オフィス移転をする際、総務のタスクは想像以上に多くなります。準備期間が長く、各業者との打ち合わせ、手続きが多く非常に負荷がかかる業務といえます。移転後もすみやかに通常業務を開始できるよう進めなければなりません。
本記事では、オフィス移転にかかわる総務のタスクや失敗なく移転を進めるコツを紹介します。この記事を参考に、効率よく移転業務を進めましょう。

移転前から当日までの総務タスクチェックリスト

オフィス移転が決まると、「何から手を付けたらよいか分からない」と焦ってしまう場合があります。ここでは、オフィス移転におけるおおまかなスケジュールを紹介します。職場の状況と照らし合わせ、必要なタスクを1つずつ遂行しましょう。

①移転6か月前まで

オフィス移転が決まったら、まずは現オフィスの確認をしましょう。オフィス移転6ヵ月前までに行うタスクは、以下になります。

②移転5か月～3か月前まで

この時期は、新オフィスの準備を進めていきましょう。タスクが多数あるため、漏れがないようチェックします。また、現オフィスの抱えている課題を洗い出しておくと、今後のタスクがスムーズに進みます。

③移転2か月前まで

この時期は、現オフィスの原状回復工事と新オフィスの準備が並行して行われます。タスクの遂行時に混乱しないよう、分けて考えることが大切です。また、オフィス移転に向け、什器や家具などの発注が必要になる時期です。
移転当日に社員に出勤してもらう必要がある場合は、スケジュール調整をしておきましょう。

④移転1か月前まで

移転1ヵ月前は、社内への移転スケジュールの周知や荷造りなど細かなタスクが発生します。

⑤移転当日

いよいよ移転当日です。当日は、荷物の搬入出だけでなく、多くの確認作業などが発生します。さまざまなスタッフが出入りしますので、混乱しないようタスクを進めることが大切です。

移転後の主な総務タスク

オフィス移転後は、旧オフィスを速やかに引き渡し、新オフィスで業務を開始する必要があります。また、移転に伴いトラブルが発生することもあるので、慌てず対応するよう対策をしましょう。
ここでは、移転後スムーズに業務を開始するために総務が行う主なタスクを解説します。

旧オフィス引き渡し

新オフィス移転準備と並行して、旧オフィスの引き渡し作業を行います。旧オフィスの引き渡し日までに原状回復工事を完了させ、元の状態に戻して引き渡せるようスケジュールを調整しましょう。

旧オフィス解約日までに原状回復が終わっていない場合、賃貸料を二重に支払ったり違約金が発生したりするおそれがあります。そもそも移転作業には、手間や費用がかかります。旧オフィス引き渡しで思わぬ出費が重なることがないよう、タスクの順番や進捗には気を配りましょう。

新オフィスでのトラブル対応

新オフィス移転後、レイアウトミスや荷物トラブルなどが発生する場合があります。
オフィス移転では、旧オフィスで使用していたものを新オフィスへの搬入や新規の購入があります。移動の際、機器や設備の傷や破損に気が付いた場合は、写真を撮ることやどの段階で傷や破損が発生したのか記しておくことでトラブル回避につながります。
また、アフターサービスのある専門業者に依頼するとプロのノウハウがあるため心強いでしょう。

各種手続きの移転前後チェックリスト

オフィス移転に伴い、電気や水道など各種手続きが発生します。
ここでは、各種手続きの内容や時期を移転前後でまとめました。普段は行うことがないタスクなので、漏れがないよう確認しましょう。

移転前

移転後

オフィス移転で失敗を防ぐポイント

オフィス移転を効率的に行うためには、移転に係るタスクの洗い出しと整理が大切です。また、タスクをこなすうえで失敗を防ぐことが重要です。
失敗を防ぐポイントを押さえておくことで、効率よく移転作業が進みます。

早めに業者を選定する

オフィス移転が決まったら、早めに業者を選定しましょう。旧オフィスの原状回復工事や新オフィスへの引越・工事業者など、オフィス移転には複数の業者と関わることが一般的です。早めに業者を選定することで、商談や相見積りにかける時間の確保が可能です。

順調に工程が進んでいる場合でも、業者や自社の都合によって工期が伸びるおそれがあります。工期が伸びる場合、追加費用が発生する可能性もありますので、予算を考慮し事前に確認することをおすすめします。

オフィス移転の専門業者を活用する

オフィス移転に係る各工程で、別々の業者に頼むと見積もりや発注・打ち合わせなどが増えて総務担当に負担がかかります。オフィス移転を専門に行っている業者を活用すれば、総務担当の負担が軽減されます。

専門業者は、オフィス移転のノウハウを持っているため、効率のよいオフィス移転を実現できます。オフィスの移転プランニングからアフターフォローまで一括してサポートを提供している業者を活用することで、失敗の少ないオフィス移転が期待できます。

まとめ

オフィス移転は、早期の行動が重要です。工程が多いため、本記事を参考にタスクを確認し、総務担当で共有することをおすすめします。想定されるトラブルやアクシデントを事前に予測し、検討しておくとよいでしょう。

またスムーズな移転には、専門の業者に依頼することがおすすめです。