オフィス移転先のレイアウト作りで心得ておきたい5つのポイント
オフィス移転を検討している企業担当者にとって、移転先のオフィスに合わせてレイアウトを一から考えることは、移転作業の中でも頭を抱えることではないでしょうか。
しかしながら、オフィス移転をきっかけに、従来のレイアウトで使い勝手が悪いと思っていた箇所を改善したり、家具を新調して社内の雰囲気を変えたりと、心機一転を図ることができます。
また、オフィスレイアウトは、業務効率の向上や働きやすさの改善にも繋がることなので、手を抜かずしっかりと考えたいものです。
この記事では、移転先のレイアウト作りにおいて心得ておきたい5つのポイントを紹介します。
オフィス移転の目的とレイアウトのコンセプトを明確にしよう
より良いオフィスレイアウトにするために、まずはオフィス移転の目的とレイアウトのコンセプトを明確にすることから始めると良いでしょう。
オフィス移転を進める中で、デザインの決定や細かな確認など、担当者は都度意思決定が求められます。
状況によっては判断に困るケースも出てくるでしょう。
そのような場面においては、本来の目的に立ち返り、なぜオフィス移転をするのか、どのようなオフィスにしたいのかという目的とコンセプトを明確にしておくことで、判断に迷ったときでも効率よく意思決定ができます。
一般的にオフィス移転の目的として、以下のような例が挙げられます。
・社員の増加やビジネスの拡大に伴い、新規オフィスが必要となったため
・業務の効率化を図り、働きやすいオフィス環境を整えるため
・社員の働き方やさまざまな業務スタイルの変化に対応するため
上記の例を参考に、自社でのオフィス移転の目的を振り返り、レイアウトのコンセプトを定めていきましょう。
目的とコンセプトが明確であればあるほど、一貫した判断ができます。
移転後のオフィスレイアウトの具体的なイメージを持っておく
オフィスレイアウトのイメージを具体的に持っておくことは大切です。
オフィス移転の計画段階でイメージが一切ないまま進めてしまうと、あらかじめ想定していた工期や予算を超過する可能性が考えられます。
最終的なレイアウト案の作成は業者に一任するとしても、事前にある程度のイメージを持って相談すると話がスムーズに進みます。
また、イメージを考える際には、先に紹介したオフィス移転の目的やレイアウトのコンセプトから逸脱しないよう注意しましょう。
レイアウトが先行して、当初の目的やコンセプトが置き去りになると元も子もありません。
以下に挙げるオフィスの目的やコンセプトに沿ったレイアウト案を参考にしてみてください。
コミュニケーションの活性化を目的とした島型（対向式）
島型は、デスクを対向してまとめるスタイルで、従来のオフィスで最もポピュラーな型式です。
部署やチームごとで固まり、それぞれが向かい合って仕事を行うので、会話が生まれやすい特徴があります。
チーム内でのコミュニケーションの活性化を図りたい企業に向いているといえるでしょう。
また、必要に応じて社員が集中できる環境にしたい場合には、パーテーションなどを用意すると一時的にデスクを仕切ることができ、防音対策にもなるのでおすすめです。
社員の勤務体系や業務スタイルに柔軟に対応できるフリーアドレス型
フリーアドレス型は、個人個人に固定のデスクや席を決めず、社員が自由に選択することができるスタイルです。
自席を決めないことによって、部署の垣根を越え、横断的にコミュニケーションを図ることができます。
また、リモート勤務や時短勤務、シフト制などさまざまな勤務体系や業務スタイルを取り入れている企業では、オフィスに出社する人数が少ない日もあるでしょう。
社員一人ひとりに固定した席を用意すると、日によって誰も利用しない空席が複数できるため、無駄なスペースが発生してしまいます。
このような場合でもフリーアドレス型は有効です。
席を固定せずに必要最低限の数を設けることで、無駄なスペースを削減できる可能性があります。
業務効率の向上を目的としたアクティビティ・ベースド・ワーキング型
アクティビティ・ベースド・ワーキング型は、個人作業用、チーム作業用、ミーティング用など業務内容に応じて、オフィス内で異なるスペースを用意するレイアウトです。
その時の業務内容に応じて、適切なスペースを社員が選択できるため、業務効率の向上が期待できます。
社員の能動的なスペースの選択を前提としたレイアウトのため、自己裁量性の高い、1日の中でも業務内容が著しく変化する業種・業態の企業に適しているといえるでしょう。
社員の働きやすさやオフィスの利用方法を考慮し、自社に合ったレイアウトイメージを固めていきましょう。
社員人数に応じたオフィスのスペースと通路を確保しよう
社員人数に応じたスペースや通路の確保は、オフィスレイアウトを設計する上で必要不可欠です。
では、一体どのくらいの面積や寸法が必要なのでしょうか。
業務スペースの面積
1人の社員が業務を行うためには、最低2〜3坪（約6.6〜10平方メートル）が必要だと言われています。
社員10人程度のオフィスの場合であれば、最低20坪（約66平方メートル）のスペースを確保しましょう。
通路幅の寸法
通路の幅が1mの場合、すれ違うことはできますが、いずれか1人が待機しなければなりません。
2人がすれ違うためには、少なくとも1.4m〜1.6m程度あるのが望ましいでしょう。
オフィスのデザインを考える際は、働きやすいゆとりのあるスペースとスムーズに行き来できる通路幅を確保した上で、社員の動線を想定し、デスクや書類棚などの配置を決めていきましょう。
自社に合うオフィス移転業者を選定しよう
オフィス移転において、どのような業者に依頼をするのかも重要なポイントの一つです。
例えば、内装デザインに強い業者にするのか、スピードが速くトータルで依頼できる業者にするのか、移転業者といっても強みや特徴はさまざまです。
移転業者を選ぶときは、以下の点を確認すると良いでしょう。
・自社の要望に沿ったレイアウトを考えてくれるか
・過去の施工実績や施工事例が依頼するイメージと近いか
・費用が明確になっており、依頼内容とその予算感が合うか
・イレギュラーなことが起きた時のための保証や連絡窓口の体制はあるか
上記の確認項目を参考に、自社のニーズを形にしてくれ、信頼できる業者を選定しましょう。
また、複数の業者に依頼する場合は、それぞれの対応範囲とその進行状況によって費用やスケジュールが変わってくるので注意が必要です。
オフィス移転に伴う法令について確認しよう
移転の際は、オフィスに関する法令や規則を必ず確認するようにしましょう。
オフィスには、火事や災害時などに命を守り、被害を最小限にするため、必要な条件が法律によって定められています。
例えば、オフィス内のスペースの確保が挙げられます。
消防法や労働安全衛生法、建築基準法、ハードビル法など各法令で定められたスペースがあるため、オフィスレイアウトを考える際には考慮する必要があります。
その他にも、消防法の場合は、消火や警報・避難設備などの設置が義務付けられています。
排煙設備が必要なエリアを設けるなどの注意が必要な上、建築基準法においてはパーテーションで仕切ったスペースも部屋とみなされるので、さらに注意が必要になります。
レイアウトをデザインする際は、規定から外れないよう各法令を事前に確認するようにしておきましょう。
オフィス移転を機により良いレイアウトを作りましょう
オフィス移転において、レイアウトの設計は社員の働きやすさを左右する重要なポイントです。
信頼できる業者であれば、レイアウトについて親身に相談にのってくれ、アドバイスを受けながら進めることもできるでしょう。
今回紹介したオフィスレイアウトで心得ておきたい5つのポイントを押さえながら、快適な空間作りに取り組みましょう。
