オフィス移転では、必要な手続きが数多くあります。官公庁への書類の提出や契約変更の連絡などを進める際に漏れが発生したり、自分で手続きを進めることに限界を感じたりする人が少なくありません。

この記事では、オフィス移転で手続きしなければならないものを一覧表にまとめたほか、官公庁以外への変更手続きについて分かりやすく解説します。

オフィス移転の流れと手続き一覧

オフィス移転をするときは、税務署や警察署などの公的機関で手続きをしなければなりません。事前に取り寄せが必要な書類や提出期限のあるものも多く、やらなければならない事務作業は膨大にあります。

以下では、オフィス移転の際に必要な公的機関での手続きを分かりやすく表にまとめました。

公的機関での手続き

公的機関以外に対する手続き

まず、オフィス移転では、公的機関以外への事務手続きも多く発生します。これらの手続きをしなければスムーズな業務につながらないため、忘れずに実施しましょう。

郵便局・配送会社

移転先が決定したら郵便局へ転居届を提出しましょう。新しい住所に郵便物が届くまでには、1週間程度かかります。もしくは、Webで申請することも可能です。

• Webでの申請方法：法務局参考

また、荷物を頻繁に受け取る場合は、各配送会社で直接転送手続きを進めてください。大切な郵便物が届かない事態を防ぐために、郵便局や配送会社への届出はすみやかに実施しましょう。

保険

労務担当者の方は、社会保険以外の保険手続きも変更しなければなりません。保険会社や証券番号などをあらかじめリストアップすると便利です。必要な書類がある場合は、事前に用意するとスムーズに進められます。

準備が整い次第、すみやかに保険会社へ連絡しましょう。

銀行・クレジットカード

銀行口座やクレジットカードの登録情報を変更,/する必要があります。

銀行口座を変更する際は、直接窓口へ行くか、各銀行のホームページからも手続きが可能です。ただし、変更手続きには通帳や届出印のほかにも、移転したオフィスの登記事項証明書や社印が必要です。クレジットカードの変更では登録が完了するまでに多少の時間がかかるため、オフィスの移転の際は早めにクレジット会社へ連絡しましょう。

通信関係（インターネット・電話）

通信関係の手続きも忘れずに行いましょう。移転先のインターネットや電話回線の状況を事前に確認し、現在利用している契約会社へ移転する旨を伝えます。移転後も同じサービスを利用し続ける場合は移転手続きを、別の会社へ乗り換える場合は解約手続きを行いましょう。

移転先のオフィスでいつから回線の使用を開始したいのかを契約会社へあらかじめ伝え、業務に支障が出ないように使用開始の日時を前倒しで使えるように調整してください。

ガス・電気

ガスや電気などライフラインの切り替えも、現在契約しているサービスを継続して使用するか、新たに契約するかをあらかじめ決めるとスムーズです。

また、手続きの際は移転したオフィスで立ち会いが必要になる場合が多いでしょう。立ち会いを実施するまでにどの程度時間がかかるかは契約会社によって異なるため、移転が決まったらすみやかに連絡してください。

取引先・顧客への連絡

取引先や顧客へ移転の連絡は、基本的に1カ月前までにメールで伝えるのが一般的です。日ごろのお礼や感謝を伝えると同時に、移転先情報は箇条書きで簡単にまとめましょう。

SNS・ホームページ

SNSやホームページを始めとする情報の変更を忘れずに実施しましょう。ホームページやGoogleなどの位置情報が誤っているとお客様が混乱を招くおそれがあります。そのため、オフィス移転で住所や電話番号などが変更する場合は、早めにお知らせするとよいでしょう。

求人サイト

掲載している求人サイトに掲載している情報を変更します。SNSやHP同様、求人サイトに記載されている住所や電話番号の情報が古いままだと、ユーザーが混乱します。そのため、求人サイトにオフィス移転前の情報が掲載されている場合は、早めに変更するようにしましょう。

現オフィスの契約解除

移転日が決まったら、現オフィスの契約解除手続きを進めましょう。現オフィスの賃貸契約書に基づき、解約予告期間や敷金・委託金の返却期限、原状回復基準の有無などを確認します。そして、解約予告期間までにオーナーやビル管理会社などに必ず連絡してください。

また、現オフィスの原状回復作業をする際は、業者に依頼して行います。業者はオーナーやビル管理会社によって指定されることがあるため、事前に確認しましょう。明け渡しの当日までに原状回復を済ませることが民法で定められているため、逆算してスケジュールを立てることがおすすめです。

目安としては、移転先へ移る2か月前までに業者へ発注するとスムーズです。

移転前の準備

移転前の準備では、以下の流れを参考にして進めるとよいでしょう。

• 現オフィスの課題を洗い出し、それを踏まえたうで新オフィスの選定やレイアウトを考案する
• 必要であれば内装工事を検討し、予算や期間に合わせて計画的に進める
• 新オフィスのコンセプトやレイアウトにふさわしい家具を選定する
• 現オフィスの荷造りや配送業者を手配する
• 各業者との打ち合わせや契約をする

移転前の準備を入念にすることで、オフィス移転に係る手続きがスムーズにできるでしょう。

移転後のポイント

オフィス移転後には、各手続きに誤りがないかを確認して万が一不備があった場合に対応してもらえる業者をあらかじめ決めておきましょう。また、移転に係る予算を確保しておき、必要であれば調整します。

さらに、移転後スムーズに業務できるよう、新オフィスの運用ルールを作成する方法もおすすめです。社員へ説明会を開き、新オフィスのコンセプトや変更点などもこのタイミングで共有するとよいでしょう。

まとめ

オフィス移転には、税務署や労働基準監督署などへの届出や複雑な事務手続きが多く、やることが多岐にわたります。事前に取り寄せが必要な書類やダウンロードしなければできない手続きもあり、何から手をつければよいのかが分からない人も少なくありません。
さらにオフィス移転では、顧客や取引先に迷惑をかけないよう考慮するほか、従業員の負担を減らすことが大切です。

オフィス移転で発生する膨大な事務手続きは、自分で行うよりもプロに任せた方が効率的に進められます。オフィス移転に必要な作業で漏れをなくすためには、プロに頼ることをご検討ください。