オフィスの移転は、企業の活動において、多くの費用や時間がかかる大掛かりなものです。
今回は、費用面でのコストを削減するポイントや費用の種類を解説します。オフィスの移転を検討される際は、ぜひ参考にしてください。

【項目・概算】オフィス移転にかかる費用とは

以下の表で、オフィス移転にかかる費用の項目と相場についてまとめました。

このように、費用項目は多岐にわたり、金額は企業の規模によって変動します。自社のケースでかかる正確な金額については、見積もりをとることが大切です。

オフィス移転でコスト削減をするには

オフィスの移転にかかる費用面でのコストを削減するために、4つのポイントがあります。
ここでは、それぞれのポイントについて解説します。

複数の業者で見積もりをとる

オフィスの移転にかかる費用を削減するためには、複数の業者から見積もりをとることがおすすめです。
複数社の見積もりを比較することで、おおよその費用を把握でき、価格交渉がしやすくなります。同じサービス内容でも、価格は業者によって異なり、細やかなサービスを求めると価格が高くなる可能性もあります。
自社が求めるサービスを確認し、適正な価格を相見積もりで見極めることが大切です。

移転計画は早めに企画する

移転計画の立案を早めにすることは、オフィス移転の費用削減に有効です。
オフィスの移転は、物件選びや内装工事、引越しなど、多くの工程を伴います。移転予定日まで余裕のない時期に移転計画を立案すると、スケジュールが短くなることで希望の業者に依頼ができなかったり、夜間作業が発生して余分な費用が発生したりする可能性があります。

また、移転作業を慌ただしく進めることは、立地やレイアウトなどの選択肢が狭まり、理想の移転実現を妨げる一因です。1年以上前から、余裕をもって計画を立てることがおすすめです。

繁忙期を避けて引越しする

費用コストを削減するために、移転時期は、2〜4月や9〜12月の繁忙期を避けることが大切です。
年度末前後は新入学・新入社の時期であり、年末は作業進行の区切りとして移転を検討するオフィスは多いといえます。

こうした繁忙期には引越し業者の需要が高まるため、移転費用も高くなる傾向があります。また、予約が取りにくく、予定していたスケジュールでは移転できない可能性が高いでしょう。閑散期に移転を計画することは、引越し費用を削減するための重要な手段です。

使用できる備品は再利用する

新しいオフィスでも使用できる備品は、再利用することが大切です。
家具や備品をすべて新しく買い換えると購入費用が大きくなるため、使える備品は移転後に再利用すると、破棄費用や新品の購入費用を削減できます。どうしても新規購入を要する備品については、中古品で購入することも費用を抑える手段の1つです。

逆に、まだ使える機器や備品で、移転先に不要なものは、買取サービスの利用を検討することもおすすめです。処分する備品を減らすと、環境負荷の低減や社会貢献にもつながります。

コスト削減するための業者との交渉術

移転業者やオフィス管理者との交渉は、オフィス移転にかかる費用を削減する重要な方法です。ここでは、移転費用を抑えるための具体的な交渉について解説します。

新オフィスでできる交渉

新オフィスの契約時や入居時には、値引きできる要素がいくつかあります。以下では、新オフィスでできる交渉を2つご紹介します。

初期費用の値引きは「入居意思」を伝えてから

初期費用の値引きは、申し込む前や物件内見の直後を避け、「入居意思」を伝えてから提案することが大切です。
初期の段階で交渉をすると、不動産会社やオーナーからの心証が悪くなり、積極的に交渉に応じてもらえない可能性があります。不動産会社と信頼関係を築き、交渉しやすい関係性を作ることが、費用抑制の交渉をスムーズに進めるために重要です。

保証料の減額やフリーレント交渉をする

保証料の減額やフリーレント交渉は、費用面でのコストを削減できるポイントです。
保証料とは、入居者が賃料を支払えなくなったときに備えて、オーナーへ預ける費用のことです。与信のある会社であれば、信頼性が高いため、減額できる可能性が高いといえます。フリーレントとは、賃貸オフィスの契約において、一定期間であれば賃料が無料になる制度です。オフィスの移転でも活用でき、初期費用を抑えられます。具体的には、旧オフィスとの賃料が二重になる期間を短縮できるため、大幅なコストの削減が期待できます。

内装のレベルはしっかり希望を伝える

内装にかかる費用は工事内容によって変動するため、希望をしっかり伝えることが重要です。以前の内装や設備が残っている居抜き物件であれば、費用を抑えられます。一方、建物の骨組みだけがあるスケルトン物件であれば、工事を1から行うことが不可欠です。予算の上限を伝えずに内装を任せると、予想以上に費用がかさむ可能性があります。

レイアウトやデザインにこだわりがないときは、予算に合わせ、汎用性のあるデザインを提案できる業者を選ぶことが大切です。また、内装工事に使われる建材や部品の相場を知ることで、コストを抑えるための交渉ができます。

ワンストップサービスを利用する

ワンストップサービスを利用すると、オフィスの移転にかかる費用や手間のコストを大幅に削減できます。ワンストップサービスとは、オフィス移転のさまざまな手間をすべて引き受けて対応してもらえるサービスです。

移転する際に引越や内装レイアウトなどを個別の業者に依頼すると、費用がかさみ、各業者との調整にかかる手間が増えます。加えて業者間のスムーズな連携が難しいため、スケジュールが遅延する可能性があります。ワンストップサービスでは、引越しから原状回復、移転先のオフィスのレイアウトやデザイン、設備まで会社の希望も併せた一括対応が可能です。
ワンストップサービスを提供する移転業者については、こちらの記事もぜひご参照ください。

まとめ

オフィスの移転には、物件探しから内装工事、引越しなどのさまざまな工程があり、費用もかかります。
一方で、早めに移転計画を立てたり、繁忙期を避けたりすると、費用面でのコストを削減できます。

各工程で個別の業者に依頼すると、やり取りの手間や費用が増加するため、移転にかかる行程を一括で対応してもらえる、ワンストップサービスを利用することがおすすめです。