬入出の規定が設けられています。

フロアの改装はどの程度まで可能か、荷物の搬入出の際に気を付けておくべきことなど、オフィスの管理会社や貸主に確認を取っておきましょう。

オフィス移転業者との打ち合わせでの確認ポイント

候補となるオフィス移転業者がいくつか見つかったら、次は実際に打ち合わせです。
打ち合わせの際に業者に確認しておきたい5つのポイントについて見ていきましょう。

移転の依頼内容に対するサービスの提供が可能か

事前に準備しておいた、オフィス移転にあたっての依頼内容を移転業者へ提示し、それに対してサービスを提供してもらえるかどうか確認しましょう。

それぞれの依頼項目に応じて、計画と実行が可能か確認を取るようにすると安心です。
業者によっては下請けや関連会社などに依頼することもあります。

依頼内容に対して全ての作業をワンストップで行ってくれる業者であれば、必要なプロセスを一括で依頼でき、連携も取りやすくなるため、安心して依頼することができます。

自社と似たような移転実績や施工事例はあるか

オフィスの規模感や依頼内容など自社と似たような対応事例があったか確認してみましょう。
実績豊富な業者であれば、オフィス移転のノウハウがあるため安心して任せられます。

ホームページに実績や事例を紹介しているオフィス移転業者も多いですが、掲載しきれていないこともあるので、目ぼしい情報がない場合は直接訊いてみましょう。

オフィスの内装やデザインなども依頼する場合は、写真なども見せてもらえるとよりイメージを掴みやすくなります。

オフィス移転業者から提示された見積書の内容は適切か

移転業者から提示された見積もりを確認する際は、合計金額だけでなく、その内訳も確認することが大切です。

依頼したいサービスが含まれているか、追加料金が発生することはないか確認しておく必要があります。
また、必要のないサービスや自社で対応できる作業は削減できるのかも訊いておくと良いでしょう。

その他にも、複数の業者から見積もりを取って比較することも大切です。
他社と比較することで、金額の妥当性も検証できるかもしれません。

オフィスの原状回復作業や廃棄処分の対応はおこなってもらえるか

原状回復作業と廃棄処分の対応についても確認しておきましょう。

既存オフィスの原状回復作業

オフィス移転は、移転先の新しいオフィス内で完結する作業だけではありません。
既存オフィスの原状回復作業も必要です。

移転業者で対応してもらえるか、事前に作業内容と費用を確認しておきましょう。

また、原状回復の範囲や修繕規模は、オフィスの契約内容によるため、管理会社や貸主に前もって確認しておく必要があります。

廃棄処分の対応

新しいオフィスに移るにあたり、家具や什器などこれまで使っていたものから新しく買い替えることも考えられます。
その場合、古いものは廃棄処分する必要があります。

家具や什器類は事業者の責任のもとで適切に処理をしなければならないため、移転業者で不用品の廃棄処分も対応してもらえるか確認をしておきましょう。

オフィス移転の依頼に伴うサポート体制やアフターサービスはあるか

移転業者によってはサポート体制やフォローが備わっていないこともあります。
トラブルが発生した際のサポート体制がしっかりしているか、作業後のアフターサービスがあるかなど確認しておくと安心です。

オフィス移転が終わり、実際に新しいオフィスを使用し始めた際に内装や配線の不具合などのトラブルが発生するケースも考えられます。
移転作業完了後にどのような内容のフォローをしてもらえるのか、あらかじめ把握しておくことをおすすめします。

また、移転作業に伴う破損や紛失などが発生した際の補償内容も必ず確かめておきましょう。

オフィス移転業者の選定は打ち合わせをすることが大切

オフィス移転では、事前の準備やプロセスに加え、専門性の高い作業や確認も多いため、信頼のできるプロのオフィス移転業者に依頼するとスムーズに進めることができます。

自社に合った移転業者を選定するためには、事前に打ち合わせを行い、依頼内容や条件に対して対応してもらえるか、実績やアフターフォローも踏まえ見極めることが大切です。

今回紹介したオフィス移転業者との打ち合わせで確認しておきたい5つのポイントを押さえ、安心して任せられる業者を選びましょう。