事業拡大などのためにオフィス移転を考えている企業もあるでしょう。しかし、オフィス移転は多くの作業が必要なので何かと手間がかかります。効率が悪ければ時間があっという間に過ぎてしまいます。他の手続きに時間を割いているうちに移転当日が近くなったということにもなりかねません。直前で慌てないように荷造りのコツについてお伝えします。

必要なものを用意して作業を分担する

荷造りに必要なものはダンボール箱・ガムテープ・エアーキャップ・ラベルシートがあります。ラベルシートは内容物やワレモノ注意や廃棄処分などの記載等に使用します。必要な量は作業しながら調整していきます。最初にどの程度確保するか大まかに計算してチェックリストを作成しておきましょう。

それに加えて誰がどの場所を担当するか分担することでやり忘れなどの不備を防ぐことができます。全体の進捗を把握するリーダーも配置しましょう。大事な責任者として細かくフォローし、遅れが出ないよう調整します。

作業開始は余裕をもっておこないましょう。ほかの業務が忙しいことを理由に遅れれば前日になって慌てることになります。

ダンボール箱に表記する点はいろいろある

オフィス移転では多くの書類などを梱包して整理します。部署や課が分かれている企業が多いのですべてをまとめると混入や紛失につながる恐れがあります。また、通常の業務もあるので移転作業や梱包作業だけに時間を費やすことも難しいです。

身の回りの整理や梱包は社員がおこないますが大きなオフィスでは業者を呼ぶこともあります。そのため通常のオフィスには多くの人が出入りすることになります。紛失のリスクを減らすには梱包後のラベリングは必須です。貼っていないと紛失や残される原因となるのでどんなものもラベリングしてください。

オフィスのラベルは一般家庭の引越しと異なり、書くのは名前だけではありません。部署や課の名前、フロア名称。担当者の名前などを細かく記載します。新しいオフィスのつくりが異なるなら新オフィスの部署や課の名称もしっかり記載しましょう。間違ったフロアに運ばれると見つけるのに時間がかかります。他の人が見ても分かるラベリングを心がけましょう。

ラベリングをスムーズにおこなうにはレイアウト図面を活用します。新しいオフィスのレイアウト図面に番号を決めてゾーンごとに分けておきます。ラベルには移転先のフロアと階数、部署と、課名、図面の番号を書きます。消えないマジックで書いてなるべくラベルの色を分けましょう。

ダンボールに貼る位置は上面ではなく側面が良いでしょう。重ねることが多いので側面だとすぐに確認できます。割れやすいものには「われもの注意」の印をつけましょう。オフィス機器のラベルは種類ごとに貼る場所を決めます。企業内で統一することでオフィス移転時に分かりやすくなります。

オフィス機器が多くある場合はバラバラになりやすいものは一つ一つにラベルを貼ります。大きいものはラベルを複数貼ると分かりやすくて便利です。どんな荷物であっても他の人が見て分かりやすくすることが大切です。自分の書類や資料を実際に運ぶのは業者である可能性もあります。

スムーズに移転するためのポイント

単に荷物をまとめるだけでは終わりではありません。オフィス移転後の設置をスムーズに終えることが完了のへの道です。いくつかポイントを押さえておきましょう。

荷造りの作業で特に時間を要するのが運搬する書類や機材の梱包です。手間のかかる作業ですが運搬の際に傷や破損してしまってはいけません。会社の大事なものに傷をつけないためにも必ずエアーキャップやプチプチ(気泡緩衝材）でしっかり包みましょう。他にも包装用クラフト紙があります。包装用クラフト紙は梱包に使うだけでなく、ダンボール箱の隙間を埋める詰め物としても便利です。

ダンボール箱には移転先が分かるように表記してください。記載を怠ると移転先にすべてを確認して振り分けないといけない大変な作業が発生します。書類の棚やデスクなどの大型備品にもラベルを貼り付けましょう。どの部署で使用されてどこに設置すべきか一目瞭然となります。

また、引き出し付きのデスクは運んだときに開いて中身が出たり落とす可能性があります。運搬時に非効率となり危険なので養生テープで固定しましょう。

パソコンを運搬する場合、中には重要なデータがぎっしり詰まっています。何らかのトラブルが起きればデータが破損するリスクが発生します。大切なデータは事前にバックアップを取っておきましょう。バックアップを取ったら社員が電源コードを抜いてください。

オフィス移転時に廃棄処分する備品もあるでしょう。廃棄する予定の部品を各部署に放置したままだと後の作業が大変です。廃棄物は一か所にまとめて廃棄する表記と排出元をラベリングしておきます。これから移動させる荷物と区別しやすくしましょう。

スムーズにオフィス移転をおこなうには事前の準備が大切です。特に荷造りにおいてはまとめるだけでも結構な時間がかかるので、前日から始めても間に合わない可能性があります。ラベリングは詳細の場所を他の人が見ても分かりやすいように表記します。傷つけないためにもエアーキャップなども忘れずに詰めてください。

通常の業務をしつつも、少しずつでいいので余裕をもって荷造りしていきましょう。1週間前から作業を始めるのが理想です。梱包資材は大量に必要なので資材も不足しないように対応しましょう。