オフィス移転ではオフィス家具の見直しが必ず必要です。
現在使用している家具を移転先でも流用するか、新しく購入するか悩んでいる担当者の方も多いのではないでしょうか。

オフィスで利用する家具は寸法や重量、数量が大きく、容易に入れ替えることはできません。

また、オフィス家具の処分方法次第ではコストを削減できる可能性もあります。
オフィス移転でのコスト削減が難しいため、このメリットは非常に大きいです。

以上のように、移転に伴うオフィス家具の見直しは非常に重要なため慎重を期す必要があります。

そこで今回は、オフィス移転の際にオフィス家具を見直す条件やポイント、選定基準、また不要になる家具を活用したコストの削減方法について解説します。

A.オフィス移転時にオフィス家具を大きく見直すべき条件

まず、オフィスのレイアウトは、広さや目的に合わせて組まれるため、オフィス家具もそれに沿ったものが必要になってきます。
そのため、新しいオフィスに移転する際は家具の見直しを図ることをおすすめします。

その中でも特に大きな見直しが必要になる条件について見ていきましょう。

A-1.オフィスの規模を変更する場合

オフィス移転では、少なからずオフィス規模や面積の変更が伴います。

移転理由として多いのは、事業の拡大縮小や社員数の増減などが挙げられます。
拡大縮小どちらであっても、既存のオフィス家具が合わなくなるということは大いに起こり得ます。

例えば、社員数が増え、オフィス規模が広くなる場合には、執務室でのデスクやチェアの数を追加する必要が出てきます。
また、打ち合わせやミーティングの頻度が増える可能性も考えられるため、会議スペースの増設や大きな会議用テーブルの導入なども検討するようにしましょう。

一方で、オフィス規模が小さくなる場合には、従来使っていた家具の配置が難しくなり、今までの家具が使えなくなる可能性があります。
その場合は、コンパクトな家具に買い替えるなどの検討が必要になるでしょう。

オフィスの規模に合わせた適切なレイアウトを組むためには、家具の数量や大きさを見直すことが必要です。

A-2.社員の働き方や職場環境の向上を図る場合

オフィス移転での家具の見直しは、社員の働き方や職場環境を再構築するチャンスでもあります。

例えば、リモートワークが増えて社員の出社が減っている企業の場合には、フリーアドレス制を導入することで、座席数が削減され、社員全員のデスクやチェアを用意する必要がなくなります。

他にも、Web会議が主流となった企業の場合には、防音効果のあるパーテーションなどを取り入れ、Web会議用の小スペースを作ると利用性も高まるでしょう。

社員の働き方やニーズを考慮し、最適な家具を選ぶことが重要です。

A-3.現在のオフィス家具の状態を考慮する場合

現在使用している家具の機能性や耐久性も考慮する必要があります。

例えば、長年使用している家具の場合には、新しいものに入れ替える方がメンテナンスや交換の頻度を考えると、長期的なコストの節約に繋がる可能性もあります。

移転のタイミングを利用して適切な家具に入れ替えましょう。

B.オフィス移転時の家具の見直しポイントと選定基準

オフィス家具を見直すときのポイントと新調する際の選定基準について確認していきましょう。

B-1.執務室用のデスク・チェアの見直しポイントと選定基準

B-1-1.オフィス移転の際のデスク・チェアの見直しポイント

執務室のデスクとチェアを見直すときは、移転先のレイアウトを確認し、その配置に合う大きさや数量なのか必ず確認するようにしましょう。

デスクワークの仕事において、デスクとチェアは業務効率に関わる重要なオフィス家具です。
現在使用しているデスクの利便性や椅子の座り心地などが悪い場合には、移転の機会に買い替えを検討するのがよいでしょう。

また、スチール製のデスクであれば一般的に耐用年数が15年と言われていますが、使用状況や消耗度合によっては見直すことをおすすめします。

B-1-2.デスク・チェアの選定基準

デスクを選ぶ時は、高さと作業スペースの広さが選定のポイントになります。
高さは、組み合わせるチェアの高さを考慮して検討するようにしましょう。
作業スペースにおいては、デスクでの作業内容に加え、机上に置くパソコンやモニターなどの大きさを考慮する必要があります。

チェアを選ぶ時は、疲れにくさが重要なポイントです。
背もたれのフィット感や座面のクッション性がしっかりしていると、腰や背中をしっかり支えることができ、長時間の作業でも疲れにくくなります。
また、背もたれなどは熱がこもりやすいので通気性の良い素材を選ぶことをおすすめします。

