年配従業員が多いオフィス移転で押さえたい“エイジフレンドリー”の視点
従業員の年齢層が上がるにつれ、「小さな文字が読みづらい」「移動が負担」「新しい機器操作に不安がある」といった声が増える傾向があります。
オフィス移転はレイアウトや設備をまとめて見直せる絶好の機会ですが、特に年配従業員が多い企業では、働きやすさを高める工夫が欠かせません。
そこで活用できるのが、厚生労働省が推進する「エイジフレンドリー」という考え方です。
本記事では、エイジフレンドリーの考え方を踏まえながら、年配従業員が多い企業がオフィス移転で押さえておきたいポイントを整理します。
エイジフレンドリーとは
エイジフレンドリー（Age-friendly）とは、「高齢者の特性を考慮した」「高齢者に優しい」という意味の言葉で、年齢を重ねても安心して活躍できる社会を実現するための考え方です。WHO（世界保健機関）が提唱した「エイジフレンドリーシティ」という概念に端を発しています。
日本では少子高齢化が急速に進み、企業が高年齢者の雇用を継続する必要性が高まりました。これを受けて、厚生労働省が2020年に策定したのが「エイジフレンドリーガイドライン」です。このガイドラインでは、高年齢労働者が安全かつ健康に働き続けられるよう、職場の環境・設備・作業方法を整備するための取り組み例が示されています。
視力・聴力・筋力・持久力などの加齢による変化をふまえ、「事故や負担を未然に減らす」ことが目的ですが、その整備は最終的に“どの世代の働き手にとっても働きやすい環境づくりにつながる”という点が、エイジフレンドリーの大きな特徴です。
エイジフレンドリーはオフィスにも活かせる考え方
エイジフレンドリーで示されている環境整備の視点は、製造業や屋外作業に限らず、事務職中心のオフィス環境にもそのまま活かすことができます。実際、オフィスで働く年配従業員が感じやすい課題には、ガイドラインに示されている内容と共通するものが多くあります。
例えば、
- 小さな文字や資料が読みづらい（視力の変化）
- 長距離の移動が疲れにつながりやすい（筋力・持久力の変化）
- 会議の音声が聞き取りにくい（聴力の変化）
- 新しい会議システムやICTツールに戸惑う（習熟スピードの変化）
といった課題は、いずれもエイジフレンドリーが対象とする「身体機能の低下による負担の軽減」と一致します。
そのため、照度の調整、段差の解消、使いやすい設備・機器の導入、作業方法のシンプル化 といった改善は、オフィスにおいても高い効果を発揮します。
さらに、こうした整備は年配層だけでなく、若手を含む全ての従業員にとって働きやすさの向上につながる点も大きなメリットです。オフィス移転はレイアウトや設備を見直せる絶好の機会であり、エイジフレンドリーの考え方を取り入れることで、より快適で安全な職場づくりを実現させるチャンスでもあります。
オフィス移転で優先したい3つの視点
エイジフレンドリーの考え方をオフィスに取り入れる際、どこから整備すればよいのか迷う企業も少なくありません。
特に移転時はレイアウトや設備をまとめて見直せるため、「環境」「設備」「ツール」の3つの視点を軸に考えると、年配従業員の働きやすさを無理なく高めることができます。
以下では、その3つのポイントを順番に解説します。
1. 見えやすさ・移動しやすさ（環境面の改善）
年齢とともに視認性や身体の持久力が低下しやすいため、オフィス環境における“見え方”や“動きやすさ”は、年配従業員の負担に直結します。
照明の明るさや動線のわかりやすさ、段差の有無など、エイジフレンドリーの基本となる項目を移転時に整えることで、安全性と快適性のどちらも向上します。
照度の確保とムラの解消
暗い場所や明るさのムラは、目の疲れや視認性、集中力低下を招きます。執務エリアだけでなく、会議室、通路、休憩スペースなどの照明も均一化することで、視認性が大きく改善します。年齢を重ねるとグレア（眩しい光）への耐性も低下するため、眩しすぎない適切な明るさの確保が重要です。
