はじめてのオフィス移転では、どのようなタスクが、どのような流れで発生するのかイメージが湧きにくいでしょう。
チェックリストの作成のため、オフィス移転でどのような準備が必要なのか調査している担当者の方もいらっしゃると思います。

オフィス移転は現オフィスと移転先の新オフィスでそれぞれ多くのタスクがあります。
そのため、あらかじめできることは準備しておくと安心です。

今回はオフィス移転までに準備するべきことを、移転当日までの一連の流れに沿って紹介していきます。ぜひ参考にしてください。

オフィス移転までの準備と流れ

オフィス移転当日までに済ませておくべきことは多くあります。
流れに沿って解説していきますので、しっかり準備しておくようにしましょう。

現オフィスに対しての課題点の洗い出し

まずは新しいオフィスを探す前に、現在のオフィスの課題点を洗い出しましょう。

例えばよくある課題としては、オフィスの広さと出社する社員の人数が合っていない、デスクの配置が悪く社員同士のコミュニケーションが取りづらいなどが挙げられます。

前者は広さの課題ですので、オフィスを探す際に注意する必要があります。
一方で後者はデスクの配置次第で改善できる可能性があるため、オフィスレイアウトの参考になります。

このように現在のオフィスの課題点を洗い出すことは、新しいオフィスの物件探しからレイアウトまで、オフィス移転すべての根幹となりえます。あらかじめしっかりと整理しておきましょう。

新しいオフィスの物件探し

課題点の洗い出しがある程度終われば、次に新しいオフィスの物件を探しましょう。
今後会社の拠点となるところなので、慎重に決める必要があります。

事前に洗い出した現オフィスの課題点と併せて、エリアや立地、最寄り駅からの所要時間などを総合的に考えて、物件を選定していきましょう。

特に立地に関しては、社員の通勤に不便はないか、取引先やお客様のいるエリアから離れていないかなど様々な条件を考慮します。
交通の便が悪いと社員にも影響を与えたり、取引先とのトラブルが起きたときにもすぐに駆けつけることが難しくなるので注意が必要です。

また、周辺の施設も忘れずに調べておきましょう。
銀行や郵便局など業務上必要な施設をはじめ、コンビニや飲食店なども近くにあると便利です。

現オフィスの契約解除

新オフィスが決まり、入居日の目処が立ったら、現オフィスの解約準備も進めていきましょう。

まずは現オフィスの賃貸契約書の内容を確認し、解約予告期間や敷金・委託金の返却期限などを細かくチェックします。
そして、解約予告期間までに必ずオーナーやビルの管理会社に解約通知を出しましょう。

現オフィスの原状回復作業の手配

現オフィスを引き払う際は、入居する前の元の状態に戻す必要があるため、現オフィスの原状回復作業を業者に依頼します。

入居している物件によっては、業者が指定されているケースもあるため、事前にオーナーやビルの管理会社に確認しておきましょう。
併せて、原状回復の範囲や方法についても細かく確認しておくと、業者にもスムーズに依頼することができます。

業者の指定がない場合は、自社で工事業者を選定する必要があります。

オフィス移転の専門業者であれば、現状回復作業も対応してもらえることが多いので、移転業者を選定する際に確認するようにしましょう。

なお、原状回復は明け渡しの日までに済ませることが民法で定められています。
明け渡しの日から逆算して、スケジュールを立てるようにしましょう。
目安として、新しいオフィスに移転する2ヶ月前までには、業者に発注を済ませておくと安心です。

オフィス移転業者の選定

続いて、オフィス移転の業者を選定します。

オフィス移転は、事前の準備に加え、専門性の高い作業や確認も多いため、信頼のできるプロのオフィス移転業者に依頼するようにしましょう。

自社の要望やスケジュールに対して作業をおこなってもらえるかを確認することはもちろんですが、実績やアフターフォローも踏まえて自社に合った業者を選定することが大切です。

そのため、候補となる業者とは事前に打ち合わせをして見積もりを依頼するようにしましょう。
いくつかの業者を比較検討して慎重に選定することをおすすめします。

オフィス家具やOA機器の準備

新オフィスで使用する家具やOA機器の準備も必要です。

新たに購入するものやリース（レンタル）が必要なものをリストアップしましょう。

新しいオフィスのレイアウトや広さなどを考慮しながら選定していき、必要な家具や機器の発注を進めていきます。
目安として、家具などの発注は移転の1ヶ月前までにはしておきましょう。

移転当日までのスケジュール管理や引っ越し準備

移転する日が決まったら、スケジュールの作成と管理に加え、荷造りなどの引っ越し準備を進めていきましょう。

オフィス移転のスケジュール管理

移転業者と進めていく作業のスケジュールについては、自社の都合を加味した上で業者から提示してもらえることが多いです。

しかしながら、それだけでは取引先への案内や社員個人の荷物の梱包など、社内だけで対応しなければいけない準備や細かな作業が反映されていないため、社内用のスケジュールは別に作成し、社員にも共有するようにしておきましょう。

荷造りや引越しの準備

荷造りや引越し準備は、時間のかかる作業です。
使用頻度の少ない備品から順に梱包しましょう。

よく使用する備品を先に梱包すると、オフィス移転までに再度開封しなければならなくなる恐れがあります。

備品や荷物は、部署ごとにリストアップし、段ボールなどに部署名や色分けをして目立つようにすると、荷ほどきの際にも作業がしやすくなるのでおすすめです。

また、移転の際に何らかの理由でデータが消えてしまうことも考えられるので、万一のために重要なデータは必ずバックアップをとっておくようにしましょう。

オフィス移転当日におこなう作業と流れ

オフィス移転の当日は、事前に準備しておいたスケジュールや引越しリストを確認しながら対応していきましょう。

荷物の搬出と新オフィスへの搬入

荷物の梱包は、可能な限り前日までに梱包しておき、当日は必要最低限のものだけを梱包するようにしましょう。

搬出の際は、円滑に作業が進むように必要な社員だけを残して、搬出後には積み残しがないかチェックします。

新しいオフィスに荷物が搬入されたら、内容や数は間違っていないか、破損や紛失しているものはないか必ず確認するようにしましょう。

新オフィスのレイアウト設計に沿った家具や機器の配置

ここからはレイアウト設計に合わせて、オフィス移転業者に家具や機器を配置してもらいます。

担当者の方は作業に立ち会い、予定通りのレイアウトになっているか確認するようにしましょう。

オフィス移転に際する関係各所への案内と届出

移転が完了したら、取引先や関係者にはメールやハガキなどで新しいオフィスの案内を送ります。

郵便局には転居届を提出して、郵便物が新しいオフィスに届くように手配しておきます。
ホームページや名刺の住所の書き換えも忘れずにしておきましょう。

また、移転した当日から2週間以内には、法務局に本店移転登記申請書を提出します。

その他にも税務署や社会保険事務所などにも届出が必要になるので、必ず事前に確認し、期日までに対応するようにしましょう。

オフィス移転をスムーズにおこなうためには事前準備が大切

オフィス移転は物件探しから各所への案内まで、やるべきタスクがたくさんあります。

スムーズな移転をおこなうには、事前に流れを把握し、一つずつ準備していくことが大切です。

今回の記事を参考に、オフィス移転に関する準備や流れについて把握し、余裕をもって作業を進めるようにしましょう。