オフィス移転をスムーズに行うには、事前のスケジュールを把握してタスクを洗い出す工程が必要です。オフィス移転の担当者が行うタスクは膨大なため、エクセルやスプレッドシートなどで表を作成し管理することをおすすめします。

この記事では、オフィス移転に必要な準備とスケジュールについて解説します。オフィス移転で悩んでいる担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

オフィス移転のスケジュールを立てる前にすること

オフィス移転には綿密な計画を立てる必要がありますが、目的や方針がないまま計画を立てるのはスケジュール遅れやコスト増加などが起きるリスクがあります。まずは以下の2点を明確にしましょう。

• オフィス移転の目的を明確にする
• オフィスプランニングを立てる

ここでは、それぞれのポイントについて解説します。

オフィス移転の目的を明確にする

オフィスの移転を計画する際には、まず移転において最も重要視する目的を決めておきましょう。移転の目的例としては、以下のようなものがあります。

• 人員増加や業務の変化・追加のためにスペースの増加
• 逆に人員削減やテレワークの採用に伴う経費の削減
• 職場環境の改善
• 企業ブランドイメージの向上

最優先する目的を決め、その他のメリットの優先順位を決めておくことで新オフィスの選定やスケジュール策定がスムーズになります。

オフィスプランニングを立てる

オフィスプランニングとは、移転の目的・新オフィスのコンセプト・社員数や必要な什器やOA機器などに合わせて新オフィスのレイアウトや構造を決定することです。スケジュールを立てる前の段階においては、目的やコンセプトを満たす条件をリストアップすることで、新オフィスの所在地や広さを決めていく作業になります。
オフィスプランニングを策定することで、新オフィス向けの物件を選びやすくなるでしょう。

一方で、完全に理想と合致する物件を見つけるのは困難です。そのため、譲れない条件や優先順位を決めておくことが重要です。

オフィス移転1年前～6か月前

ここからは、オフィス移転で実際に行なうステップについて解説します。一般的にオフィスの移転には6か月程度必要とされていますが、これはあくまでも目安で規模や必要な什器・機器によってかかる時間は異なります。
時間的猶予があれば、1年近くかけて移転するケースもあるでしょう。

現オフィス解約手続きと新オフィスの選定

オフィスプランニングに沿って、新オフィスの候補を選び下見を行います。周辺環境や競合他社の存在についても調査・比較しましょう。

また、現オフィスがレンタルの場合、解約通知期間や原状回復についての契約内容の確認をします。解約通知をするのは、一般的に6か月前までです。契約期間中に原状回復工事が終わるように、スケジュールを組みましょう。

オフィス移転業者の選定

オフィス移転の1年前から6ヵ月前までにオフィス移転業者の選定をすることで、その後のスケジュールがスムーズになります。

現オフィスから新オフィスへの引越の際には、引越しそのものの作業はもちろん、新オフィスのレイアウト決定や搬入する新オフィス家具の選定が必要です。また、新オフィスのインターネットなどのインフラ工事や内装工事も必要に応じて発生します。
現オフィスでは原状回復工事が必要となる場合があるため、工事を完了させるべき期日を必ず確認しましょう。

オフィス移転業者を選定する際は、すべての作業を一括で請け負える業者を選ぶと、スケジュール管理がスムーズになり、費用削減も期待できます。

オフィス移転5か月前～4か月前

この時期は新オフィスを決めるタイミングであり、新オフィスへ搬入する什器や家具、レイアウトの決定などのタスクが多数発生します。それぞれに順位をつけて行いましょう。

新オフィスの什器やレイアウト決定

現オフィスの課題を解決できるよう配線や導線に配慮しながら、新オフィスのレイアウトを決定していきます。また、セキュリティにも配慮することが大切です。
什器やオフィス家具、OA機器については、以下のことをあらかじめ決めておきます。

• 現オフィスで使用している什器や家具の廃棄方法
• 継続して使用するものの選別
• 新しい什器やOA機器などは新規購入かレンタルか

現オフィスから新オフィスへ運ぶ什器や家具の量は引っ越し費用に影響を与えるため、必要性やかかる費用のバランスを考えつつ決めていきましょう。

また、共用部分は会社の顏として重要な部分であり、来客に対する会社の印象を左右する大切な場所です。可能であれば、できるだけこの時期に共用部分のレイアウトを決めておきましょう。

原状回復工事業者・新オフィス工事業者との契約

現オフィスの原状回復工事業者の選定と、新オフィス工事業者の選定を行います。
現オフィスの契約書に原状回復工事業者が指定されている場合は、その業者に依頼します。新オフィス工事業者とは、什器や家具の搬入方法や時期など、綿密な打ち合わせが必要です。

