事務所移転をする際、取引先やユーザーなどへ事前に知らせることは重要です。一方で、「適切な案内方法が分からない」「例文を見てみたい」と考える人も多いでしょう。
本記事では、事務所移転のお知らせ方法や、文章作成の参考になる例文をご紹介します。

事務所移転を知らせる方法と例文

事務所移転を知らせる方法は複数あり、それぞれ事前に押さえたいポイントがあります。
ここでは、知らせる方法と、それぞれの注意点、作成に役立つ例文をご紹介します。

電子メール

電子メールで知らせる際は、内容を簡潔にまとめ、テキスト形式で文面を作成します。このとき、時候の挨拶は省略しても問題ありません。
移転のおよそ1か月前から2週間前までには知らせるとよいでしょう。
なお、BCC（一斉送信）ではなく個別に送る方法がおすすめです。

郵便物（はがき）

郵便物で事務所移転を知らせることは、最も丁寧な方法です。
はがきの場合、時候の挨拶を述べつつ、簡潔に短く文面を作成する点がポイントです。

郵便物（封書）

封書の場合は、本文をはがきと同様に作成し、正式な書面として体裁を整えましょう。
一般的には、句読点や段落を使わないことがマナーとされています。
時候の挨拶を含め、丁寧な文面を心がけることが大切です。

ホームページ

ホームページで知らせる場合は、自社をよく知らない不特定多数の人に見てもらうことを意識し、分かりやすさを重視しましょう。
お知らせは、ホームページのトップページや目のつきやすい位置に設定し、移転のおよそ2か月前から1か月前を目安に掲載します。

SNS

SNSでお知らせする場合は、既存ユーザーやリピーターだけでなく、自社に興味をもってもらえそうな人にもアプローチして情報を発信するとよいでしょう。
例えば、文面だけでなくMAP機能や写真などのコンテンツも併せて投稿すると、より多くの人の目に止まりやすくなるためおすすめです。
はがきの場合、時候の挨拶を述べつつ、簡潔に短く文面を作成する点がポイントです。

FAX

FAXでお知らせを送る際は、誤送信に細心の注意を払いましょう。
文字がつぶれて読みにくくなるケースがあるため、行間や文字の太さを確認したうえで送信します。
なお、FAXは郵送よりも早く相手に伝えられるだけでなく、担当者の元に直接届く可能性が考えられます。そのため、「代表者には郵便物、担当者にはFAX」と併用する方法もおすすめです。

事務所移転の案内文を作成する際のポイント

事務所移転の案内文を作成する際は、簡潔的な文章作成が重要です。
ほかにも、作成するにあたって事前に把握したいポイントがいくつかあります。
ここでは、事務所移転の案内文を作成する際、どのような点を意識すれば分かりやすく相手に伝えられるかを解説します。

移転先の詳細は箇条書きで明記

お知らせに記載する新事務所の詳細は、箇条書きが基本です。
少なくとも以下の情報を明記し、抜けや漏れ、誤りがないかをしっかりと確認しましょう。

• 郵便番号
• 住所
• 電話番号
• FAX番号
• メールアドレス
• 移転に伴う休業日や新事務所の営業開始日など

また、だらだらと記載せず、必要最低限の情報で簡潔に伝えることが大切です。

取引先に応じてお知らせの方法を変更

事務所移転の案内を知らせる際は、取引先に適した方法を選ぶことが大切です。
とくに、電子メールやFAXなどの簡略的な連絡手段を好まない企業も多いため、各社それぞれへの配慮が必要です。

例えば、「書面での正式な案内を好む企業」や、「FAXで気軽に受け取るほうがよい会社」など、特徴をあらかじめリストアップして適切な方法を選ぶとよいでしょう。
万が一、取引先の好まない方法でお知らせすると、今後の信頼関係に悪影響を及ぼす可能性があるため、慎重に選ぶことが大切です。

お知らせの方法に合わせて情報を追加

事務所移転の案内を知らせる際は、方法によって地図や写真などの情報を追加すると、相手に喜んでもらえます。

基本的にお知らせ内容は、日頃の感謝と移転先住所、そして今後に関する締めくくりと、事務的に済ませることが基本です。
一方で、移転先住所に加え、最寄駅の出口や駅からの道順などの説明も追加すると、取引先に好印象を与えられるでしょう。

また、電子メールでは地図画像や案内動画も添付できるため、より分かりやすく新事務所までのアクセス方法を伝えられます。
このように、相手により分かりやすく情報を伝えたい場合は、事務的なお知らせにひと工夫加えることがおすすめです。

準備とタイミング

事務所移転をお知らせする際、いつから準備すればよいのかや、どのようなタイミングで案内を送ればよいのかが分からない人は少なくありません。
ここでは、移転を知らせる準備の開始時期や、案内送付の適切なタイミングを具体的にご説明します。

準備への取り掛かりは移転先が決まったらすぐ

事務所の移転先が決まったら、すぐに準備に取り掛かりましょう。
お知らせするタイミングに期限はない一方、準備を後回しにすると適切な時期に送れなかったり、余裕がもてず確認不足のまま案内してしまったりする可能性があります。

その結果、双方の信頼関係に悪影響を及ぼしかねません。
このような事態にならないために、移転が決まったらすぐに準備を開始しましょう。
郵便物で送る場合は、遅くとも2か月前までには印刷を発注する必要があります。また、デザイン会社に依頼する場合は、さらに余裕をもって準備に取り掛かることがおすすめです。

タイミングは1ヶ月前から3週間前が適切

事務所移転のお知らせは、基本的に1か月前から3週間前までに伝えるとよいでしょう。
また、日頃から郵送物のやり取りが多い取引先に関しては、早めに知らせる必要があります。
電子メールやホームページは即時に反映される一方、郵送の場合は時間がかかるうえ、到着日時もそれぞれ異なります。

そのため、到着する日時ができる限り同じタイミングになるように、発送時期の調整も重要です。
とくに、取引先に複数の支店がある場合は、同時に届くような配慮をしましょう。

まとめ

事務所移転のお知らせは、できる限り早い段階から準備を始めることが大切です。
案内方法は取引先によって好みが異なるため、それぞれ適切なやり方を事前に確認するとよいでしょう。
また、案内文章には移転する旨を簡潔に分かりやすくまとめ、新事務所の情報を漏れなく記載します。
今後の信頼関係に悪影響を及ぼさないために、本記事の例文を参考にして、好印象を与えられる移転のお知らせを作成しましょう。