オフィス移転は、業務改善や費用削減など、大幅な社内改革を図る絶好の機会です。
本記事では、オフィス移転で得られるメリットや効果、移転を成功させるためのポイントを詳しく解説します。
オフィス移転で生じるデメリットも併せて紹介するため、ぜひ参考にしてください。

オフィス移転のメリットは？

オフィス移転は企業にとって大きな意思決定でありますが、業務環境の整備や従業員のモチベーション向上など、さまざまなメリットをもたらします。
ここでは、オフィス移転にどのようなメリットがあるのかを詳しく解説します。

業務効率化とモチベーションの向上

オフィス移転を機に職場環境を整備することで、業務効率の向上が見込めます。例えば、レイアウトを見直して快適な動線を確保したり、新たな設備を導入して従業員の利便性を高めたりできます。また、企業理念を体現する内装や、レイアウトに変更することで、従業員のモチベーションが向上し、生産性も高まるでしょう。

さらに、アクセスの良い立地に移転すれば、従業員の通勤負担を軽減し、働く意欲を高められます。これにより社内全体のパフォーマンス向上が期待できます。

オフィス移転に伴う環境整備は、「働きやすさと企業の成長を促進するための重要な施策」であると言えます。

社内コミュニケーションの活性化

オフィス移転は、コミュニケーションの活性化が期待でき、社内の組織力を高める絶好の機会です。
例えば、MTGや会議の場として活用できるスペースを設けることで、従業員同士の交流を深められます。また、他部署や席の離れた従業員同士が気軽に話せるレイアウトにすれば、これまで以上に情報を共有しやすくなります。
新たなアイデアが生まれたり、人間関係の構築が深まったりと、組織力の向上が期待できるでしょう。

会話が増えることで社内の雰囲気が明るくなり、従業員のストレス軽減や離職率の低下にもつながります。

企業のブランディング

オフィス移転は、企業のブランド価値を高められるチャンスです。
アクセスの良い立地やデザイン性の高いオフィスは、来訪者へ好印象を与えられます。

また、企業理念を体現したデザインにすることで、自社のブランド価値や魅力をアピールできます。これにより、企業イメージの向上、ブランディング強化にも期待できます。来訪者だけでなく面接で訪れる求職者にも好印象を与えられるため、採用効果も期待できるでしょう。
オフィス移転での企業ブランディングに成功すれば、ビジネスにおける信頼性や自社の魅力をより高められます。

多様な働き方への対応

オフィス移転は、従業員の柔軟な働き方を促進し、満足度向上に繋げることも期待できます。
例えば、Web会議専用の会議室や個室ブースを設けることで、従業員は自身の状況に合わせて働く場所を選べます。

また、オフィスの席が固定しないフリーアドレス制を導入すれば、必要な座席数を最適化し、オフィススペースを有効活用できるでしょう。多様な働き方で求職者に魅力付けができ、優秀な人材確保につながります。
オフィス移転に伴う働き方の多様化は、企業にとって大きなメリットとなるでしょう。

経費削減

オフィス移転は、経費削減においても高い効果を発揮します。
リモートワークに伴い、出社率に見合ったオフィス規模に変えることで、家賃や管理費などの固定費を削減できます。オフィス規模を縮小すれば、立地やグレードなどの選択肢も広がるため、より費用効果の高い物件に移転が可能です。

削減した費用は新規事業や成長戦略への投資に活用でき、新たな機会創出にもつながります。

オフィス移転は、利便性の向上と費用削減を同時に達成できる点が大きなメリットといえるでしょう。

安全性・防災性の向上

オフィス移転では、新しい建物によって災害での被害を最小限にすることが期待できます。
例えば、耐震性能や防火基準などの安全基準を満たすことで、万が一の事態に備えた労働環境が整います。避難経路も最新の基準で設計された建物を選ぶことで、災害が起きても被害を最小限に抑えられるでしょう。
安全性や防災性の高い建物は、従業員の安心感を高められるだけでなく、事業を継続するうえでも重要です。

