オフィス移転は、企業の新たな出発点となる機会です。しかし、オフィス移転には、予想外の問題やリスクが潜んでいることも事実です。この記事では、オフィス移転で起こりがちな課題やトラブル、それらの対策について詳しく解説します。

オフィス移転で起こると想定される課題

オフィス移転における課題は、以下の5つが代表的です。

• 想定以上の費用がかかる
• 移転が計画よりも遅延する可能性がある
• 移転先オフィスの調査不足で起きる問題
• 導線が悪く業務効率が低下する
• 行政手続きの見落とし

ここでは、それぞれ詳しく解説します。

想定以上の費用がかかる

オフィス移転では、想定していた予算を大幅に超過してしまう可能性があります。具体的には、内装工事で追加工事が発生したり、新設備導入にあたって費用が必要になる場合です。

また、移転後の光熱費や交通費、備品の追加購入などにも費用が発生します。とくに、新オフィスに移転する場合、既存設備の撤去費用が見積もり以上になることもあるでしょう。計画後のレイアウト変更や、従業員の要望で備品を追加購入するケースも考えられます。
ビルが指定する工事業者への依頼が必須の場合、市場相場よりも費用が高額になるケースが多く、こうした問題は事前確認が重要です。

移転が計画よりも遅延する可能性がある

計画の見落としや不備などによって遅延する可能性があります。
移転プロジェクトの遅延は、ビジネスを進めるうえで大きな影響を及ぼします。とくに、内装工事の遅れは致命的ともいえるでしょう。ひとつの工程が遅れるだけで、後の作業すべてに影響が出ます。その結果、移転日程の変更を余儀なくされるケースが少なくありません。

また、新オフィスと旧オフィスの賃料二重払いや、営業停止期間の延長にもつながります。加えて、電話回線やLANなどのインフラ工事が遅れると最悪の場合、業務が開始できない可能性も潜んでいます。

移転先オフィスの調査が不足していた

移転の際、新オフィス周辺への調査が不足すると、従業員の不満や業務が非効率になってしまう恐れがあります。以下の内容を事前に把握し、トラブルを最低限に抑えられるようにしましょう。

オフィス周辺の利便性が低い

オフィスの周辺環境は、従業員や取引先にとって大切なポイントです。
例えば、銀行や郵便局、飲食店など、従業員の多くが利用する施設は、オフィスからアクセスしやすいかが重要です。

オフィスから交通機関のアクセスが近いことも重要なポイントです。オフィスから最寄駅まで遠すぎると、従業員にとって負担が大きくなってしまいます。来客がある場合も、予想外の苦労を掛けてしまうため、交通機関のアクセスが良いオフィス選びは欠かせません。

共用部が使いづらい

共用部が使いづらいと、業務に集中し快適に過ごす事ができ無くなってしまいます。
例えば、トイレや給湯室が狭すぎたり、エレベーターの数が少ないなどが挙げられます。一見問題ないように見えますが、毎日利用するとなると不便さを感じることになるでしょう。

また、共用部の清掃が行き届いてないと、来客に悪い印象を与えかねません。オフィスによっては管理会社が清掃を定期的に行っているかなども確認をしてください。

空調設備の自由度も重要なポイントです。空調が一括管理されているオフィスでは、暖房や冷房の切り替えができず、適切な温度管理が難しくなってしまう可能性があります。
こうした小さい不満は、従業員にとって働きにくい職場となってしまうため、事前調査をしっかり行いましょう。

セキュリティリスクが増加する

オフィス移転では、セキュリティリスクの増加が常に付きまといます。
例えば、警備体制が不十分で、誰でも自由に出入りできるビルだと、情報漏洩のリスクも考えられるため非常に危険です。リモートワークやDX化の普及で、従業員が機密情報を持ち出すことも懸念されます。監視カメラや入館システムが導入されているオフィスはそういったリスクを回避できる可能性が高くなるでしょう。
このように、オフィス移転ではセキュリティリスクが増加しやすくなるため、適切な対策が必要です。