段差・配線によるつまずきリスクの解消
オフィスには目立たない段差や配線カバーが残りがちです。こうした段差も転倒リスクにつながります。移転時にOAフロア化やスロープ設置などの工夫を行うことで、安全性が大幅に高まります。
移動距離を短くするレイアウト
コピー機、会議室、トイレ、給湯室など日常的に使う設備は距離が遠いだけで負担になります。利用頻度の高い設備をフロアの中央に寄せるなど、移動負担の少ないレイアウトを検討するとよいでしょう。
2. 体の負担を減らす設備の見直し
年齢とともに筋力の低下や関節の加齢影響で腰痛などのリスクが高まるため、身体的負担を軽減する設備を整えることは欠かせません。
位置や大きさ、高さなどを調整可能な設備を導入することで、姿勢の偏りや疲労を抑えることができます。こうした環境は、年配層だけでなくすべての従業員にとっての働きやすさ向上につながります。
椅子・デスクの調整機能
背もたれの角度や座面の奥行きが調整できるタイプは、腰や肩への負担を和らげます。他にも昇降デスクは立ち座りの負担を減らし、同じ姿勢での作業が続きがちなデスクワークでの負担軽減に効果的です。
モニタ位置の調整
モニタの高さや角度が合っていないと、首や肩、腰への負担が大きくなり、長時間の作業ほど疲れが蓄積します。モニタアームを用いて高さや角度を調整し、視線と同じ高さへ調整することが疲労軽減に効果的です。
会議室の音環境改善
年齢とともに音の聞き取りづらさが増すため、会議室に吸音材を設置したり、高品質のマイク・スピーカーを導入したりすると会議中のストレスが軽減されます。これらの設備はオンライン会議の音声トラブルを減らすことにもつながります。
3. 業務ツールと情報管理の使いやすさ
従業員が安心して業務を進められるようにするには、日々の作業手順がわかりやすく、迷いなく進められる状態であることが重要です。
エイジフレンドリーガイドラインでも、物理的環境の整備だけでなく「作業方法の工夫」「過度な負担を避ける業務設計」 が重要な視点として示されています。
連絡・申請・共有の流れをできるだけ一本化する
メール・紙・口頭など連絡手段が分かれていると、どこを確認すればよいか迷いやすくなります。連絡、予定共有、申請、ファイル共有などをできるだけ同じ仕組みにまとめることで、「この情報はここを見ればよい」という分かりやすさが生まれ、年配層の負担も軽くなります。
書類やファイルの保管ルールをシンプルにする
フォルダ階層が深すぎたり、名前の付け方が人によってバラバラだったりすると、目的のファイルを見つけるだけで時間がかかります。移転のタイミングでフォルダ構成や命名ルールを見直し、「浅い階層」「誰にとっても意味が分かる名前」を意識して整理しておくと、探す負担を減らすことができます。
基本的な手順やルールを見える化しておく
社内申請の流れや設備の予約方法などのやり方が人によって違うと、特に年配従業員は戸惑いやすくなります。よく使う手順やルールを簡単なマニュアルや案内資料にまとめておくと、「やり方が分からず止まってしまう」場面を減らせます。こうした取り組みも、ガイドラインの趣旨に沿った「作業方法の工夫」の一つといえます。
移転前に把握すべき“年配層の困りごと”
設備を整えるだけでは見えない課題も存在します。移転前に年配従業員の声を聞くことで、優先すべき改善点が明確になります。
- 明るさの不足
- 動線の長さ
- 会議中の聞き取りにくさ
- 新しい機器への不安
- 収納量の過不足
アンケートやヒアリングで現状を把握し、移転後のフィードバックも合わせて実施すると、運用面の改善につながります。
まとめ
エイジフレンドリーの視点は、オフィス環境にも十分に活かせるものです。
オフィス移転はレイアウトや設備、運用を一度に見直せる機会であり、年配従業員の働きやすさに配慮することは、全従業員の生産性と安全性の向上にもつながります。
移転計画の段階からエイジフレンドリーの視点を取り入れ、誰にとっても働きやすいオフィスづくりを進めてみてください。