執務室のデスクとチェアは、社員が長時間使用するため、体への負担を考慮した質のいい家具を揃えるようにしましょう。

B-2.会議用テーブルの見直しポイントと選定基準

B-2-1.オフィス移転の際の会議用テーブルの見直しポイント

会議用テーブルを見直すときは、移転先での会議スペースの広さや収容人数の確認をおこなうようにしましょう。

会議やミーティングの種類によっては、適切なサイズや形状が変わってきます。
使用目的を考慮し、必要に応じて追加の購入や買い替えを検討するようにしましょう。

B-2-2.会議用テーブルの選定基準

会議用テーブルを選ぶ時は、目的に合った適切なサイズなのかがポイントです。

ある程度の人数が参加する会議や、取引先など社外の人も利用する場合には、長方形の大きめのテーブルが適しているでしょう。
一方、小規模なグループミーティングなどには、コンパクトなテーブルのほうが心理的な距離も縮まり、コミュニケーションの促進にも向いていると言えます。

その他、テーブルの機能性や設備についても確認しておくと良いでしょう。
Web会議に使うことが多いテーブルであれば、電源タップやUSBポートなどの設備が付いていると便利です。

会議用テーブルは、コミュニケーションの取りやすさや円滑な会議の進行にも関わってくるため、社員のニーズも抑えた適切なものを選ぶようにしましょう。

B-3.収納家具の見直しポイントと選定基準

B-3-1.オフィス移転の際の収納家具の見直しポイント

収納家具を見直すときは、オフィスの間取りに合わせたスペースの活用や利便性を考えた配置に対応できるか確認する必要があります。

また、長年使用していたり、劣化が進んでいたりする場合には、新しい収納家具を検討するほうがよいでしょう。

B-3-2.収納家具の選定基準

収納家具を選ぶ時は、必要な容量や収納方法が適しているかが選定のポイントです。

収納する書類やツールを考慮し、十分な収納スペースがあるか確認しましょう。
例えば、書類やファイルが多い場合には、少なくともA4サイズが入る棚や引き出しが必要になります。

また、オフィスのスペースが限られている場合には、垂直スペースの活用や可動棚の導入などを検討するとよいでしょう。

C.オフィス移転で不要になる家具を活用してコストを削減する方法

先述の通り、オフィス家具の処分におけるコストの削減効果は非常に大きいといえます。

オフィス移転ではコストが膨らみがちなものほど削減が困難です。
例えば重量物の運搬は自力での作業が難しく、業者に依頼せざるを得ません。
また、工事業者や加入する保険はオーナーから指定されていることが多く、自力で費用の削減を試みようとしても限界があります。

そのため、オフィス移転でコストを大きく削減できる可能性は限られ、そのひとつがオフィス家具の処分方法です。
コスト削減に繋がる可能性のある処分方法を見ていきましょう。

C-1.不要なオフィス家具を買取りしてもらう

一つ目は、不要なオフィス家具を専門業者に買い取ってもらう方法です。

最近では、オフィス家具に特化した買取業者も出てきています。
また、オフィス移転の業者で家具の買取サービスを提供しているところもあるので、まずは依頼する移転業者に相談してみるとよいでしょう。

買取金額次第では、廃棄処分や引っ越しの運搬費用以上の金額になる可能性があります。

また、リユースにもつながるため、環境に配慮した処分方法とも言えるでしょう。

C-2.現在のオフィスに家具を残したまま退去する

大幅なコスト削減に繋がるのが、居抜き退去と言われる設備や備品をそのままにオフィスを退去する方法です。

退去する側にとっては家具を現在のオフィスに残すことができ、処分費用を抑えることができます。

ただし、居抜き退去はビルオーナーや管理会社の許可と、入居を希望する借主とのマッチングが必要になるので注意が必要です。

内装などに力を入れているオフィスの場合には、そのままでも借主が見つかる可能性が高いので、居抜き退去が可能か管理会社に確認するようにしましょう。
大幅な費用削減が見込まれる場合には、交渉するに値する方法と言えます。

D.オフィス移転時の家具の見直しでより良いオフィス環境を整えよう

オフィス家具は、オフィスの広さやレイアウトを考慮し、目的に合わせた家具を配置するようにしましょう。

また、機能性や耐久性を考えると、今使っているものから新しく買い替えることで長期的に見てコストの削減に繋がる可能性もあります。

オフィス移転の際は現在の家具の見直しを図るようにしましょう。

家具の選定などは、依頼する移転業者や内装業者など、プロからのアドバイスをもらうのもおすすめです。

社員の働きやすさとコストを考え、自社に合ったより良いオフィス環境を整えていきましょう。