業務効率が低下する

オフィス移転後の働きやすさが損なわれると、従業員の業務効率が低下する可能性もあります。例えば、オフィス内の動線やレイアウトが不十分だった場合、業務の進行が滞ると考えられます。

近年導入が進んでいるフリーアドレス制などを検討される方などもいるでしょう。柔軟な働き方の促進やコミュニケーション活性化、業務効率化などのメリットが挙げられます。しかし、会社によっては、従来と異なる体制に違和感や不満が出る可能性もあります。こうした取り組みは事前に従業員にヒアリングを行い、意思決定を行うようにしてください。

行政手続きの見落とし

オフィス移転に伴う行政手続きでは、対応すべきことが多く見落としや書類の提出ミスが発生します。

また、ビルの規模や用途に応じて消防計画を届け出たり、防火管理者を選任したりする場合もあります。万が一手続きを怠った場合、罰則を受けたり業務開始が遅延したりする可能性があるため、注意しましょう。

各書類の提出場所や期限はそれぞれ異なるため、届出が必要なものをリストアップし、期日内に終わるよう計画的に進めることが大切です。

オフィス移転で起こりうる課題への対策

オフィス移転の成功を実現するためには、課題を事前に把握し、適切な対策に取り組む必要があります。ここでは、オフィス移転で起こる課題に対して、どのように対策すればよいのかを具体的にご紹介します。

移転計画の策定

オフィス移転の成功には「事前計画」の策定が不可欠です。移転目的や方針を明確にすることで、タスクの優先順位が整理され、スムーズな移転につながります。また、十分な準備期間を確保することで、想定外の問題が起きてもゆとりを持って対応が可能です。

事前計画の策定方法として、チェックリストの作成があげられます。
移転前に詳細なチェックリストを用意し、一つひとつのタスクを洗い出すことで、移転プロセスを効率的に進められます。

半年～1年の計画を予定し、移転プロジェクト専用のチームを編成するとよいでしょう。オフィス移転でやることは多岐にわたります。一人だけで進めるのではなく、数名のプロジェクト単位で進めることで、タスクの振り分けを行うことができるでしょう。

移転先の入念な調査

オフィス移転先の入念な調査は、従業員の働きやすい職場を実現するための重要なプロセスです。

オフィス内はもちろん、設備やセキュリティシステム、共用部の確認を事前に行うことで、従業員が快適に働くことができます。また、テナントの広さが十分にあるかを調査したり、最寄駅からオフィスまでのアクセスにかかる時間を把握することも重要です。

とくに従業員のニーズを積極的にヒアリングし、それらを解決できるのかにも目を向けることが大切です。

移転費用の適正な見積もり

適正な見積もりと予算計画は、オフィス移転の成功における重要な鍵です。見積もり情報を詳細にすることで、予算超過や、移転後の予期せぬ出費を抑えられます。

移転に伴う工事や準備などの調査を行い、必ず複数の業者に見積もりを依頼しましょう。見積もりを比較検討し、費用を抑えたうえで予備費の余白を作ることが大切です。このとき、予備費は総予算の20％から30％程度にするとよいでしょう。

オフィス移転専門の業者に相談

プロの業者に相談すれば、移転業務の手間を大幅に軽減できます。さらに、スムーズな移転で効率的に新オフィスでの業務スタートが可能です。

オフィス移転の専門業者に依頼すると、事前計画の策定から引っ越し後のアフターフォローまで幅広く対応できます。プロの視点で各工程のミスや見落としを防ぎ、理想的なオフィス移転が実現できるでしょう。

複数業者に個々の工事を依頼すると、業者を探す手間や費用が増大する恐れもあります。移転専門業者に一括で依頼することで、業者探しの手間や工期短縮と費用削減が見込めるでしょう。

まとめ

オフィス移転で起こる課題を解決し、スムーズに進めるためには、事前準備の徹底と適切な対策が重要です。しかし、移転の知識が不足していたり、どのように進めればよいのかが分からなかったりするときは、専門業者への依頼が有効です。

プロのサポートで適切な計画と準備を進めれば、オフィス移転の成功を実現でき、自社の発展や新たなビジネスにつながるでしょう。