オフィス移転のコストを下げるためのポイントとは？注意点を解説
オフィス移転は企業にとって大きな転機となるイベントですが、それだけにかかるコストは非常に大きく、少しでも費用を抑えたいという方は多いかと思います。この記事ではオフィス移転でコストカットを検討する際に注意すべきことをまとめています。
A.適切な支出を見極めてコストを下げる
オフィス移転にかかる費用はいくつか種類があり、賃貸物件の場合は退去の費用と入居の費用がそれぞれ必要になります。
退去費用
退去費は原状回復のための工事費用が大きくなりますが、経年劣化まで修繕しなければならず、避けられない支出の一つです。普段からオフィスの損傷に気をつけていれば問題はありませんが、あらかじめ退去を見越して損傷しにくいオフィスを選ぶことでこの費用を抑えることができます。とくに人の出入りの多いスペースや出入り口には傷がつきやすい素材を選ばないことや、通路を広く取り混雑を避けるといった工夫が効果的な場合があります。
入居費用
入居の費用には敷金や礼金といった支出に加え、移転先の内装工事や電気通信設備の配線と設置にかかる作業費が必要になります。オフィスの規模にもよりますが、オフィス移転から内装工事、配線工事、事務手続きなどワンストップで行ってくれる企業を選ぶと複数の業者を利用するよりも費用も手間も削減される場合があります。
ただ、入居する物件によっては指定された保険プランへの加入を余儀なくされたり、指定の施工事業主にしか工事が依頼できなかったりする場合もあります。その場合はオフィス移転業者の選定や自社の工夫が制限され、指定業者から提示された金額で依頼せざるを得なくなります。物件選びの際には入退去の際の制約についてもよく確認し、認識の相違が無いように注意しましょう。
事務手続きや届出代行などの外注費用
事務手続きや届け出の代行は必ずしも専門家が行わなければならない作業というわけではありません。そのため外注費コストを削減するために、外部の専門家に依頼せず社内で行おうと考える企業もいます。
ただ、こうした部分のコストをあまりに削減してしまうと、思わぬ事故による支出の増大のリスクがあるため注意が必要です。例えば手続きを社内で行うにしても人手が割かれてしまうだけでなく、慣れない作業で不備があった場合、オフィス移転にかかる作業にも遅れが生じてしまう事態も考えられます。必要な届出や手続きについては下記を参考にしてみてください。
オフィス移転はどの会社も予算を必要以上にかけないことを意識します。関連業者もそういったニーズにあったプランを用意するために、わかりやすい値段の低さにとらわれがちです。いずれも目先の費用だけではなく、手間や時間といった人的コスト、問題発生のリスクやその後の補償などを視野に入れて総合的に判断することが大切です。
什器などを買い替えることで運搬コストをカットする
オフィス移転で最も削減しやすいのが引っ越し費用ですが、運ぶ荷物が多いほど引っ越しサービスの作業員が多く必要になり、車両も大型になってコストがかさみます。また、オフィス街といった周辺の空間も限られた土地では、大型車両を長く滞在させることは好ましくありません。
そのため、スマートにオフィス移転を進めるためには運び出す荷物を最小限に留めることも重要です。たとえばオフィス家具の中でもスチール製のデスクやロッカーは耐用年数が15年ほどとされています。頻繁に買い替えるものではありませんが、すでに15年以上使用している場合や中古品を使用している場合には、オフィス移転の機会に処分してしまい買い替える方が、先々のことを考えるとコストカットになることもあります。使用頻度が高く痛みやすいオフィスチェアなども買い替えることで荷物を減らすことができます。耐久年数を踏まえてあらゆる備品の買い替えを検討してみてもよいでしょう。
不用品買い取りサービスを活用する
什器を処分する際には、廃棄するのではなく買取りを行っている企業に見積をお願いするのも効果的です。状態がよく再利用が可能なものであればプラスの収支にはならずともただ処分するよりも安い値段で引き取ってもらえる可能性が高いです。
引越し費用を削減するためには不要な備品を抱え込まないことや、保管している書類を適切に管理し、必要なものだけが残されるように整理して細かな荷物を減らすことが重要です。
居抜きという選択肢も視野にいれる
移転日まで１年以上期間に余裕のある状況であれば居抜き退去という方法もあります。居抜きは負担が大きくなりがちな原状回復工事を省略できるので、大幅にコストを下げることができます。ただ、時間があっても契約条件により不可能な場合やビルオーナー側からの承諾が得られない場合がある点など注意が必要です。下記のような記事を参考にして、事前に注意点をよく確認するようにしましょう。
まとめ
オフィス移転はコストが大きく様々な支出が必要ですが、オフィス移転の際には、コストだけでなくリスクも総合的に検討することが求められます。事務手続きや配線工事などワンストップで提供する企業を利用することで外注費を抑えられる場合もあります。また、家具の買い替えや居抜き物件の選択により、引越し費用や原状回復費用を削減することも可能です。広い視野をもってコスト削減に挑むように心がけましょう。