オフィス移転の際は、BCP（事業継続計画）を取り入れ、周辺環境を事前に確認するとよいでしょう。

オフィス移転にデメリットはある？

オフィス移転にはメリットが多くある一方で、少なからずデメリットも発生します。
そのなかでもよく聞かれるデメリットには、以下の2つがあげられます。

• 手間・費用がかかる
• 立地による影響

それぞれ詳しく解説します。

手間・費用がかかる

オフィス移転には、膨大な時間や手間、そしてさまざまな費用が発生します。
一般的に、オフィス移転は半年から1年程度かかるといわれており、「大規模なプロジェクト」です。

移転先の選定をはじめ、現オフィスの原状回復や引越し作業など、業務工数は多岐にわたります。さらに、移転先オフィスの内装工事や契約手数料、備品購入などにも多額の費用がかかります。

オフィス移転と通常業務を平行して実施する場合は、総務を始めとする担当者に大きな負担がかかるでしょう。そのため、オフィス移転専用のプロジェクトチームを立ち上げることがおすすめです。

立地による影響

オフィス移転は、通勤時間の増加や利便性の低下など、立地条件によって様々なデメリットが生じます。
例えば、移転により従業員の中には通勤時間が長くなる人もいるかもしれません。また、移転先オフィスの周辺に、コンビニや飲食店などの店舗があるかどうかも重要です。

従業員にとって利便性の低いオフィスに移転するとことで、モチベーションが低下したりすることにもつながりかねません。

こうした事態を防ぐために、オフィス移転の際は従業員の声も取り入れ、立地を慎重に検討しましょう。

オフィス移転のメリットを最大化するには？

オフィス移転は、業務効率化や従業員の満足度向上、そして費用削減ができる絶好の機会です。一方、これらの効果を最大化するためには、どのようにしてオフィス移転を進めればよいのでしょうか。
以下では、オフィス移転の際に留意したいポイントをまとめました。

目的を明確にし入念な事前計画を立てる

オフィスを移転する際は、現オフィスの課題を洗い出し、解決するための目的を明確にします。そのうえで、移転スケジュールや予算など必要なリソースを盛り込み、入念な事前計画を立てましょう。

例えば、「費用削減のため家賃の安いところに移転したい」といった漠然とした理由で移転を進めると、快適性や従業員の生産性が低くなる可能性もあります。

このような事態を防ぐためには、理想の働き方を掘り下げて、移転する目的の明確化が大切です。そのうえで、優先順位やレイアウト設計などの判断基準を具体的に設定すれば、オフィス移転の効果最大化につながります。

従業員に納得してもらいながら進める

オフィス移転で成功するためには、従業員の納得と協力を得ることが欠かせません。
現在の働く環境に従業員が不満を抱いたままでは、たとえ移転しても効果は期待できないでしょう。また、生産性や満足度の低下につながる可能性もあります。

それを避けるためには、現オフィス環境の課題や不満を従業員から徹底的にヒアリングし、改善案を移転計画に反映させることが大切です。また、移転作業は従業員とコミュニケーションをとりながら進めましょう。

目的や進行状況を共有し、同じ意識をもちながら移転作業を進めることで、働きやすい新オフィスが実現できます。

オフィス移転の専門業者に相談する

オフィス移転の専門業者に相談すれば、移転にかかる負担を大幅に軽減できるだけでなく、スムーズな進行が可能です。
移転作業は多岐にわたります。慣れない移転業務と通常業務を並行して行うと、大きな負担がかかるため、専門的な知識と経験が必要です。
実績豊富な専門業者であれば、これまで経験してきたことをもとに、自社に最適な移転計画やアドバイスを提供してもらえます。また、トラブル時の対処も万全です。

その結果、スムーズな移転と効果を最大化したオフィス運営が実現できます。
社内で対応しきれないときは、専門業者の力を借りることも検討しましょう。

まとめ

オフィス移転は、費用削減や業務効率化に加え、働きやすい環境づくりにも効果が期待できます。その結果、従業員のモチベーションや生産性向上にもつながるでしょう。
移転を検討する際は、目的を明確にし、デメリットをしっかりと理解したうえで、従業員と連携しながら計画を進めることが大切です。