業者選定時には、複数の業者に見積もりを依頼し比較検討します。そうすることで、業者の相場や特徴を知ることができます。また、早い時期に適切な業者を確保することで、工事のスケジュールに余裕を持たせることが可能です。

オフィス移転3か月前～2か月前

オフィス移転が近づくと、社内への周知や社外への連絡など各所へ連絡が必要です。また、什器や家具について、廃棄するのか新オフィスへ運ぶのかなどをチェックします。
チェックリストを活用することで、これらの作業を漏れなく効率的に行えます。

移転についての連絡

社内外へ、移転についての連絡を行いましょう。

社内では、移転スケジュールをはじめとする移転説明会を行います。移転作業時は細かなタスクが発生するため、スケジュールや梱包マニュアルなどの共有が重要です。また、移転当日に社員の出社が必要な場合は、スケジュールを調整しましょう。

取引先や顧客にも、移転連絡が必要です。案内状やWebサイト、SNSなどで変更連絡を行います。移転連絡を行うことで、取引先や顧客との信頼関係の維持・強化につながり、現オフィスへの誤送や間違い電話などの混乱を防げます。
移転連絡は、最低でも移転の1ヵ月前には行うようにしましょう。

移転に関する工事の発注

オフィス移転には、什器や家具の引越しだけでなく、電話回線やインターネット回線などの引越も必要です。電話番号が変更になる場合、取引先や顧客への連絡、名刺等印刷物の変更などの作業が発生します。

現オフィスの原状回復工事は、解約日までに完了するようにしましょう。万が一、解約日までに工事が終了しなかった場合、違約金を含む費用が発生することがあるため、必ず実行できるスケジュールを立てることが重要です。

オフィス移転1ヶ月前

オフィス移転1ヵ月前には、荷造りや当日のスケジュールチェックなど細かなタスクが発生します。スムーズな引越準備ができるように、必要なタスクをピックアップしておくと効率的です。
また、各種届出の準備や提出が必要になるため、一つ一つ確認して行うことが大切です。

引っ越し準備

引っ越し準備を計画的に進めるために、頼めるところは業者に依頼しましょう。例えばオフィス移転の経験豊富な業者であれば、各荷物に最適な梱包資材を準備してもらえます。特に精密機械や割れ物の梱包は、業者に任せることがおすすめです。

新オフィスで使用しないものは、廃棄処理をする必要があります。廃棄の手順や廃棄方法に関する地方自治体のルールの確認は必須です。
また、重要なデータはバックアップする必要があります。忘れないよう、社員へ周知しましょう。

各種届出の準備・提出

オフィス移転の前後には、各種届出の準備や提出に漏れがないかを確認しましょう。

移転前に提出する届出の例として、管轄の郵便局へ転居届・消防署へ消防計画作成（変更）届などがあります。また、移転後に提出する届出の書類や準備も早めに確認する必要があります。
提出場所や提出期間、必要書類などを事前に確認することで、移転後の業務再開がスムーズになるでしょう。

オフィス移転後のスケジュール

オフィスの引越が終わるといよいよオフィス移転のゴールが見えてくる一方で、オフィス移転後も届出の提出や現オフィスの受け渡しなど重要なタスクがまだまだ残っています。
ここでポイントをまとめましたので、抜けがないよう確認しながら進めていきましょう。

移転後の届出をする

オフィス移転後は、速やかに各種届出の必要があります。

一例として移転先の労働基準監督署へ「労働保険名称、所在地等変更届」を提出します。提出期限は、移転後10日以内です。他にも駐車場の保管場所を変更する場合は、管轄の警察署へ車庫証明（自動車保管場所証明書）の提出が必要です。
また、銀行やクレジットカード会社への住所変更届を速やかに行います。

オフィス移転後の届出に必要な書類やスケジュールを事前に把握し、抜け漏れがないようしっかりとチェックすることが重要です。

現オフィスの受け渡し

現オフィスの原状回復工事が、スケジュール通り完了しているのかを確認します。契約期日が決められているため、受け渡しが遅れると違約金や追加の契約金などが発生するおそれがあります。
オフィス移転には費用がかかるため、できるだけ不要な出費は抑えましょう。

原状回復工事が完了したら、現オフィスの貸主に受け渡します。スムーズな受け渡しができるよう、準備段階から綿密に準備しておきましょう。

まとめ

「作業効率の向上」や「従業員同士のコミュニケーションの活発化」など、オフィス移転ははさまざまな目的の元に行われます。
しかし、オフィス移転にはさまざまなタスクが発生するため、綿密な計画を立てる必要があります。

スムーズなオフィス移転が実現するよう、オフィス移転の話が出たら必要なタスクの洗い出しやスケジュール管理を忘れずに行いましょう。