オフィスの移転が決まったものの、オフィス移転業者に依頼するべきか、コスト削減のため自力で移転をするべきか迷っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
オフィス移転は自力でできる作業もありますが、移転業者に依頼することで多くのメリットを享受できる可能性があります。
そこで今回のコラムではオフィス移転業者に依頼するメリットと、自力で移転作業をする場合のリスクを中心に解説していきます。ぜひ参考にしてみてください。

オフィス移転業者への依頼は必須なのか

先述のとおり、オフィス移転業者への依頼は必須ではありません。免許の取得が必要な作業を除けば、自力でもできます。
しかしながらオフィス移転は非常に多くの、複雑な工程が発生します。
自力での移転は、この複雑な工程を管理する必要もあることは抑えておきましょう。
以下にオフィス移転の大まかな流れを紹介いたします。

オフィス移転の大まかな流れ

【オフィス移転前】
・現在のオフィスの課題点を整理、新しいオフィスの物件探し
・現在のオフィスの契約解除手続き、原状回復作業の手配
・新しいオフィスの什器やOA機器の準備
・移転のスケジュール作成、管理、移転準備

【オフィス移転当日】
・荷物の搬出、搬入、配置
・関係各所への案内、届出を行なう

移転当日だけではなく、移転前にも多くの作業が発生します。
詳しくは下記のコラムで紹介していますので、ご一読ください。

オフィス移転を業者に依頼するメリット

では、オフィス移転作業を業者に依頼するとどのようなメリットが期待できるのでしょうか。
考えられるメリットを3つ紹介いたします。

オフィス移転に関わる労力を削減できる

自力でのオフィス移転では、自社の社員が基本的にすべての作業をしなければなりません。
オフィス移転業者に依頼すれば一括して任せることができるため、自力での移転に比べて労力を大きく削減できるでしょう。
複雑な工程もオフィス移転業者に管理してもらうことができれば、安心です。

移転時にトラブルが発生するリスクを抑えられる

作業量が多く、工程が複雑だからこそオフィス移転にトラブルはつきものです。
例えば、以下のようなオフィス移転時のトラブルが考えられます。

・移転作業中に什器を破損した
・複数の業者の作業がバッティングした
・ネットワークの配線に手間取り、業務に支障が出た
・法令基準を満たしておらず、レイアウトを再度変更する必要になった

特に初めてのオフィス移転を自力でする場合は、トラブルの発生リスクが非常に高くなります。
オフィス移転業者は専門知識や経験があります。自力での移転に比べてトラブルの発生リスクは抑えられるでしょう。
万が一トラブルが発生してしまった場合でも、スムーズな解決が期待できます。

なお、オフィス移転に関するトラブルは以下のコラムでも紹介しています。興味がある方はご一読ください。

業者によってはオフィスレイアウトの考案や内装工事も依頼できる

特に移転先のオフィスを別の会社が使っていた場合は、内装工事を要することが多いです。
また、内装工事にあたってはオフィスレイアウトを考案しなくてはなりません。
オフィスレイアウトの考案はデスクや什器などの配置だけではなく、導線や法令を加味する必要があります。
社員が働く環境を作るものですので業務効率にも直結します。

このようにオフィスレイアウトの考案や内容工事は非常に重要かつ、専門業者に依頼する必要がありますので、移転作業と一括して依頼できると安心です。

オフィス移転を業者に依頼しない場合のリスク

ではオフィス移転を業者に依頼せずに自力で行った場合は、どのようなリスクが発生するのでしょうか。
前述の業者に依頼するメリットに基づいて解説していきます。

自社の利益損失に繋がる恐れがある

自力でのオフィス移転では基本的に自社の社員が作業をします。この場合、通常業務と並行して移転作業をしなければならないため、通常業務が滞る恐れがあります。

また、自力ではできない工事などは業者に任せる必要があります。工事日程も加味して、自社の社員はオフィス移転作業の全体スケジュールを管理をしなければなりません。
スケジュール管理がうまくできなければ、オフィス移転は長期化してしまうでしょう。
オフィス移転中は基本的に会社は営業できません。オフィス移転の長期化により営業できない期間が長くなり、結果として自社の利益損失に繋がる恐れがあります。

オフィス移転時にトラブルが発生しやすくなる

作業に不慣れな社員が行うため、オフィス移転時のトラブル発生リスクが高くなります。
トラブルが発生すると什器の買い替えといったコストだけではなく、社員がトラブルを対処することで人的コストも余分に発生するでしょう。

オフィスレイアウトの変更に失敗する恐れがある

オフィスレイアウトを考案する場合は法令上の規定はもちろん、オフィスレイアウトがもたらす心理的な効果なども押さえる必要があります。
心理的な効果の一例としては社員同士のコミュニケーションを促進させたり、逆に各自の集中力を促進させたりすることが挙げられます。
専門的な知識のない社員にオフィスレイアウトの考案を任せた結果、期待とは反する効果が出て再度レイアウトの変更を余儀なくなされる可能性も考えられます。

その他にもオフィスレイアウトの失敗例はいくつか考えられます。詳しくは下記のコラムで解説していますので、ご確認ください。

オフィス移転業者に依頼するデメリットやリスク

最後に、オフィス移転業者に依頼するデメリットやリスクを紹介いたします。

オフィス移転業者への依頼コストが発生する

専門業者にオフィス移転作業を依頼すると作業費用が発生します。
ただし、これまで紹介した自力で移転する場合に発生しうるコストやリスクを加味すると、業者に依頼する方が安価になる可能性もあります。
見積書は無料で作成してもらえることが多いです。自社のニーズに合ったオフィス移転業者を見つけることができれば、まずは見積りを依頼してみてはいかがでしょうか。

悪徳なオフィス移転業者を選んでしまう

オフィス移転業者の中には、不必要な作業をして高額な費用を請求したり、法令を遵守せずに移転作業をしたりする業者もあります。
一社のみの相談では判別が難しいため、できるだけ複数の業者に話を聞くようにしましょう。
その他にも見積書の内容から業者を判別する方法もあります。詳しくは以下のコラムで紹介していますので、あわせてご確認ください。

自力でのオフィス移転を決断する前に十分な検討をしましょう

オフィス移転は自力でも可能ではありますが、多くのリスクを内包しています。
また、専門業者に依頼することで作業コストは発生しますが、多くのメリットもあります。

自力でオフィスを移転した結果、かえって業者に依頼するよりも効果になる可能性も考えられますので、十分に検討するようにしましょう。