オフィス移転のプロジェクトチームの発足にあたり、担当者は本業を行いながら兼任することが多く、プロジェクトに専念することが難しい場合がほとんどです。
多忙な担当者がオフィス移転プロジェクトを成功させるためには効率的なプロジェクト進行が重要になります。その手段として、ワンストップサービスの利用が有効となる可能性があります。
本記事ではワンストップサービスの紹介や、どんな場合での利用がおすすめできるのかを紹介していきます。

A.ワンストップサービスの特徴

A-1.オフィス移転におけるワンストップサービスとは

ワンストップサービスとは、その名の通りオフィス移転に関連する様々な作業を1つの業者に委託できるサービスです。
これにより、多忙な担当者は、1つの担当先とのやり取りのみでオフィス移転を進めることが可能となるため、条件が合えば多忙な担当者の強い味方になり得る。

A-2.ワンストップサービスの利用がオススメの理由

上記の特徴を踏まえてワンストップサービスの利用がおすすめである理由を紹介いたします。

コミュニケーションコスト削減

作業内容ごとに異なる業者に依頼する場合、都度の打合せなどの対応が必要ですが、ワンストップであれば1つの業者とのみコミュニケーションをとればよいため、コミュニケーションコストの削減につながります。

スケジュールの調整がしやすい

1つの業者がオフィス移転に関する作業を引き受けるため、業者間のスケジュール調整が不要となり、スムーズなプロジェクト進行が期待できます。

費用削減

通常、業者ごとに手数料が発生するため、作業ごとに業者が違う場合は、依頼した業者の数だけ手数料を払う必要があります。
しかし、ワンストップサービスであれば、オフィス移転の作業をまとめて依頼できるため、複数社に手数料を支払う必要がなくなります。
また、ワンストップ業者は全ての作業をまとめて引き受けるため、それぞれ別業者に依頼するよりも作業単価が安くなる可能性が高まります。

その他の費用削減方法が気になる方は以下の記事も参考にしてください。

移転費用全体の費用が分かりやすい

ワンストップサービスであれば、オフィス移転費用一式の見積書が提示されるため、全体の費用を明確に把握できます。
これに対して、複数業者に依頼する場合は、作業ごとに見積りを貰う形となるため、全体の費用を把握することが難しくなります。

タスクのヌケモレが起こりにくい

複数業者に依頼する場合、作業ごとに業者が分担されるため、オフィス移転作業の全体像を把握することが難しくなります。その結果、業者間で共有すべき情報が抜けてしまったり、必要な作業工程が抜けているまま次の業者へ作業を引継ぎ、トラブルに発展する恐れがあります。
ワンストップサービスであれば、1つの業者が全ての作業を担当するため、情報共有がスムーズであり、このような作業工程の抜け漏れが起こりにくくなります。

A-3.ワンストップサービスを利用する際の注意点

便利なワンストップサービスですが、もちろん注意点もあります。
ワンストップサービスを利用する際は以下の点に注意して検討を進めてみてください。

特定の作業を専門業者に依頼できない

ワンストップサービスはオフィス移転に関わるサービスを全て請け負う事で、作業費用や手数料を抑えることができるサービスです。
例えば「内装にこだわりたいから、内装はデザイン会社に別で依頼したい」といった依頼方法は難しいです。
また、現オフィスの原状回復は、ビルオーナー指定の業者への依頼が必須となる場合もあります。
事前に契約内容を確認して、ワンストップサービスの利用が可能かチェックしておきましょう。

業者によって対応範囲が違う

この記事ではオフィス移転に関する全ての作業を依頼することをワンストップサービスとしておりますが、業者によってサービス範囲が異なる場合があります。
例えば「引っ越し作業まで」をワンストップと指していたり、「内装工事まで」をワンストップと指すこともあります。
具体的なサービスの範囲を確認し、認識の齟齬を避けるよう心掛けましょう。

B.ワンストップサービスの利用がオススメな場合

以上から、ワンストップサービスの利用がおすすめなのは、以下のような場合といえるでしょう。
・コミュニケーションコスト、移転費用を削減したい
・はじめての移転なので作業の抜け漏れが心配
・特定の作業に対して、依頼する業者が決まっていない

C.まとめ

以上より、ワンストップサービスの利用は、多忙な担当者の強い味方になってくれるでしょう。
しかし、条件によってはワンストップサービスの利用自体が難しい場合もあります。
オフィス移転の必須条件や現オフィスの契約内容を確認した上で、ワンストップサービスの利用を検討してみてください。